Polimill bouwt Japanse AI-overheidsinfrastructuur van de toekomst

Polimill begon met Surfvote, een platform waar burgers van gedachten kunnen wisselen over politiek en maatschappij. Tijdens de samenwerking met lokale overheden zag het bedrijf een structureel probleem: overheidsteams werden volledig in beslag genomen door de dagelijkse werkzaamheden en hadden weinig tijd om de stem van burgers in beleid te vertalen.

Om burgerparticipatie te vergroten, moest Polimill eerst het overheidswerk zelf efficiënter maken. Het bedrijf begon een generatief AI-platform voor overheidsprocessen te bouwen en bracht QommonsAI in oktober 2024 uit. Tegenwoordig biedt QommonsAI gespecialiseerde AI voor onder meer beantwoording van vragen in volksvertegenwoordigingen, publieke dienstverlening, maatschappelijk welzijn en juridisch zoeken. Inmiddels gebruiken circa 1.050 gemeenten en ongeveer 550.000 overheidsmedewerkers in heel Japan het platform. QommonsAI is gebouwd met technologie van OpenAI en ontwikkelt zich van een productiviteitstool voor medewerkers tot wat Polimill ziet als een publiek besturingssysteem voor gemeentelijk werk in Japan.

Versnipperde gegevens vormden een van de grootste obstakels voor de invoering van generatieve AI bij de overheid. Elke gemeente heeft eigen werkprocessen en documentindelingen, en historische gegevens zijn verspreid opgeslagen. Voor het voorbereiden van antwoorden aan een volksvertegenwoordiging moeten bijvoorbeeld soms jarenlang handmatig notulen worden doorgenomen om te waarborgen dat een antwoord in overeenstemming is met het beleid van de prefectuur. Zelfs het meest geavanceerde AI-model kan geen praktisch bruikbare inzichten opleveren als de onderliggende gegevens niet zijn geordend.

Polimill verzamelde en standaardiseerde notulen van volksvertegenwoordigingen uit heel Japan. Vervolgens gebruikte het bedrijf AI om metadata toe te voegen en een zeer nauwkeurige zoekinfrastructuur te bouwen die gemeente- en periodeoverstijgend werkt.

Het bedrijf breidde deze structuur uit van volksvertegenwoordigingen naar welzijn, wetgeving en andere bestuurlijke domeinen. Door gespecialiseerde gegevens en AI op één platform samen te brengen en via een gemeenschappelijke interface doorzoekbaar te maken, zet QommonsAI verspreide bestuurlijke informatie om in kennis die dagelijks kan worden gebruikt. Die structuur vormt de basis voor Polimills visie op QommonsAI als een gedeeld overheidsplatform.

De GPT‑modellen van OpenAI vormen de kern van QommonsAI. Bij de overheid zijn informatiebeheer en gereedheid voor audits essentieel. QommonsAI bevat beheermogelijkheden waarmee beheerders de gebruiksgeschiedenis van functies kunnen controleren en op basis van het organisatiebeleid kunnen beperken welke modellen beschikbaar zijn.

Tegelijkertijd noemt Masahiro Wakabayashi, CAIO van Polimill, de brede mogelijkheden en bekendheid van GPT‑modellen als voornaamste redenen om ze te gebruiken. De brede bekendheid van ChatGPT is belangrijk wanneer overheidsmedewerkers na de uitrol een nieuwe tool moeten gaan gebruiken. Ook als zij niet vertrouwd zijn met technische termen of de namen van andere modellen, verlaagt de wetenschap dat het systeem is gebaseerd op de veelgebruikte technologie van ChatGPT de aanvankelijke drempel voor ingebruikname.

Volgens Polimill worden GPT‑modellen het vaakst gekozen voor dagelijks werk in de algemene gespreksfunctie van QommonsAI. Van het lezen van bestanden tot ondersteuning bij dagelijkse gesprekken: doordat GPT met één model betrouwbaar op uiteenlopende werkverzoeken kan reageren, vindt QommonsAI gemakkelijker ingang in de praktijk.

De technologie van OpenAI heeft ook het ontwikkelproces van Polimill veranderd. Het bedrijf zette Codex in voor het hele werkproces: van het definiëren van vereisten en het controleren van consistentie met bestaande code op GitHub tot implementatie en tests. Engineers kunnen zich richten op het beoordelen van door AI gegenereerde plannen en het nemen van strategische beslissingen, terwijl AI een groter deel van de implementatie zelfstandig uitvoert.

Dankzij de snelheid van AI bij het programmeren en het doorlopende werk op de achtergrond werd de ontwikkeling drie tot vijf keer zo snel. Volgens Wakabayashi is de validatiecyclus van prototypes bouwen, deze aan gemeentelijke teams tonen en feedback verzamelen drastisch versneld.

