Ligga steget före i AI-eran

Takten i AI-utvecklingen är olik allt vi tidigare sett inom teknik. Tidiga användare ökar redan sina intäkter 1,5 gånger snabbare än sina konkurrenter⁠(öppnas i ett nytt fönster), men många företag upplever att takten är för hög för att kunna planera effektivt. En av de frågor vi oftast hör är hur man ska hänga med, stödja medarbetare i att anamma AI och bygga en AI-driven organisation. Med erfarenheter från OpenAI:s samarbete med ledare på företag som Estée Lauder, Notion, San Antonio Spurs och BBVA presenterar denna handbok fem praktiska steg – Anpassa, Aktivera, Förstärk, Accelerera och Styr – för att hjälpa din organisation att agera snabbt och självsäkert i takt med att AI fortsätter att utvecklas.

Medarbetare tar till sig förändring snabbare när de tydligt ser hur nya AI-initiativ utvecklar deras kompetens, möjliggör mer meningsfullt arbete och bidrar till företagets konkurrensfördelar. Ledare spelar en avgörande roll för att driva denna samordning genom att tydligt kommunicera syftet bakom AI-initiativ, visa sitt engagemang och aktivt stötta medarbetarna genom hela omställningen.

Var tydlig med varför AI-användning är avgörande för företagets framtid, oavsett om det handlar om att hålla jämna steg med konkurrenterna, tillgodose kundernas föränderliga förväntningar eller upprätthålla tillväxt. När medarbetarna får höra ett genomtänkt ”varför” skapar det förtroende och tydlighet, vilket hjälper dem att se hur dessa förändringar hänger ihop med deras eget arbete och deras egna mål.

Definiera ett mätbart mål som kopplar AI-användning till det dagliga arbetet. Detta kan handla om nya användningsfall, frekvensen av användningen av AI-verktyg eller att fastställa riktmärken för teamens experimenterande, och att integrera dessa mål i företagets planering och KPI:er. Förmedla detta mål via möten med all personal eller företagsuppdateringar för att skapa momentum och signalera att AI är en del av hur arbetet utförs.

Be högre chefer att regelbundet dela med sig av hur de använder AI i sitt arbete. Att höra direkt från ledningen om hur AI hjälper dem att ligga steget före marknadstrender eller snabbt analysera kundinsikter normaliserar och uppmuntrar användning av AI och experimenterande.

Ledarna inom respektive affärsområde är bäst lämpade att koppla AI-initiativ till verkligheten i varje teams arbete. Uppmuntra dem att hålla sessioner som lyfter fram relevanta användningsområden, bjuder in till feedback och besvarar frågor. Detta hjälper medarbetare att koppla AI till sitt dagliga arbete och förstå dess värde.

Nästan hälften av de anställda uppger att de saknar den utbildning och det stöd som behövs för att tryggt börja använda generativ AI. Ändå rankar de utbildning som den enskilt viktigaste faktorn för ett lyckat införande.⁠(öppnas i ett nytt fönster) Företag som agerar snabbt investerar i att stödja sina medarbetares lärande. Det innebär att skapa utrymme för experimenterande, ge personalen avdelningsspecifik utbildning och normalisera behovet av lärande.

Be utbildnings- och utvecklingsansvariga medarbetare att skapa tydlig, rollspecifik utbildning som hjälper medarbetare att gå från grundläggande AI-kännedom till praktisk användning, med fokus på färdigheter som direkt stöder verkliga arbetsflöden snarare än abstrakta koncept. Till exempel ökade San Antonio Spurs AI-kunskaperna från 14 % till 85 %⁠ genom att integrera utbildningen i det dagliga arbetet i stället för att behandla den som ett separat projekt.

Identifiera och utbilda engagerade medarbetare för att fungera som interna AI-mentorer. Dessa experter hjälper kollegor att bli trygga AI-användare genom workshops, informell coachning och att sprida entusiasm.

Ge medarbetare regelbunden tid att utforska AI-verktyg. Prova att avsätta den första fredagen i varje månad då personalen kan delta i workshops om hur AI kan förbättra deras arbete. Kombinera detta med no-code-hackathons där tvärfunktionella team kan ta fram prototyper av verkliga lösningar och snabba godkännanden för att säkerställa att lovande idéer går vidare.

Koppla AI-engagemang direkt till prestationsutvärderingar och karriärutveckling. Använd OKR (Objectives and Key Results) eller liknande mekanismer för att sätta tydliga, rollspecifika mål, som att identifiera arbetsflöden som kan förbättras med AI eller att testa nya användningsfall. Lyft fram betydelsefulla AI-bidrag under utvecklings- och karriärsamtal, så att medarbetarna ser experimenterande som en central del av sin professionella utveckling.

Det snabbaste sättet att skala upp AI-påverkan är att sluta lösa samma problem i silos. Att förstärka framstegsprocessen innebär att omvandla spridda framgångar till gemensam kunskap, dokumentera framgångsrika prompter, arbetsflöden och användningsfall så att andra team kan återanvända, förbättra och bygga vidare på dem.

Skapa en enda, lättillgänglig hubb (t.ex. i Confluence, Notion eller SharePoint) där personalen kan hitta allt som rör AI: utbildningsresurser, datum för hackathons, policyer, guider och goda exempel. En centraliserad hubb minskar förvirring, sparar tid och hindrar medarbetarna från att uppfinna hjulet på nytt.

