Franchisenemer: 94% minder tijd voor kascontrole met ChatGPT Work

Na een carrière van 25 jaar in de halfgeleiderindustrie stapte Ted Taylor over naar de horeca. Tegenwoordig runt hij als zelfstandig franchisenemer drie restaurants in New Mexico, die elk de merken Schlotzsky’s en Cinnabon combineren.

Fastfoodrestaurants runnen betekent een goede klantervaring combineren met veel werk dat klanten nooit zien, zoals menuprijzen bepalen, personeel inplannen, apparatuur onderhouden en beleid opstellen. Ted gebruikt technologie van OpenAI om al dat werk sneller te doen.

Met ChatGPT versnelt Ted tijdrovende taken zoals onderzoek doen en teksten opstellen. Hij gebruikt ChatGPT Work om grote hoeveelheden gegevens over prijzen, verkoop, prognoses, roosters en personeelsinzet te verzamelen en te analyseren, en om advies te krijgen over wat in elk restaurant aandacht nodig heeft. Zo besteedt hij 95% minder tijd aan prijsaanpassingen en bespaart hij 4 uur per salarisronde.

Menuprijzen aanpassen is een jaarlijkse klus die een complexe analyse vereist van receptkosten, de populariteit van gerechten, prijzen van lokale concurrenten, portiegroottes en de verschillende kosten en opbrengsten van bestellingen in het restaurant en bezorgbestellingen. Ted gebruikt ChatGPT Work om die factoren samen te brengen en binnen 1 tot 2 uur prijsadvies te krijgen, in plaats van 5 dagen.

Eerst gebruikt Ted ChatGPT Work om zijn prijsdoelen en prijsstrategieën te onderzoeken en vast te stellen op basis van prijstrends, portiegroottes en de relatieve kwaliteit van het eten bij lokale concurrenten. Vervolgens geeft hij ChatGPT Work een gecategoriseerde lijst met menu-items en hun huidige prijzen voor bestellingen in het restaurant en voor bezorging. Hij geeft aan hoeveel elke groep prijzen in totaal moet stijgen en welke items een grotere of kleinere prijsverhoging moeten krijgen, grotendeels op basis van de eerdere analyse van ChatGPT.

Hij kan de analyse verfijnen door historische verkoopcijfers per item en leveranciersprijzen toe te voegen. ChatGPT Work kan met deze gegevens inschatten hoe prijswijzigingen de verkoop beïnvloeden en de prijs per item optimaliseren op basis van de beoogde inkoopkosten.

ChatGPT Work levert een spreadsheet met aanbevolen prijzen voor bestellingen in het restaurant en voor bezorging. Het koppelt de prijswijzigingen zelfs aan een overkoepelende prijsstrategie die bedrijfsresultaten moet verbeteren, bijvoorbeeld door klanten te behouden, prijsschokken te beperken en extra’s zo aantrekkelijk mogelijk te positioneren.

De eerste keer dat Ted ChatGPT Work gebruikte om prijzen te bepalen, voerde hij de analyse ook handmatig uit. "ChatGPT Work maakte een grondigere lokale vergelijking en hielp me prijsverhogingen te vermijden waardoor sommige items niet meer concurrerend zouden zijn", vertelt hij. Vanaf dat moment liet Ted de eerste aanbevelingen door ChatGPT opstellen.

Ted gebruikt ChatGPT Work op twee manieren om personeelskosten te beheersen: hij analyseert de personeelsinzet in zijn drie restaurants en test een betere manier om het weekrooster op te stellen.

Voor de analyse van de personeelsinzet gaf Ted ChatGPT Work alleen-lezen-toegang tot zijn verkoop- en personeelsgegevens. Wanneer hij de analyse uitvoert, vergelijkt ChatGPT Work de ingeplande, begrote en daadwerkelijk gewerkte uren met de verwachte en werkelijke omzet. Het kijkt ook naar de voorgaande 12 weken om rekening te houden met vestigingen die structureel boven of onder hun omzetprognoses uitkomen. Het rapport signaleert overuren, diensten die langer duren dan gepland en onderbezetting, en laat zien waar een manager naar moet kijken.

Voor de roostertest gaf Ted ChatGPT Work een personeelslijst met ieders functie, training, beschikbaarheid en loon, plus de benodigde bezetting van de vestiging bij verschillende omzetniveaus. Samen met de manager vergeleek hij het rooster van ChatGPT Work met het rooster dat zij zelf zou hebben gemaakt. Ze ontdekten dat er regels ontbraken over wanneer extra personeel nodig was tijdens drukke periodes en scherpten de instructies voor ChatGPT Work aan.

ChatGPT Work maakt nu een volledig rooster voor die vestiging. De manager controleert het, past het zo nodig aan en voert het in het roostersysteem van het restaurant in. Ted schat dat een betere planning de loonkosten voor personeel op uurbasis uiteindelijk in alle drie de restaurants met één tot twee procentpunten van de omzet kan verlagen. Dat zou jaarlijks $50.000 tot $100.000 aan extra vrije kasstroom kunnen opleveren, te gebruiken voor hogere lonen, bonussen, investeringen in het bedrijf of hogere winstuitkeringen.

Ted gebruikt ChatGPT Work ook voor de dagelijkse bedrijfsvoering, van personeelsbeleid opstellen tot de kas afstemmen en aanvragen voor benodigdheden en reparaties beheren. 

Toen New Mexico restaurants verplichtte om een schriftelijke procedure voor incidenten met lichaamsvloeistoffen te hebben, liet Ted ChatGPT in ongeveer 30 seconden een concept schrijven. Toen Ted beleid voor sociale media nodig had voor zijn personeelshandboek, hielp ChatGPT hem snel richtlijnen op te stellen. Een extern HR-bureau beoordeelde die later en hoefde niets aan te passen.

Ted gebruikt ChatGPT Work om maandelijks de kas van zijn drie restaurants af te stemmen. Hij uploadt de kastransacties en bankafschriften van elke vestiging, waarna ChatGPT Work de transacties vergelijkt met de bijbehorende stortingen. De maandelijkse kasafstemming kostte vroeger drie uur, nu nog maar 5 tot 10 minuten. Hij bespaart ook vier uur handmatig werk per salarisronde door ChatGPT Work de gegevens voor de salarisverwerking te laten samenvatten.

Om de restaurants soepel te laten draaien, bouwde Ted met ChatGPT Work ook een webportaal waar medewerkers benodigdheden of reparaties kunnen aanvragen. Het portaal stuurt hem meldingen via een speciaal e-mailadres en houdt de status van elke aanvraag bij.

Teds aanpak met ChatGPT Work is voor elke kleine ondernemer goed toepasbaar. Hij geeft ChatGPT dezelfde gegevens en richtlijnen die hij zelf voor een beslissing zou gebruiken en vergelijkt de uitkomst met hoe hij het werk zelf zou doen. Naarmate zijn vertrouwen in de resultaten groeit, zet hij het voor meer taken in het bedrijf in. Hij controleert de resultaten altijd voordat hij ze toepast.

Voor Ted gaat de waarde van ChatGPT Work verder dan alleen tijdwinst. Nu kan hij analyses doen die hij anders misschien zou overslaan en meer tijd besteden aan klanten, medewerkers en de groei van zijn bedrijf.