Mësimet nga ndërtimi i financës së bazuar në IA

Financa është bërë një funksion në kohë reale. Për mua, mundësia është shumë më e madhe sesa mbyllja më e shpejtë e librave ose përditësimi më i shpeshtë i parashikimit. Bëhet fjalë për ta parë biznesin ndërsa ndryshon, për t’i ndihmuar drejtuesit të veprojnë më shpejt dhe për t’u dhënë ekipeve të financës më shumë kohë që të ndikojnë në atë që ndodh më pas.

Kur iu bashkova OpenAI dy vjet më parë, një ekip i vogël finance mbështeste një kompani që rritej me shpejtësi të jashtëzakonshme. Duhej ta ndërtonim funksionin nga themelet dhe ta bënim IA-në pjesë themelore të mënyrës se si punojmë, marrim vendime dhe mbështesim biznesin.

Pashë gjithashtu një pikënisje të njohur. Mbyllja e librave dhe përditësimi i parashikimeve vazhdonin të përfshinin punë manuale e të përsëritur: gjetjen e informacionit, shpjegimin e ndryshimeve dhe mbledhjen e të dhënave hyrëse për një vendim. Kishim qasje në mjetet më të përparuara të IA-së në botë, por ende po mësonim si ta ridizenjonim financën rreth tyre.

Prandaj vendosëm dy synime të guximshme: mbylljen brenda ditës zero dhe parashikimin e automatizuar, të përditësuar vazhdimisht.

Ideja e mbylljes brenda ditës zero është t’u japë drejtuesve një pamje në kohë reale, të rakorduar dhe të gjurmueshme të pozicionit financiar të kompanisë. Parashikimi i vazhdueshëm mbështetet mbi këtë bazë dhe tregon si po ndryshon biznesi, çfarë mund të ndodhë më pas dhe cilat vendime mund ta ndryshojnë rezultatin.

Ende po punojmë për t’i realizuar të dyja synimet. Kjo punë e ka ndryshuar tashmë mënyrën se si vepron ekipi ynë. Na ka shtyrë përtej kufizimeve të fletëllogaritëseve statike, kërkimeve manuale për dokumente mbështetëse dhe prezantimeve, drejt mjeteve të drejtpërdrejta të ndërtuara mbi kontekstin dhe të dhënat e plota të biznesit. Ajo u ka dhënë gjithashtu profesionistëve të financës aftësinë të ndërtojnë mjetet që kërkon puna e tyre dhe ta çojnë më tej ekspertizën e tyre.

Për mua, ky është premtimi i vërtetë i një funksioni financiar të bazuar në IA: një ekip që kupton çfarë po ndodh në kohë reale, i ndihmon drejtuesit të shohin alternativat përpara dhe i jep biznesit më shumë kohë për të vepruar ndërsa rezultati ende mund të ndryshojë.

Për të arritur atje, nuk mjafton vetëm përdorimi i teknologjisë së re. Duhet që puna të ridizenjohet rreth vendimeve që kanë rëndësi, njerëzve t’u jepet hapësirë për të eksperimentuar, çdo rrjedhë pune të ketë përgjegjësi të qartë dhe të matet puna e besueshme që kryen IA-ja për të treguar qartë kthimin nga investimi.

Ja pesë mësime praktike nga përvoja jonë, që mund t’i zbatojë çdo CFO.

Hapi i parë ishte qasja e gjerë. Njerëzve u duhet liria për ta eksploruar IA-në në kontekstin e punës së tyre. Qasja krijon më shumë vlerë kur shoqërohet me eksperimentim të strukturuar rreth problemeve reale.

Ftuam inxhinierë shitjesh në një maratonë zhvillimi të financës dhe i kërkuam ekipit të sillte punë që donte ta transformonte. Një nga rezultatet ishte IR-GPT, një GPT i personalizuar, i bazuar në materialet e miratuara që ekipi ynë i marrëdhënieve me investitorët përdor për t’iu përgjigjur pyetjeve të verifikimit. Gjithashtu, nisëm të ndërtonim GPT të personalizuar për fusha si prokurimi dhe tatimet.

