Zenken creëert een efficiënt verkoopteam met ChatGPT Enterprise

Zenken combineert GPT‑5, aangepaste GPT's, beeldgeneratie en de nieuwste OpenAI-modellen en -tools om een versnelling hoger te schakelen met zijn beide kernactiviteiten: webmarketing en de snelgroeiende internationale HR-business. Als een van de eerste bedrijven in Japan die ChatGPT Enterprise in de hele organisatie heeft uitgerold, brengt Zenken een AI-first-aanpak in de praktijk en ziet het een duidelijke impact op het bedrijf.

Vandaag laat Zenken het volgende optekenen:

• Meer dan 90% wekelijks actief gebruik van ChatGPT Enterprise
• Gemiddelde tijdbesparing van 30 tot 50% bij kenniswerktaken
• 5 tot 15 extra uren per medewerker per maand, opnieuw geïnvesteerd in werk met een hogere toegevoegde waarde
• 50 miljoen yen aan jaarlijkse besparingen op uitbestedingskosten vergeleken met het vorige jaar

Voordat Zenken ChatGPT Enterprise implementeerde, vertrouwde het op handmatige processen voor een breed scala aan kennistaken. Werknemers besteedden veel tijd aan onderzoek, samenvatting, vertaling en contentcreatie. Teams hadden ook te maken met lange voorbereidingstijden voor afspraken met klanten, wat het aantal en de kwaliteit van de gesprekken verminderde.

Om die problemen aan te pakken, besloot Zenken om AI op een gestructureerde en veilige manier te introduceren. Yuji Okada, manager van het departement Corporate Planning binnen de afdeling Administratie, legt uit dat hij bij het evalueren van mogelijke oplossingen "focuste op twaalf noodzakelijke capaciteiten voor ons bedrijf, zoals beveiliging en geavanceerde ondersteuning voor complex denken". Hij herinnert zich dat "ChatGPT Enterprise de enige oplossing was die aan al die voorwaarden voldeed". Hij wijst op het volgende: "Omdat we te maken hebben met gegevens van klanten en gevoelige interne informatie is het voorkomen van datalekken een absolute must. ChatGPT Enterprise garandeert dat onze gegevens niet worden gebruikt om zijn AI te trainen. Die beveiligingseigenschap gaf ons het vertrouwen om vertrouwelijke gegevens veilig te verwerken.

De beschikbaarheid van redenerende modellen was ook een doorslaggevende reden om voor ChatGPT Enterprise te kiezen. In Zenkens kernactiviteit van webmarketing moeten teams de bedrijfsuitdagingen van klanten grondig analyseren en strategische oplossingen voorstellen. Het redenerend model dat OpenAI in 2024 heeft uitgebracht, biedt de geavanceerde ondersteuning voor complex denken waar Zenken naar op zoek was en heeft het gebruik van AI door het bedrijf verder versneld. Okada legt uit: “Het redenerend model gaat verder dan alleen het verstrekken van informatie en biedt ondersteuning bij besluitvorming op managementniveau op gebieden zoals marktanalyse, concurrentiestrategie en de evaluatie van nieuwe bedrijfsopportuniteiten.”

Vandaag verbetert het redenerend model de kwaliteit van de strategische planning en analyse binnen teams en wordt het ook gebruikt om de managementproblemen en nieuwe uitdagingen van Zenken vanuit een strategisch perspectief te onderzoeken. Het is een belangrijke drijvende kracht geworden achter de groei van Zenken als bedrijf.

De impact van ChatGPT Enterprise is vooral zichtbaar in de verkoop. Voordat het verkoopteam gebruikmaakte van ChatGPT Enterprise moest het veel tijd besteden aan voorbereidend werk, zoals het onderzoeken van prospects, het uitwerken van voorstellen en het schrijven van verkoopmails. Okada herinnert zich: “Zelfs voordat we konden nadenken over manieren om meer klanten te benaderen, waren onze mensen al veel tijd kwijt aan de voorbereiding. Ze moesten reageren op vragen en documenten met voorstellen opstellen. Hierdoor was de tijd die ze daadwerkelijk met klanten konden doorbrengen beperkt, en soms liepen we kansen mis.” Het schrijven van elke e-mail kostte ook tijd, wat voor een limiet zorgde op het aantal prospects dat een verkoper op één dag kon bereiken.

