Riżultati
Il-ħin tal-onboarding tnaqqas minn ġimgħat għal jiem
50%
Tnaqqis tal-mistoqsijiet operazzjonali f’messaġġi fuq WhatsApp
Plex Coffee twaqqfet fuq tliet wegħdiet: aċċessibbiltà, konvenjenza, u komunità li tilqa’. Ispirati mill-industrija tat-teknoloġija, il-ko-fundaturi Philipp Cheng u Max Kamp mexxew il-kafetteriji bil-mentalità ta’ startup effiċjenti. “Mir-reklutaġġ sal-katina tal-provvista, kull proċess li seta’ jiġi awtomatizzat, ġie awtomatizzat,” jgħid Cheng.
Iżda hekk kif Plex kibret minn kafetterija waħda għal erbgħa, il-fundaturi ffaċċjaw sfidi ġodda li l-awtomazzjoni tradizzjonali ma setgħetx issolvi. ChatGPT Business kienet is-soluzzjoni naturali.
“Kulħadd fit-tim tagħna kien diġà qed juża ChatGPT b’mod indipendenti u kien familjari mal-għodda, u l-possibbiltà li noħolqu GPTs personalizzati fissret li stajna noħolqu mini-għodod iddedikati għal diversi każijiet ta’ użu.”
L-ewwel impjegati tħarrġu direttament mill-fundaturi, iżda hekk kif aktar baristi u maniġers tal-ħwienet ingħaqdu mat-tim, sar aktar diffiċli li tinżamm kultura bbażata fuq il-preżenza u l-attenzjoni personali lejn kull mistieden.
“Meta jien u Max bdejna dan, konna wara l-bank aħna stess. “Lil kull barista ġdid li ħarriġna, urejniehom personalment kif jinteraġixxu mal-klijenti, kif jagħmlu x-xorbiet differenti, kif jittrattaw il-problemi fil-ħanut,” jgħid Cheng. “Iżda mbagħad, hekk kif konna qed nikbru, kien qed isir aktar diffiċli li nrawmu dik l-istess kultura fost l-impjegati l-ġodda.”
Hekk kif Plex żdiedet, żewġ problemi ħarġu: kondiviżjoni maqsuma tal-għarfien u taħriġ inkonsistenti. Bil-persunal part-time li jduru bejn ix-xifts, il-mistoqsijiet ta’ rutina żdiedu ħafna fil-gruppi ta’ WhatsApp: fejn issibux ċerti oġġetti, u dettalji dwar proċess partikolari. “Konna qed nitħabtu dejjem aktar mal-kondiviżjoni tal-għarfien u dan irriżulta f’invażjoni fuq WhatsApp… il-maniġers tal-ħwienet kienu sempliċement qed jinqalgħu mill-ħin ta’ konċentrazzjoni tagħhom,” jispjega Cheng.
It-taħriġ sar ukoll aktar diffiċli biex jiġi standardizzat. Hekk kif il-persunal kiber, il-maniġers tal-ħwienet kellhom inqas ħin biex jiggwidaw lill-impjegati ġodda dwar il-kultura u l-esperjenza tal-klijent. Cheng kien ipprova jqassam manwal ta’ 25 paġna, iżda “ħadd ma kien verament qed jagħti kasu.”
Plex bdiet billi ċċentralizza l-għarfien tagħha f’Notion, iżda waslet f’impass. “It-tfittxija bil-kliem ewlieni sempliċement ma taħdimx daqshekk tajjeb, peress li kulħadd juża kliem differenti biex jiddeskrivi dak li jkun qed ifittex,” jgħid Cheng.
It-tim attiva l-konnettur ta’ Notion, li jippermetti lil ChatGPT iwieġeb billi juża kuntest mill-fajls u l-wikis tiegħek f’Notion, sabiex il-persunal seta’ sempliċement jitlob dak li kellu bżonn b’lingwaġġ naturali.
“Dan naqqas il-messaġġi tagħna fuq WhatsApp dwar ċerti kwistjonijiet b’aktar minn 50%, għax in-nies sempliċement jafu fejn isibu l-affarijiet,” jgħid Cheng. Il-persunal juża iPad fil-ħanut biex jitkellem ma’ ChatGPT. L-attenzjoni miksuba lura tiġi ddedikata għal dak li Plex japprezza l-aktar: l-involviment mal-komunità u l-avvenimenti, li l-maniġers tal-ħwienet issa għandhom il-ħin biex jieħdu ħsiebhom.
