Rezultate
Koha e integrimit u shkurtua nga javë në ditë
50%
Reduktimi i pyetjeve operacionale në mesazhet WhatsApp
Plex Coffee u ndërtua mbi tre premtime: përballueshmëria, praktikiteti dhe një komunitet mikpritës. Duke u frymëzuar nga sektori i teknologjisë, bashkëthemeluesit Philipp Cheng dhe Max Kamp i menaxhonin kafenetë me mendësinë e një startup lean. "Nga rekrutimi te zinxhiri i furnizimit, çdo proces që mund të automatizohej, u automatizua", thotë Cheng.
Por ndërsa Plex u rrit nga një kafene në katër, themeluesit u përballën me sfida të reja që automatizimi tradicional nuk mund t'i zgjidhte. ChatGPT Business ishte zgjidhja natyrale.
"Të gjithë në ekipin tonë tashmë po përdorin ChatGPT në mënyrë të pavarur dhe ishin të familjarizuar me mjetin. Aftësia për të krijuar GPT e personalizuara do të thoshte se mund të krijonim minimjete të dedikuara për raste të ndryshme përdorimi."
Punonjësit e parë të punësuar trajnoheshin drejtpërdrejt nga themeluesit, por ndërsa më shumë baristë dhe menaxherë dyqanesh iu bashkuan ekipit, u bë më e vështirë të ruhej një kulturë e bazuar te prania dhe vëmendja personale ndaj çdo vizitori.
"Kur unë dhe Max e nisëm këtë, ne vetë ishim pas sportelit. "Çdo banakier të ri që trajnuam, ne u tregonim vetë si të komunikonin me klientët, si të përgatisnin pijet e ndryshme dhe si t'i zgjidhnin problemet në dyqan", thotë Cheng. "Por më pas, teksa u zgjeruam, po bëhej më e vështirë ta rrënjosnim të njëjtën kulturë tek të sapopunësuarit."
Ndërsa Plex u zgjerua, dolën në pah dy probleme: ndarja e fragmentuar e njohurive dhe trajnimi i paqëndrueshëm. Me staf me kohë të pjesshme që ndërronte turnet, pyetjet rutinë në grupet e WhatsApp u shtuan ndjeshëm: ku të gjeshn artikuj të caktuar, detaje për një proces të caktuar. "Po hasnim gjithnjë e më shumë vështirësi me ndarjen e njohurive dhe kjo rezultoi në një bombardim mesazhesh në WhatsApp…menaxherët e dyqaneve thjesht shkëputeshin nga koha e tyre e përqendrimit," shpjegon Cheng.
Trajnimi u bë gjithashtu më i vështirë për t'u standardizuar. Ndërsa stafi rritej, menaxherët e dyqaneve kishin më pak kohë për të trajnuar punonjësit e rinj mbi kulturën dhe përvojën e klientit. Cheng kishte provuar të shpërndante një manual prej 25 faqesh, por "askush nuk po angazhohej vërtet me të."
Plex filloi duke centralizuar njohuritë e veta në Notion, por u përball me një pengesë. "Kërkimi me fjalë kyçe thjesht nuk funksionon edhe aq mirë, sepse të gjithë përdorin fjalë të ndryshme për të përshkruar atë që po kërkojnë", thotë Cheng.
Ekipi aktivizoi konektorin e Notion, i cili i lejon ChatGPT të përgjigjet me kontekst nga skedarët dhe wikit e tua në Notion, që stafi thjesht të mund të kërkonte atë që i nevojitej në gjuhë të natyrshme.
"Kjo i ka reduktuar mesazhet tona në WhatsApp për çështje të caktuara me mbi 50%, sepse njerëzit thjesht e dinë se ku t'i gjejnë gjërat", thotë Cheng. Stafi përdor një iPad në dyqan për të biseduar me ChatGPT. Vëmendja e rifituar shkon tek ajo që Plex vlerëson më shumë: angazhimi i komunitetit dhe aktivitetet, të cilat menaxherët e dyqaneve tani kanë kohë t'i organizojnë.
Me ChatGPT Business, Cheng arriti të përdorte manualin e tij prej 25 faqesh në një mënyrë të re: "Ngarkova këtë manual në një GPT të personalizuar, të cilin e ndaj në emailin tonë të mirëseardhjes." GPT i kërkohet të mësojë vlerat themelore të kompanisë, së bashku me specifika teknike, si p.sh. burimin e kafesë së Plex.
"Në vend që thjesht të hedhë informacion, ai e bën këtë në një mënyrë tërheqëse, në një bisedë", thotë Cheng. Kjo do të thotë se njohuritë përvetësohen më mirë dhe menaxherët e dyqaneve nuk kanë më nevojë të shpenzojnë aq shumë kohë duke trajnuar çdo punonjës të ri: "Koha e integrimit ka kaluar nga javë në ditë."
Pasi integrimi dhe ndarja e njohurive po ecnin pa probleme, Plex Coffee filloi të eksperimentonte me mënyra të tjera për të përdorur ChatGPT Business.
- Kërkim për zgjerim: Ndërsa Plex rritet, Cheng përdor ChatGPT Business për të vlerësuar lokacione të reja: "Unë përdor mjetet e kërkim i thelluar për të bërë vlerësime të potencialit të të ardhurave bazuar në vëllimet e klientëve me kalimin e kohës."
- Të kuptuarit e ndryshimeve të kërkesës: Nëse ka një ditë ose javë veçanërisht të ngadaltë ose të ngarkuar, "ChatGPT zakonisht jep një shpjegim të shkëlqyer, si p.sh. sa studentë po largohen ose çfarë ngjarjesh po ndodhin atë javë. Është e paçmueshme të kuptosh modelet e kërkesës menjëherë dhe në një nivel më të thellë. Cheng thotë.
- Automatizimi i porosive të furnizimit: Bërja e porosive te furnitorët kërkon kohë, sepse secili prej tyre ka portale dhe flukse pune të ndryshme. Për ta zgjidhur këtë, Plex "po eksperimenton me porositjen direkt nga furnitorët tanë përmes Agent", thotë Cheng. Për një zinxhir me disa qytete, kjo mund të reduktojë punën administrative të përsëritur dhe të sigurojë që stoku të jetë gjithmonë i disponueshëm.
- Koha e integrimit u reduktua nga javë në ditë
- Mesazhet në WhatsApp për pyetjet operacionale u ulën me më shumë se 50%
- Menaxherët e dyqaneve rifituan kohë për t'u përqendruar në angazhimin me komunitetin
- Trajnim më i shpejtë dhe më i qëndrueshëm në të gjitha vendndodhjet
- Dukshmëri e përmirësuar mbi modelet e kërkesës dhe planifikimin e zgjerimit
Për Cheng, adoptimi i AI e bën Plex Coffee më të qëndrueshme dhe më të adaptueshme.
"Duke integruar AI në proceset tona të përditshme që tani, thjesht jemi më të vetëdijshëm për zhvillimet që po ndodhin. Pavarësisht se në cilin sektor je, ka shumë vlerë për t'u përfituar prej saj."
Me plane për t'u zgjeruar në 10 kafene, duke i mbajtur njëkohësisht operacionet efikase, Plex Coffee e sheh ChatGPT Business si një partner thelbësor për zgjerimin. Por përtej efikasitetit të pastër, AI po krijon hapësirë që ana njerëzore e mikpritjes të lulëzojë - banakierët të kalojnë kohë me klientët, të përcjellin energji pozitive dhe ta mbajnë përvojën në kafene personale edhe ndërsa kompania rritet.