Lyft regelbundet fram AI-projekt med stor påverkan, praktiska lärdomar och framgångar som är lätta att upprepa genom månatliga nyhetsbrev, interna webbinarier eller korta punkter på personalmöten. Visa upp en balans mellan stora genombrott och mindre framgångar i det vardagliga arbetet. Berätta steg för steg hur processen såg ut så att andra enkelt kan tillämpa dessa insikter i sina egna arbetsflöden.

Skapa dedikerade forum (som Slack-/Teams-grupper eller ett internt AI-expertcenter) för att främja kollegialt lärande, samarbete i realtid och snabb delning av insikter. Ta hjälp av era AI-ambassadörer för att regelbundet uppmuntra till diskussion, dela användbara resurser och hålla samtalet aktivt och engagerande.

Koppla AI-engagemang direkt till prestationsutvärderingar och karriärutveckling. Använd OKR (Objectives and Key Results) eller liknande mekanismer för att sätta tydliga, rollspecifika mål, som att identifiera arbetsflöden som kan förbättras med AI eller att testa nya användningsfall. Lyft fram betydelsefulla AI-bidrag under utvecklings- och karriärsamtal, så att medarbetarna ser experimenterande som en central del av sin professionella utveckling.

För att kunna skala upp snabbt behöver personalen en flexibel infrastruktur, tydliga beslutsmandat och smidiga godkännandeprocesser. Att accelerera innebär att eliminera hinder och säkerställa att bra idéer snabbt går från pilotprojekt till produktion.

Se till att personalen snabbt kan få tillgång till de data och AI-verktyg de behöver för att testa och bygga. Om det fortfarande tar veckor eller månader att få godkännande för grundläggande verktyg eller att hämta rena data, då är det infrastrukturen som håller er tillbaka. Många företag ger i allt högre grad medarbetarna möjlighet att rekommendera de AI-verktyg som de anser vara mest värdefulla, vilket påskyndar införandet och produktiviteten.

Skapa ett enkelt och transparent sätt för team att lämna in AI-projektidéer, få snabb återkoppling och förstå hur prioriteringar fastställs. Detta minskar förvirring, eliminerar dubbelarbete och säkerställer att energin fokuseras på de mest lovande användningsfallen.

Skapa en liten grupp med stöd från ledningen och med mandat att undanröja hinder för projekt som identifieras genom er intagsprocess, snabbt lösa tvärfunktionella frågor och påskynda godkännanden för initiativ med hög potential. Rådets roll är att undanröja hinder samtidigt som man ser till att insatserna ligger i linje med företagets övergripande mål och att överväganden kring risk, efterlevnad och styrning hanteras tidigt.

När vissa team skapar effektivitetsvinster eller kostnadsbesparingar med AI är det viktigt att ge dem resurser eller tid att återinvestera i fortsatt innovation. Att uppmärksamma och belöna de här framgångarna påskyndar inte bara utvecklingen utan visar också att team med stor genomslagskraft får friheten att fortsätta flytta fram gränserna.

Att agera snabbt betyder inte att man ignorerar risker. Det innebär att ha tydliga, praktiska riktlinjer så att personalen kan agera snabbt inom etablerade skyddsmekanismer. God styrning bör stödja snabba åtgärder, inte skapa nya hinder.

Dokumentera praktiska och lättillgängliga riktlinjer som hjälper medarbetarna att använda AI ansvarsfullt och fatta beslut i enlighet med dessa riktlinjer, utan att behöva manuella efterlevnadsgranskningar varje gång. Fokusera på vad som är ”säkert att testa” och vad som kräver eskalering.

Genomför kvartalsvisa snabbgranskningar av företagets AI-system, processer och riktlinjer för styrning. Fokusera på om nuvarande protokoll fortfarande är relevanta, både för att skydda verksamheten och för att möjliggöra att personalen agerar snabbt.

Införandet av AI går snabbare än vad de flesta ledare någonsin hade kunnat föreställa sig. Att ligga steget före handlar om att skapa rätt förutsättningar för medarbetare och team att anpassa sig och att känna sig trygga med det. De företag som kommer att lyckas bäst är de som ser AI inte bara som ett verktyg, utan som ett nytt sätt att arbeta.

Börja med att vara tydlig med syftet. Visa personalen varför AI är viktigt, sätt upp mål för hela företaget och var en förebild för ökad AI-användning på alla nivåer. Samstämmighet skapar förtroende och hjälper medarbetarna att koppla sitt dagliga arbete till er övergripande AI-strategi.

Gör lärandet verklighetsnära och praktiskt. Investera i strukturerad utbildning, utse AI-ambassadörer och ge medarbetarna utrymme att experimentera. När anställda ser AI som en del av sin utveckling och framgång blir användningen naturlig.

Berätta om framgångarna. Sprid framgångsberättelser brett, bygg kunskapscenter och skapa aktiva intressegrupper så att alla kan lära av det som fungerar. Drivkraft sprids snabbast när vi ser att andra lyckas.

Eliminera hinder. Gör det enkelt för personalen att få tillgång till verktyg, skicka in idéer och ta projekt från pilotprojekt till produktion. Stärk beslutsfattandet och belöna medarbetare som driver idéer framåt.

Balansera hastighet och ansvar. Tydliga riktlinjer ger framsteg utan onödiga flaskhalsar. När styrningen är praktisk och föränderlig skyddar den verksamheten samtidigt som innovationen hålls levande.