De praktische ondersteuning van OpenAI heeft dat werk nog verder versneld. De samenwerking omvat het delen van best practices uit geavanceerde internationale praktijkvoorbeelden, het verstrekken van op Polimill afgestemde informatie en hulp bij het ontwerpen van het ontwikkelproces zelf, waaronder bepalen welke stappen AI moet uitvoeren en waar mensen toezicht moeten houden en verantwoordelijkheid moeten nemen.

Naarmate modellen en mogelijkheden zich ontwikkelen, blijven ook werkwijzen voor AI-ondersteunde ontwikkeling veranderen. Voor afzonderlijke bedrijven is het lastig om geavanceerde internationale praktijkvoorbeelden te volgen en in hun eigen engineeringorganisatie toe te passen. Wakabayashi vindt het vermogen om van OpenAI te blijven leren en die inzichten binnen Polimill toe te passen even waardevol als de prestaties van de API zelf.

Met de technologie van OpenAI als basis heeft Polimill QommonsAI verder uitgebouwd tot een platform voor gemeentelijk werk. De belangrijkste resultaten voor gebruik en ingebruikname zijn:

• Circa 1.050 gemeenten en ongeveer 550.000 overheidsmedewerkers in heel Japan gebruiken QommonsAI.
• Polimill bouwde een infrastructuur die notulen van volksvertegenwoordigingen en bestuurlijke informatie uit heel Japan samenbrengt en organisatieoverstijgend doorzoekbaar maakt.
• Codex en de praktische ondersteuning van OpenAI versnelden de validatie- en implementatiecycli, waardoor de ontwikkeling drie tot vijf keer zo snel werd.
• Dankzij de geavanceerde redenering van GPT‑modellen konden minder ervaren medewerkers AI en verzamelde bestuurlijke informatie gebruiken om beleidsvoorstellen op te stellen die de kwaliteit van voorstellen van ervaren ambtenaren benaderden.

De waarde van QommonsAI gaat verder dan sneller informatie zoeken. Tijdens de validatie door Polimill gebruikten minder ervaren medewerkers AI en verzamelde bestuurlijke informatie om beleidsvoorstellen op te stellen. Die werden bijna even goed beoordeeld als voorstellen van ervaren ambtenaren.

Tegelijkertijd kregen de voorstellen van de ervaren ambtenaren nog steeds de hoogste beoordelingen. Volgens de analyse van Polimill kwam het verschil voort uit impliciete kennis: praktisch inzicht dat niet in handleidingen staat, zoals de procedures die nodig zijn om een beleidsvoorstel te realiseren of de zorgen die inwoners kunnen hebben.

Polimill wil vastleggen hoe ervaren ambtenaren AI onderzoeksopdrachten geven en hoe zij de resultaten herzien. Zo wordt professioneel inzicht dat voorheen niet werd gedocumenteerd, omgezet in kennis voor de organisatie. Het doel is niet om deskundige medewerkers door AI te vervangen, maar om hun vaardigheden te versterken en hun kennis aan de volgende generatie door te geven. QommonsAI kan een basis vormen voor de kennisoverdracht die Polimill voor de overheid voor ogen heeft.

In het najaar van 2026 wil Polimill Qommons ONE volledig uitrollen: een store waar externe bedrijven toepassingen voor gemeenten kunnen aanbieden. Centraal daarin staat een superagent die meerdere gespecialiseerde AI-systemen en apps uit de private sector samenbrengt. Gebruikers kunnen een doel formuleren, waarna het systeem de benodigde AI of apps aanroept om praktische resultaten te leveren, van onderzoek tot presentaties.

Om die visie te verwezenlijken, beschouwt Polimill de brede invoer- en uitvoermogelijkheden van GPT‑modellen en de opgebouwde kennis van OpenAI over de ontwikkeling van agents als belangrijke fundamenten. OpenAI ondersteunt de ontwikkeling ook met technische validatie en afzonderlijke voorbeelden. Nu modellen en ontwikkelmethoden zich blijven ontwikkelen, ziet Wakabayashi grote waarde in nauwe samenwerking met OpenAI om de nieuwste inzichten binnen Polimill toe te passen.

Door die inzichten snel in de ontwikkeling te verwerken, kan Polimill Qommons ONE blijven verbeteren. De ambitie gaat verder dan een efficiëntere overheid. Dankzij de tijd die AI vrijmaakt, kunnen ambtenaren beter naar burgers luisteren en hen ondersteunen. Dat publieke besturingssysteem is de toekomst van de overheid waaraan Polimill werkt.

Polimills werk aan een nieuwe generatie publieke infrastructuur waarin overheden, bedrijven en burgers via AI met elkaar verbonden zijn, is nog maar net begonnen.