Dẫn đầu trong thời đại AI

Tốc độ phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI) vượt xa mọi thứ chúng ta từng chứng kiến trong lĩnh vực công nghệ. Những doanh nghiệp tiên phong đã đạt được tốc độ tăng trưởng doanh thu nhanh hơn 1,5 lần so với các đối thủ⁠(mở trong cửa sổ mới), tuy nhiên nhiều công ty cảm thấy tốc độ này quá nhanh để có thể lập kế hoạch hiệu quả. Một trong những câu hỏi mà chúng tôi nghe nhiều nhất là làm thế nào để theo kịp, cho phép nhân viên áp dụng AI và xây dựng một tổ chức ưu tiên về AI. Dựa trên kinh nghiệm mà OpenAI đã có với các nhà lãnh đạo tại các công ty như Estée Lauder, Notion, San Antonio Spurs và BBVA, cẩm nang này chia sẻ năm bước thực tế - Căn chỉnh, Kích hoạt, Khuếch đại, Tăng tốc và Quản trị - để giúp tổ chức của bạn di chuyển nhanh chóng và tự tin khi AI tiếp tục phát triển.

Nhân viên đón nhận sự thay đổi nhanh hơn khi họ thấy rõ cách các sáng kiến AI mới nâng cao kỹ năng, cho phép họ thực hiện công việc ý nghĩa hơn và góp phần vào lợi thế cạnh tranh của công ty. Các nhà lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự thống nhất này bằng cách truyền đạt rõ ràng mục đích của các sáng kiến AI, thể hiện cam kết và tích cực hỗ trợ nhân viên trong suốt quá trình chuyển đổi.

Hãy nêu rõ lý do vì sao việc ứng dụng AI là yếu tố then chốt đối với tương lai của công ty bạn, dù là để bắt kịp đối thủ cạnh tranh, đáp ứng kỳ vọng ngày càng thay đổi của khách hàng, hay duy trì tăng trưởng. Khi nhân viên nghe được một lời giải thích thấu đáo về “lý do”, điều đó sẽ tạo dựng niềm tin và sự rõ ràng, giúp họ hiểu rõ những thay đổi này phù hợp với công việc và mục tiêu của họ như thế nào.

Hãy xác định một mục tiêu có thể đo lường được, liên kết việc ứng dụng AI với công việc hàng ngày. Điều này có thể bao gồm các trường hợp sử dụng mới, tần suất sử dụng công cụ AI, hoặc thiết lập các tiêu chuẩn cho việc thử nghiệm của nhóm, và tích hợp các mục tiêu này vào kế hoạch và KPI của công ty. Hãy truyền đạt mục tiêu này thông qua các cuộc họp toàn thể hoặc các bản cập nhật của công ty để tạo động lực và báo hiệu rằng AI là một phần của quy trình làm việc.

Hãy đề nghị các lãnh đạo cấp cao thường xuyên chia sẻ cách họ sử dụng AI trong vai trò của họ. Việc được nghe trực tiếp từ ban lãnh đạo về cách AI giúp họ đón đầu các xu hướng thị trường hoặc nhanh chóng phân tích thông tin chi tiết về khách hàng sẽ giúp việc sử dụng và thử nghiệm AI trở nên phổ biến hơn, đồng thời khuyến khích mọi người áp dụng AI.

Các nhà lãnh đạo bộ phận kinh doanh là những người phù hợp nhất để kết nối các sáng kiến AI với thực tế công việc của từng nhóm. Khuyến khích họ tổ chức các buổi thảo luận nêu bật các trường hợp sử dụng thực tế, mời mọi người đóng góp ý kiến và giải đáp thắc mắc. Điều này giúp nhân viên kết nối trí tuệ nhân tạo với công việc hàng ngày và hiểu được giá trị của nó.

Gần một nửa số nhân viên cho biết họ thiếu đào tạo và hỗ trợ cần thiết để tự tin áp dụng trí tuệ nhân tạo tạo sinh. Tuy nhiên, họ lại đánh giá đào tạo là yếu tố quan trọng nhất để áp dụng thành công.⁠(mở trong cửa sổ mới) Các công ty có tốc độ phát triển nhanh chóng đầu tư vào việc hỗ trợ quá trình học tập của nhân viên. Điều này có nghĩa là tạo không gian cho việc thử nghiệm, trang bị cho các nhóm kiến thức chuyên môn phù hợp với từng bộ phận, và bình thường hóa nhu cầu học hỏi.

Hãy yêu cầu đội ngũ Learning & Development của bạn tạo ra các chương trình đào tạo rõ ràng, phù hợp với từng vai trò, giúp nhân viên chuyển từ nhận thức cơ bản về AI sang thực hành, ưu tiên các kỹ năng hỗ trợ trực tiếp quy trình làm việc thực tế thay vì các khái niệm trừu tượng. Ví dụ: Đội San Antonio Spurs đã nâng cao mức độ thành thạo AI từ 14% lên 85%⁠ bằng cách tích hợp đào tạo vào quy trình làm việc hàng ngày thay vì coi đó là một sáng kiến riêng biệt.