Door ChatGPT Enterprise binnen het hele bedrijf uit te rollen, heeft Zenken de kwaliteit van zijn verkoopactiviteiten aanzienlijk verbeterd. De tabel hieronder vergelijkt het verkoopproces vóór en na ChatGPT in elke fase.

Als resultaat heeft de verkoop van Zenken een duidelijke boost gekregen:

• Voorstellen die de eerste beoordeling doorstaan, zijn met 15 tot 20% gestegen
• Winpercentage voor nieuwe deals zijn met 5 tot 10% gestegen
• Goedkeuringspercentage voor definitieve voorstellen is met ongeveer 30% gestegen

“ChatGPT helpt ons om minder tijd te moeten besteden aan onderzoek en voorbereiding, terwijl het onze gesprekken met klanten ook soepeler maakt”, aldus Okada.

ChatGPT Enterprise is ook essentieel geworden voor Zenkens snelgroeiende buitenlandse HR-business. Omdat de meeste werknemers moedertaalsprekers van het Japans zijn, moest het bedrijf voorheen veel tijd en budget besteden aan het vertalen van vacatures, contracten en andere documenten voor buitenlandse kandidaten. Okada herinnert zich: “Toen we in meerdere talen moesten communiceren, waaronder het Engels, slaagden conventionele vertaaltools er vaak niet in om de juiste context en nuance over te brengen, wat sommige internationale communicatie behoorlijk uitdagend maakte.”

Na de implementatie van ChatGPT Enterprise kon het team een breed scala aan documenten nauwkeurig vertalen naar het Engels en andere talen. Hierdoor konden ze de uitbestedingskosten verlagen en aanzienlijk sneller vertalen. “Zelfs met een kleiner team zijn we erin geslaagd om als organisatie meer omzet te genereren”, zegt Okada.

Medewerkers gebruiken ChatGPT ook in andere talen dan het Engels om informatie te verzamelen van nieuwssites, technische artikelen en andere bronnen die belangrijk zijn voor het bedrijf. Dat maakt het eenvoudiger om nieuwe diensten en bedrijfsinitiatieven te creëren met wereldwijde uitbreiding in gedachten. Meer dan ooit geeft het mensen bij Zenken de mogelijkheid om zich in te zetten in grensoverschrijdend werk.

ChatGPT Enterprise verandert de manier waarop het dagelijkse werk bij Zenken wordt uitgevoerd. Vandaag maken de teams gebruik van ChatGPT om in enkele minuten eerste versies van verkoopmails, voorstellen, marketingmateriaal en interne documenten te genereren. Hierdoor is de algehele productiviteit binnen de organisatie ongeveer verdubbeld. Werk dat voorheen werd uitbesteed, wordt steeds vaker intern uitgevoerd, waardoor de jaarlijkse uitbestedingskosten met ongeveer 50 miljoen yen zijn gedaald en de marges verbeteren. “In plaats van vast te zitten in repetitieve taken, hebben medewerkers in het hele bedrijf nu meer tijd om zich te richten op de inhoud van hun voorstellen”, zegt Okada.

Ook op individueel niveau wordt ChatGPT Enterprise sterk omarmd. Het wekelijkse actieve gebruik van ChatGPT Enterprise bedraagt meer dan 90% en medewerkers versturen gemiddeld ongeveer 900 berichten per persoon per maand. “Het is voor ons een tweede natuur geworden om eerst een beroep te doen op ChatGPT”, aldus Okada. “We gebruiken ChatGPT om een eerste hypothese te ontwikkelen en bespreken die vervolgens met onze managers of collega's. Hierdoor hebben mensen veel minder het gevoel vast te zitten voordat ze met anderen praten of verdergaan.

Voor Zenken is ChatGPT Enterprise meer dan alleen een hulpmiddel. In de woorden van Okada is het een partner geworden die verandert hoe werknemers nadenken en werken. Het bedrijf ziet ChatGPT Enterprise nu als een kernplatform met ondersteuning op elk gebied, van dagelijkse efficiëntie en strategische planning tot talentontwikkeling en uiteindelijk bedrijfsbrede transformatie.