B’ChatGPT Business, Cheng seta’ juża b’mod ġdid il-manwal tiegħu ta’ 25 paġna: “Uploadjajt dan il-manwal f’GPT personalizzat, li naqsmu fl-email tal-introduzzjoni tagħna.” Il-GPT jingħata prompt biex jgħallem il-valuri ewlenin tal-kumpanija flimkien ma’ dettalji tekniċi speċifiċi bħal minn fejn Plex takkwista l-kafè tagħha.
“Minflok sempliċement titfa’ l-informazzjoni, tagħmel dan b’mod li jinvolvi f’konverżazzjoni,” jgħid Cheng. Dan ifisser li l-għarfien jinżamm aħjar, u l-maniġers tal-ħwienet m’għadhomx ikollhom għalfejn iqattgħu daqshekk ħin jiggwidaw lil kull impjegat ġdid: “Iż-żmien tal-integrazzjoni naqas minn ġimgħat għal jiem.”
Ladarba l-onboarding u l-kondiviżjoni tal-għarfien bdew jimxu bla xkiel, Plex Coffee bdiet tesperimenta b’modi oħra kif tapplika ChatGPT Business.
- Riċerka dwar l-espansjoni: Hekk kif Plex tikber, Cheng juża ChatGPT Business biex jevalwa postijiet ġodda: “Nuża l-għodod ta’ riċerka profonda biex nagħmel stimi tal-potenzjal tad-dħul fuq il-volumi tal-klijenti maż-żmien.”
- Nifhmu ċ-ċaqliq fid-domanda: Jekk ikun hemm ġurnata jew ġimgħa partikolarment kwieta jew b’saħħitha, ChatGPT normalment jagħti spjegazzjoni mill-aqwa, bħal kemm studenti qed jitilqu, jew x’avvenimenti qed iseħħu dik il-ġimgħa. Huwa imprezzabbli li tifhem ix-xejriet tad-domanda minnufih u fuq livell aktar profond. Cheng jgħid.
- L-awtomatizzazzjoni tal-ordnijiet tal-provvisti: Li tagħmel ordnijiet mal-fornituri jieħu ż-żmien, għax kull fornitur għandu portali u flussi tax-xogħol differenti. Biex issolvi dan, Plex qed jesperimenta billi jagħmel ordnijiet mingħand il-fornituri tagħna direttament permezz ta’ Agent,” jgħid Cheng. Għal katina f’diversi bliet, dan jista’ jnaqqas ix-xogħol amministrattiv ripetittiv u jiżgura li l-istokk ikun dejjem disponibbli.
- Il-ħin tal-onboarding tnaqqas minn ġimgħat għal jiem
- Il-messaġġi fuq WhatsApp dwar mistoqsijiet operattivi tnaqqsu b’aktar minn 50%
- Il-maniġers tal-ħwienet reġgħu kisbu ħin ta’ konċentrazzjoni għall-involviment mal-komunità
- Taħriġ aktar mgħaġġel u aktar konsistenti f’diversi postijiet
- Viżibbiltà mtejba dwar ix-xejriet tad-domanda u l-ippjanar tal-espansjoni
Għal Cheng, l-adozzjoni tal-IA tagħmel lil Plex Coffee aktar reżiljenti u adattabbli.
“Billi nintegraw l-IA fil-proċessi tagħna ta’ kuljum issa, inkunu aktar konxji tal-iżviluppi li qed iseħħu.” “Irrispettivament mill-industrija li tkun, hemm ħafna valur x’jinkiseb minn dan.”
B’pjanijiet biex jespandi għal 10 kafetteriji filwaqt li jżomm l-operazzjonijiet effiċjenti u mingħajr ħela, Plex Coffee tqis lil ChatGPT Business bħala sieħeb essenzjali fil-proċess ta’ tkabbir. Iżda lil hinn mill-effiċjenza pura, l-AI qed toħloq spazju biex in-naħa umana tal-ospitalità tiffjorixxi—baristi jqattgħu ħin mal-mistednin, jaqsmu atmosfera pożittiva, u jżommu l-esperjenza tal-kafetterija personali anke hekk kif il-kumpanija tikber.