Maratona e zhvillimit e shndërroi IA-në nga një aftësi abstrakte në një mjet funksional. Brenda një dite, njerëzit mund të identifikonin një detyrë të përsëritur, të ndërtonin një zgjidhje, ta testonin me kolegët dhe ta përmirësonin. Rastet e përdorimit vinin nga njerëzit më pranë punës, ndërsa ekspertët teknikë i ndihmonin të përparonin më shpejt.

Për CFO-të, mësimi është i thjeshtë: duhet eksperimentim nga poshtë-lart dhe strategji nga lart-poshtë. Vendosni në duart e njerëzve IA të sigurt dhe të aftë dhe lërini ata që janë më pranë punës të gjejnë mënyra më të mira për t’i kryer gjërat. Në të njëjtën kohë, përqendroni vëmendjen dhe burimet e drejtuesve te ndryshimet që do të kenë më shumë rëndësi për biznesin. Mundësia e vërtetë shfaqet kur këto të dyja bashkohen: ide praktike nga vija e parë, të zbatuara për përparësitë tuaja më të mëdha.

Ekipet e financës shpenzojnë jashtëzakonisht shumë energji për të mbledhur të dhënat hyrëse të një vendimi. Shqyrtimi i një parashikimi mund t’u kërkojë njerëzve të gjejnë të dhënat më të fundit, të rakordojnë fletëllogaritëset, të shpjegojnë devijimet, të krijojnë grafikë, të përgatisin dokumente dhe t’i kthejnë ato në diapozitiva. Analiza përfundimisht arrin te vendimmarrësi, por një pjesë e madhe e kohës së ekipit është shpenzuar tashmë për përgatitjen e saj.

IA-ja ndryshon njësinë e punës. Drejtuesit e financës mund ta ridizenjojnë të gjithë rrugën nga të dhënat burimore te vendimi.

Merr si shembull mbylljen. Çdo CFO e njeh procesin mujor: vlerat faktike në një sistem, urdhërblerjet në një tjetër, shpenzimet e konstatuara në një fletëllogaritëse dhe shpjegimi i një devijimi i fshehur në një varg mesazhesh.

Po punojmë drejt një modeli tjetër operimi. Synimi i mbylljes brenda ditës zero është të lidhë planet e miratuara të shpenzimeve, vlerat faktike të librit kryesor, urdhërblerjet, shpenzimet e konstatuara dhe hollësitë e transaksioneve në një pamje të rakorduar vazhdimisht. Çdo devijim mund të gjurmohet deri tek aktiviteti bazë. IA-ja mund të përgatisë një shpjegim fillestar dhe të sinjalizojë përjashtimet që kërkojnë vëmendje. Financa vërteton shifrat, ushtron gjykimin profesional dhe mban përgjegjësi për miratimin përfundimtar.

Mbyllja nuk zhduket. Ajo që nis të zhduket është rrëmuja e rindërtimit të pamjes së biznesit pasi përfundon periudha.

Kjo bazë e rakorduar mund të fuqizojë një parashikim që përditësohet vazhdimisht. Ekipi ynë po ndërton rrjedha pune që ndërthurin modele statistikore, biseda shitjesh, prova në nivel llogarie, të dhëna operative dhe gjykimin e financës.

Po kapërcejmë kufizimet e fletëllogaritëseve, duke kaluar te mjete më ndërvepruese që bashkojnë parashikimin statistikor, provat mbështetëse dhe skenarët në një pamje të vetme të drejtpërdrejtë. Drejtuesit mund të shohin çfarë ndryshoi, pse ndryshoi dhe cilat vendime mund ta ndryshojnë rezultatin. Kur një angazhim i ri i klientit mungon në bazën fillestare, sistemi mund të nxjerrë në pah provat mbështetëse dhe të tregojë se si një korrigjim do të ndikonte te tremujori ose viti. Financa mund të shqyrtojë supozimet, të krahasojë skenarët dhe të vendosë nëse duhet përditësuar parashikimi i miratuar.

E njëjta pamje mund t’i ndihmojë drejtuesit të marrin vendime më të mira për alokimin e kapitalit. Një ekip finance mund të shohë se ku po sjell kthim shpenzimi për marketing, ku rezultatet po zbehen dhe çfarë efekti mund të ketë rialokimi i dollarit të radhës.