Xác định và đào tạo những nhân viên nhiệt huyết để làm cố vấn AI nội bộ. Những người nòng cốt này giúp đồng nghiệp tự tin sử dụng AI thông qua các buổi hội thảo, hướng dẫn không chính thức và lan tỏa sự hào hứng.

Hãy dành thời gian thường xuyên cho nhân viên để họ có thể tìm hiểu các công cụ trí tuệ nhân tạo. Hãy thử dành ngày thứ Sáu đầu tiên của mỗi tháng để các nhóm cùng nhau thảo luận về cách trí tuệ nhân tạo có thể cải thiện công việc của họ. Kết hợp điều này với các cuộc thi hackathon không cần lập trình, nơi các nhóm đa chức năng có thể tạo nguyên mẫu cho các giải pháp thực tế, và quy trình phê duyệt nhanh chóng để đảm bảo các ý tưởng đầy triển vọng được triển khai.

Liên kết trực tiếp mức độ tham gia vào AI với đánh giá hiệu suất và sự phát triển nghề nghiệp. Hãy sử dụng OKR hoặc các cơ chế tương tự để thiết lập các mục tiêu rõ ràng, cụ thể cho từng vai trò, chẳng hạn như xác định các quy trình làm việc cần được cải tiến bằng AI hoặc thử nghiệm các trường hợp sử dụng mới. Làm nổi bật những đóng góp có ý nghĩa của AI trong các cuộc trao đổi về thăng tiến và ghi nhận, ताकि nhân viên xem việc thử nghiệm là yếu tố trọng tâm đối với thành công nghề nghiệp của họ.

Cách nhanh nhất để mở rộng tác động của AI là ngừng giải quyết các vấn đề giống nhau một cách biệt lập. Khuếch đại tiến bộ có nghĩa là biến những thành công rời rạc thành kiến thức dùng chung, ghi lại các câu lệnh thành công, quy trình làm việc và trường hợp sử dụng để các nhóm khác có thể tái sử dụng, cải thiện và phát triển dựa trên đó.

Xây dựng một trung tâm duy nhất, dễ truy cập (ví dụ: trên Confluence, Notion hoặc SharePoint), nơi nhân viên có thể tìm thấy mọi thứ liên quan đến AI: tài nguyên đào tạo, lịch hackathon, chính sách, hướng dẫn và các phương pháp hay nhất. Một trung tâm tập trung giúp giảm nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và giúp các nhóm không phải làm lại từ đầu.

Thường xuyên nêu bật các dự án AI có tác động lớn, những bài học thực tiễn và những thành công dễ dàng nhân rộng thông qua bản tin hàng tháng, hội thảo trực tuyến nội bộ hoặc các phần ngắn trong các cuộc họp toàn thể. Làm nổi bật sự cân bằng giữa những đột phá lớn và những thành công nhỏ hơn, thường ngày. Chia sẻ các bước mà các nhóm đã thực hiện để những người khác có thể dễ dàng áp dụng những thông tin chuyên sâu này vào quy trình làm việc của riêng họ.

Xây dựng các cộng đồng chuyên biệt (chẳng hạn như các nhóm Slack hoặc Teams, hoặc một Trung tâm Xuất sắc về AI nội bộ) để thúc đẩy việc học hỏi lẫn nhau, cộng tác theo thời gian thực và nhanh chóng chia sẻ các hiểu biết giá trị. Hãy dựa vào những người tiên phong về AI của bạn để thường xuyên khuyến khích thảo luận, chia sẻ các tài nguyên hữu ích và duy trì cuộc trò chuyện sôi nổi, cuốn hút.

Liên kết trực tiếp mức độ tham gia vào AI với đánh giá hiệu suất và sự phát triển nghề nghiệp. Hãy sử dụng OKR hoặc các cơ chế tương tự để thiết lập các mục tiêu rõ ràng, cụ thể cho từng vai trò, chẳng hạn như xác định các quy trình làm việc cần được cải tiến bằng AI hoặc thử nghiệm các trường hợp sử dụng mới. Làm nổi bật những đóng góp có ý nghĩa của AI trong các cuộc trao đổi về thăng tiến và ghi nhận, ताकि nhân viên xem việc thử nghiệm là yếu tố trọng tâm đối với thành công nghề nghiệp của họ.

Để mở rộng quy mô nhanh chóng, các đội nhóm cần cơ sở hạ tầng linh hoạt, thẩm quyền ra quyết định rõ ràng và quy trình phê duyệt gọn nhẹ. Tăng tốc có nghĩa là loại bỏ sự cản trở và giúp những ý tưởng hay nhanh chóng chuyển từ giai đoạn thử nghiệm sang triển khai thực tế.

Hãy đảm bảo các nhóm có thể nhanh chóng truy cập dữ liệu và các công cụ AI mà họ cần để thử nghiệm và phát triển. Nếu vẫn mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng để được phê duyệt cho các công cụ cơ bản hoặc để trích xuất dữ liệu sạch, thì cơ sở hạ tầng của bạn đang kìm hãm bạn. Nhiều công ty ngày càng trao quyền cho nhân viên để đề xuất các công cụ AI mà họ thấy có giá trị nhất, qua đó đẩy nhanh việc áp dụng và nâng cao năng suất.

