The Den bespaart 10-15 uur per week met ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(opent in een nieuw venster) is een ontmoetingsclub in Denver die gastvrijheid, verbondenheid, werk en spel samenbrengt. Ouders vinden er een plek waar ze zichzelf kunnen zijn en waar ook hun kinderen welkom zijn. Het bedrijf ontstond toen oprichter Chandler Lipe zelf moeder werd. Zij vindt dat ouders stijlvolle, inspirerende plekken verdienen die zijn ingericht met oog voor hun welzijn.

Toen The Den begon met de bouw en de voorbereidingen voor de opening van een tweede vestiging, schakelde Chandler ChatGPT Work in om de toenemende administratieve last te helpen opvangen. Haar kleine team bespaart nu 10-15 uur per week en bereidt vergunnings- en subsidieaanvragen voor in uren in plaats van dagen. Zo hebben ze meer ruimte om te groeien, zonder de gezinnen voor wie ze er zijn uit het oog te verliezen.

Om de tweede vestiging te openen, moest het team van The Den de kennis en ervaring uit de eerste vestiging vertalen naar de praktijk. Met de plug-ins voor Gmail, Slack en Google Drive vroegen ze ChatGPT Work om informatie uit het hele bedrijf te verzamelen en te analyseren, en vervolgstappen voor te stellen.

De planning verloopt nu gestructureerder, is makkelijker te herhalen en kost minder tijd. Het team controleert nog steeds of de output van ChatGPT Work klopt en neemt zelf de uiteindelijke beslissingen.

Een voorbeeld is de aanvraag voor de tweede alcoholvergunning van The Den. Toen er plotseling een eerdere datum voor een hoorzitting vrijkwam, gebruikte The Den ChatGPT Work om snel documenten te verzamelen, na te gaan wat er ontbrak en bestanden naar de vereiste formaten om te zetten.

The Den gebruikt dezelfde werkwijze voor subsidiekansen met een korte aanvraagtermijn. Subsidies aanvragen kost nu twee uur in plaats van drie dagen. Dat biedt meer kansen om de groei van The Den te ondersteunen.

De leidinggevenden van The Den gebruiken ChatGPT ook om vraagstukken te doordenken en voorstellen uit te werken voordat ze die aan de groep voorleggen. Chandler schat dat dit haar zo'n 7 uur aan verkennende gesprekken per week bespaart, zodat ze zich kan richten op het nemen van beslissingen.

Zo wilde Brooke, hoofd programmering en samenwerkingen bij The Den, een consistentere aanpak voor samenwerkingen nu het bedrijf groeide. Ze verkende het vraagstuk met ChatGPT en deelde wat ze wist over welke samenwerkingen wel en niet werkten, en waarom. Het resultaat was een voorstel voor een samenwerkingsstructuur dat het managementteam kon beoordelen.

The Den past deze aanpak ook toe op financiële analyses en operationele planning. Maia, de algemeen manager, verzamelde financiële rapporten van de accountant en verkoop- en voorraadgegevens uit de kassasystemen. Vervolgens gebruikte ze ChatGPT om die informatie om te zetten in een helder bedrijfsoverzicht. Daarmee kan ze makkelijker de voorraadbehoefte voorspellen en bepalen hoe de inkoop en systemen voor beide vestigingen moeten worden ingericht.

Nu de club uitbreidt, is Chandler veel onderweg tussen vestigingen en afspraken. Ze begint ChatGPT Voice te gebruiken om onderweg productief te werken: ze bespreekt de inhoud van een e-mail en laat ChatGPT die opstellen, legt vervolgacties uit een vergadering vast of ordent een idee terwijl het nog vers in haar geheugen zit. Vervolgens kan ze het werk controleren en versturen wanneer het haar uitkomt, in plaats van terug te keren naar haar bureau met een steeds langere takenlijst.

The Den wil ook de mogelijkheden van Codex verkennen om meer maatwerksystemen te bouwen. Denk aan een ledenapp om in te checken en zich voor lessen in te schrijven, betere koppelingen tussen kassasystemen en Slack-meldingen die het team op de verschillende vestigingen met elkaar verbinden.

Al dit werk draait uiteindelijk om de reden waarom Chandler The Den oprichtte: ouders een plek bieden waar ze zichzelf kunnen zijn en waar ook hun kinderen welkom zijn.