Synimi përfundimtar është parashikimi i automatizuar. Një pamje e përditësuar vazhdimisht, analizë më e shpejtë e skenarëve dhe pronësi e qartë nga financa janë mënyra për ta arritur atë.

Mësimi më i gjerë është të nisni nga një vendim me peshë dhe të punoni së prapthi. Hartëzoni të dhënat, mjetet, miratimet dhe dorëzimet e nevojshme për ta mbështetur atë. Më pas përcaktoni se cilat pjesë mund të analizojë, bashkërendojë ose përfundojë IA-ja. Kjo përmirëson shpejtësinë dhe cilësinë e të gjithë ciklit të vendimmarrjes.

Transformimi më i madh është se profesionistët e financës tani mund të ndërtojnë mjetet që kërkon puna e tyre.

Një studim i fundit i OpenAI tregon se 40% e përdorimit të specializuar të IA-së nga profesionistët e financës lidhet me punë jashtë financës tradicionale dhe 22% me detyra inxhinierike.

Çdo anëtar i ekipit tim po ndërton panele dhe mjete të personalizuara të IA-së me ChatGPT Punë dhe Codex. Puna po kalon nga modelet statike në Excel dhe prezantimet në PowerPoint drejt paneleve të drejtpërdrejta, të ngritura mbi kontekstin dhe të dhënat e plota të biznesit. Këto mjete mund ta çojnë analizën përpara, t’u përgjigjen pyetjeve vijuese dhe të përditësohen kur ndryshon informacioni bazë.

Një koleg që mbështeste biznesin tonë të reklamave nuk kishte programuar kurrë. Ai përdori Codex për të ndërtuar një mjet që e shndërron parashikimin tonë mujor të reklamave në plane javore dhe ditore. Ai merr parasysh ditët e javës dhe festat, krahason parashikimet dhe e mban çdo shifër të lidhur me modelin e miratuar. Drejtuesit e marketingut mund të shohin shpejt çfarë ndryshoi, ku të investojnë dhe çfarë kthimi mund të sjellë shpenzimi shtesë.

Njerëzit që e kuptojnë problemin tani mund t’i japin formë zgjidhjes. Ndërtimi i këtyre mjeteve i nxit gjithashtu të rishqyrtojnë mënyrën e zakonshme të kryerjes së punës. Një profesionist finance mund të krijojë infrastrukturën vendimmarrëse që i duhet biznesit, ta testojë me kolegët dhe ta përmirësojë ndërsa puna zhvillohet.

Ekipet e financës nuk po bëhen më pak të specializuara. Ato po fitojnë aftësinë për ta çuar më tej ekspertizën e tyre.

IR-GPT na dha një mësim të rëndësishëm për kontrollin. Pyetjet e verifikimit nga investitorët mund t’i kërkojnë një analisti të kërkojë në materiale të mëparshme, të hartojë një përgjigje, të kontrollojë përputhshmërinë dhe të bashkërendojë shqyrtimin. Me një GPT të personalizuar, të bazuar në burime të miratuara, puna që më parë zgjaste me orë dhe nganjëherë vazhdonte gjatë natës, tani mund të prodhojë një draft të parë të fortë brenda pak sekondash.

Roli i njeriut mbetet thelbësor. Ekipi ynë i marrëdhënieve me investitorët lexon draftin, shton gjykimin dhe kontekstin dhe kontrollon që përgjigjet tona të mbeten të njëtrajtshme për të gjithë investitorët. IA-ja e përshpejton punën. Njerëzit mbajnë përgjegjësi për rezultatin.

Ky është modeli i duhur për financën. CFO-të duhet të punojnë me ekipet e TI-së dhe të qeverisjes për të përcaktuar se në cilat të dhëna mund të ketë qasje një sistem IA-je, çfarë veprimesh mund të kryejë, kur kërkohet miratim dhe kur një çështje duhet përshkallëzuar. Çdo rezultat duhet të lidhet me një burim të besueshëm. Çdo parashikim duhet të shoqërohet me një shpjegim të qartë. Çdo ndryshim i një baze fillestare të miratuar duhet të kërkojë autorizimin e financës.