Tạo ra một cách đơn giản, minh bạch để các nhóm đề xuất ý tưởng dự án AI, nhận phản hồi nhanh chóng và hiểu cách các ưu tiên được thiết lập. Điều này giúp giảm nhầm lẫn, tránh lãng phí công sức do trùng lặp và đảm bảo nguồn lực Go đến những trường hợp sử dụng hứa hẹn nhất.

Hãy thành lập một nhóm nhỏ do ban điều hành bảo trợ, có thẩm quyền tháo gỡ vướng mắc cho các dự án được đưa lên thông qua quy trình tiếp nhận của bạn, nhanh chóng giải quyết các vấn đề liên phòng ban và đẩy nhanh việc phê duyệt cho các sáng kiến có tiềm năng cao. Vai trò của hội đồng là giảm bớt các trở ngại, đồng thời bảo đảm các nỗ lực phù hợp với các mục tiêu rộng hơn của công ty và bảo đảm các yếu tố về rủi ro, tuân thủ và quản trị được xem xét từ sớm.

Khi các đội nhóm cụ thể tạo ra hiệu quả vận hành hoặc tiết kiệm chi phí nhờ AI, hãy cung cấp cho họ nguồn lực hoặc thời gian để tái đầu tư vào đổi mới hơn nữa. Việc ghi nhận và tưởng thưởng cho những thành quả này không chỉ đẩy nhanh tiến độ mà còn gửi đi tín hiệu rằng các nhóm tạo ra tác động lớn xứng đáng có được sự tự do để tiếp tục vượt qua các giới hạn.

Hành động nhanh chóng không có nghĩa là bỏ qua rủi ro. Điều đó có nghĩa là cần có những hướng dẫn rõ ràng, thiết thực để các nhóm có thể hành động nhanh chóng trong khuôn khổ các biện pháp bảo vệ đã được thiết lập. Quản trị tốt cần hỗ trợ hành động nhanh chóng, chứ không phải tạo ra những rào cản mới.

Ghi lại các hướng dẫn thực tế, dễ làm theo để giúp các nhóm sử dụng AI một cách có trách nhiệm và đưa ra quyết định phù hợp với các hướng dẫn đó thay vì cần rà soát tuân thủ thủ công mỗi lần. Tập trung vào điều gì "an toàn để thử" và điều gì cần được chuyển cấp xử lý.

Tổ chức các cuộc kiểm toán nhẹ hàng quý đối với các hệ thống, quy trình và nguyên tắc quản trị AI của bạn. Tập trung vào việc liệu các quy trình hiện tại còn phù hợp hay không, cả trong việc bảo vệ doanh nghiệp và giúp các đội nhóm tiến nhanh.

Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo đang diễn ra nhanh hơn hầu hết các nhà lãnh đạo từng tưởng tượng. Để luôn dẫn đầu, điều quan trọng là tạo ra những điều kiện thích hợp để nhân viên và các đội nhóm của bạn có thể thích nghi một cách tự tin. Những công ty sẽ phát triển mạnh mẽ là những công ty coi AI không chỉ là một công cụ mà còn là một cách làm việc mới.

Hãy bắt đầu với sự rõ ràng về mục đích. Hãy cho đội ngũ của bạn thấy tầm quan trọng của AI, thiết lập các mục tiêu chung cho toàn công ty và mô hình việc áp dụng AI ở mọi cấp độ. Alignment xây dựng lòng tin và giúp nhân viên kết nối công việc hàng ngày của họ với chiến lược AI rộng lớn hơn của bạn.

Biến việc học trở nên thực tế và thiết thực. Đầu tư vào đào tạo có cấu trúc, xây dựng những người ủng hộ AI và tạo điều kiện để mọi người thử nghiệm. Khi nhân viên xem AI là một phần trong sự phát triển và thành công của họ, việc áp dụng sẽ trở nên tự nhiên.

Đừng để những chiến thắng chỉ tồn tại riêng lẻ. Hãy chia sẻ rộng rãi những câu chuyện thành công, xây dựng các trung tâm kiến thức và tạo ra các cộng đồng năng động để mọi người có thể học hỏi từ những điều đang hiệu quả. Đà lan tỏa nhanh nhất khi mọi người thấy những người cùng chí hướng thành công.

Loại bỏ ma sát. Giúp các nhóm dễ dàng truy cập công cụ, gửi ý tưởng và đưa dự án từ giai đoạn thử nghiệm sang triển khai thực tế. Trao quyền cho việc ra quyết định và khen thưởng những nhóm thúc đẩy ý tưởng tiến lên.

Cần cân bằng giữa tốc độ và trách nhiệm. Các hướng dẫn rõ ràng, đơn giản đảm bảo tiến độ mà không gây ra những trở ngại không cần thiết. Khi quản trị doanh nghiệp mang tính thực tiễn và không ngừng phát triển, nó sẽ bảo vệ doanh nghiệp đồng thời duy trì sự đổi mới.