The Den gagne 10-15 h par semaine avec ChatGPT Work
Alors qu’il ouvre un nouvel établissement, le club social prépare ses demandes de subvention en 2 heures au lieu de 3 jours, et ses dossiers de permis d’alcool en 3 heures au lieu de 4 jours.
10-15
Heures économisées par semaine par l’équipe de direction
92 %
de temps en moins pour les demandes de subvention
91 %
de temps en moins pour une demande de permis d’alcool
The Den Family Social(s'ouvre dans une nouvelle fenêtre) est un club social de Denver qui allie accueil, communauté, travail et jeu pour offrir aux parents un lieu où ils peuvent être eux-mêmes et où leurs enfants sont aussi les bienvenus. L’entreprise est née de l’expérience de sa fondatrice, Chandler Lipe, devenue mère, et de sa conviction que les parents méritent des espaces raffinés et inspirants, conçus pour leur bien-être.
Lorsque The Den a entamé les travaux et les préparatifs d’ouverture d’un deuxième établissement, Chandler s’est tournée vers ChatGPT Work pour l’aider à gérer la charge administrative croissante. Sa petite équipe économise maintenant de 10 à 15 heures par semaine et prépare les demandes de permis et de subvention en quelques heures plutôt qu’en plusieurs jours. Elle a ainsi plus de moyens pour soutenir la croissance tout en restant concentrée sur les familles qu’elle sert.
« ChatGPT Work nous permet de bâtir l’entreprise dont nous avons besoin avant d’en avoir la taille ou les ressources. »
Pour ouvrir son deuxième établissement, l’équipe de The Den devait mettre en pratique les connaissances et l’expérience acquises avec le premier. À l’aide des modules d’extension Gmail, Slack et Google Drive, elle a demandé à ChatGPT Work de rassembler et d’analyser les informations de l’ensemble de l’entreprise, puis de proposer les prochaines étapes.
La planification est maintenant mieux organisée, plus reproductible et plus rapide. L’équipe continue toutefois de vérifier l’exactitude des résultats de ChatGPT Work et de prendre les décisions finales.
La deuxième demande de permis d’alcool de The Den en est un exemple. Lorsqu’une plage d’audience plus rapprochée s’est soudainement libérée, The Den a utilisé ChatGPT Work pour rassembler rapidement les documents, repérer ce qui manquait et convertir les fichiers aux formats requis.
« Un travail qui aurait demandé quatre jours de recherche, de tri, de mise en forme et d’assemblage a été condensé en trois heures de révision et de finalisation en équipe avec ChatGPT Work. »
The Den utilise le même processus pour saisir les occasions de subvention aux échéances serrées. Les demandes de subvention prennent maintenant deux heures, contre trois jours auparavant, ce qui multiplie les occasions de soutenir la croissance de The Den.
Les membres de la direction de The Den utilisent aussi ChatGPT pour approfondir des questions et élaborer des propositions avant de soumettre les problèmes au groupe. Chandler estime que cela lui épargne environ 7 heures de discussions exploratoires par semaine, ce qui lui permet de se concentrer sur la prise de décision.
Par exemple, Brooke, responsable de la programmation et des partenariats de The Den, souhaitait une approche plus cohérente des partenariats à mesure que l’entreprise grandissait. Elle a exploré le problème avec ChatGPT, en lui expliquant quels partenariats fonctionnaient, lesquels ne fonctionnaient pas et pourquoi. Il en est ressorti une proposition de structure de partenariat à soumettre à l’équipe de direction.
The Den applique aussi cette approche à l’analyse financière et à la planification opérationnelle. Maia, la directrice générale, a rassemblé les rapports financiers du comptable ainsi que les données de ventes et de stocks des systèmes de point de vente. Elle a ensuite utilisé ChatGPT pour organiser ces informations en un portrait clair de l’entreprise, afin de mieux prévoir les besoins en stocks et de déterminer comment gérer les achats et les systèmes dans les deux établissements.
À mesure que le club prend de l’expansion, Chandler consacre beaucoup de temps aux déplacements entre les établissements et les réunions. Elle commence à utiliser ChatGPT Voix pour rendre ses déplacements productifs : expliquer de vive voix le contenu d’un courriel pour que ChatGPT le rédige, noter les suivis d’une réunion ou structurer une idée encore fraîche. Elle peut ensuite réviser le travail et l’envoyer quand elle est prête, plutôt que de retourner à son bureau avec une liste de tâches toujours plus longue.
The Den prévoit aussi d’explorer Codex pour créer des systèmes plus personnalisés, notamment une application permettant aux membres d’enregistrer leur arrivée et de s’inscrire aux cours, de meilleures connexions entre ses systèmes de point de vente et des alertes Slack reliant les équipes des différents établissements.
Tout ce travail ramène à la raison pour laquelle Chandler a fondé The Den : offrir aux parents un lieu où ils peuvent être eux-mêmes, avec leurs enfants bienvenus à leurs côtés.