Mania e shkurtër e “maksimizimit të tokenëve” erdhi dhe iku. Tani është e thjeshtë të vendosen kufij përdorimi, kontrolle buxhetore, qasje sipas roleve, rregulla për drejtimin te modeli përkatës dhe pragje miratimi. CFO-të mund ta menaxhojnë përdorimin e IA-së me të njëjtën disiplinë si çdo shpenzim tjetër të ndryshueshëm, ndërsa u lënë ekipeve hapësirë për të ndërtuar dhe eksperimentuar.

Përgjegjësia e qartë krijon besimin e nevojshëm për të ecur më shpejt. Ndërsa përshpejtohen përmbledhja, rakordimi dhe përgatitja, profesionistët e financës fitojnë më shumë kohë për të sfiduar supozimet, këshilluar biznesin dhe ushtruar gjykimin profesional.

CFO-ve u duhet një sistem vlerësimi për IA-në, i bazuar në performancën operative. Blerja e më shumë licencave ose përdorimi i më shumë tokenëve nuk të tregon shumë. Rëndësi ka nëse puna kryhet mirë dhe sa kushton realisht.

Për çdo rrjedhë pune, bëj katër pyetje:

• A kreu IA-ja punë me rëndësi?
• Sa kushtoi, duke përfshirë kohën e punonjësve, shqyrtimin dhe ripunimin?
• A ishte rezultati mjaftueshëm i mirë për t’u përdorur?
• A na ndihmoi të vepronim më shpejt ose të merrnim një vendim më të mirë?

Për një ekip finance, punë e dobishme mund të nënkuptojë përditësimin e një parashikimi, shpjegimin e një devijimi, përmbushjen e një kërkese auditimi ose përgjigjen ndaj një pyetjeje të bordit. Për mbylljen, sistemi i vlerësimit mund të përfshijë kohëzgjatjen e ciklit, përqindjen e transaksioneve të rakorduara automatikisht, numrin e përjashtimeve që kërkojnë shqyrtim dhe kohën e nevojshme për të shpjeguar një devijim. Për parashikimin, ai mund të përfshijë saktësinë e parashikimit, shpeshtësinë e përditësimit, kohën për të krijuar një skenar të ri dhe cilësinë e vendimeve që mbështet parashikimi.

Modeli më i lirë nuk është gjithmonë më ekonomik. Nëse një model më i mirë jep një përgjigje të besueshme me më pak përpjekje dhe shqyrtim, kostoja totale mund të jetë më e ulët.

Financa është në qendër të strategjisë, kapitalit, të dhënave, rrezikut dhe performancës. Kjo u jep CFO-ve një pamje unike të mënyrës se si funksionon kompania dhe një mandat të fuqishëm për të udhëhequr transformimin e saj me IA.

Një funksion financiar i bazuar në IA karakterizohet nga cikle më të shpejta, kontrolle më të forta, vendime më të mira dhe më shumë kohë për gjykim profesional. Rruga nis me një rrjedhë pune domethënëse dhe zgjerohet përmes provave: jepuni njerëzve mjetet, ndihmojini ta rindërtojnë punën, mbajeni të qartë përgjegjësinë dhe matni rezultatin.

Mbyllja brenda ditës zero dhe parashikimi i vazhdueshëm shprehin një ambicie më të gjerë: një ekip finance që kupton çfarë po ndodh në kohë reale, u tregon drejtuesve çfarë mund të ndodhë më pas dhe e ndihmon kompaninë të marrë më shpejt vendime më të mira.

Rezultati është një ekip finance me më shumë kapacitet dhe një CFO me një pamje më të qartë të biznesit. Kjo krijon gjithashtu një model pune për mënyrën se si e gjithë kompania mund ta shndërrojë inteligjencën në vlerë të qëndrueshme. Siç them gjithmonë, nuk mund të bëhesh ajo që nuk mund ta shohësh. Nëse duam që ekipet tona të financës të përqafojnë mundësitë që sjell IA-ja, duhet t’ua tregojmë si duken ato—dhe për ne si CFO, kjo nis nga vetja.

Ekipi im i financës tregoi si zbatohet kjo në praktikë; mund ta shikosh regjistrimin këtu⁠(hapet në një dritare të re).