Salesproductiviteit en klantensucces stimuleren bij OpenAI
Dit artikel maakt deel uit van onze serie over hoe OpenAI zelf oplossingen bouwt op basis van eigen technologie.
Groei is een mooie uitdaging, maar brengt ook druk met zich mee. In minder dan een jaar tijd is ons go-to-market-team verdrievoudigd in omvang, terwijl we bijna elke week nieuwe producten op de markt brachten. Dit tempo zorgde voor een structurele uitdaging: de vraag van klanten nam toe, maar systemen en processen konden dit niet bijhouden.
Medewerkers waren vaak een uur bezig met de voorbereiding van een gesprek van dertig minuten, waarbij ze tientallen verschillende systemen moesten doorlopen om de context te achterhalen. Ondertussen stuurden klanten onze teams wekelijks honderden vragen over producten, waardoor deskundigen op dit gebied overbelast raakten en deals vertraging opliepen.
Het resultaat: zelfs de meest ervaren salesmedewerkers besteedden te veel tijd aan het zoeken naar context en antwoorden in plaats van het verdiepen van de relaties met klanten.
Het team had geen behoefte aan alweer een dashboard. Het had een manier nodig om de voorbereidingstijd te verminderen en productkennis te centraliseren.
Dat idee werd GTM Assistant, gebouwd op het automatiseringsplatform van OpenAI en geleverd in Slack. Het richt zich op twee knelpunten:
- Klantonderzoek en voorbereiding: Dagelijkse vergaderverslagen en samenvattingen, inclusief accountgeschiedenis, gespreksnotities, Salesforce-activiteiten en release-updates.
- Veelgestelde vragen over producten: Directe antwoorden uit een zorgvuldig samengestelde kennisbank, met traceerbare links naar primaire documenten.
In plaats van een nieuw systeem om te beheren, werd GTM Assistant rechtstreeks in de dagelijkse workflows van de medewerkers geïntegreerd.
De doorbraak leidde niet alleen tot tijdwinst. We wilden vastleggen wat de allerbeste salesmedewerkers doen en dat met iedereen te delen.
De beste medewerkers werkten rechtstreeks samen met GTM Assistant en bepaalden wat ‘uitstekend’ betekent in vergaderverslagen en productreacties. Hun expertise heeft het systeem getraind. Elke evaluatie, correctie en verbetering heeft niet alleen de Assistent aangescherpt, maar ook de gewoonten van de beste salesmedewerkers binnen de organisatie opgeschaald. Vertrouwen is het belangrijkste succescriterium, dat voortkomt uit de gezamenlijke ontwikkeling van deze oplossingen met de beste eindgebruikers.
“We waren voortdurend aan het discussiëren over wat goed werk hier inhoudt, waarbij we de reacties grondig onderzochten en ‘goed’ binnen ons systeem operationaliseerden.”
Die praktische aanpak werd het kenmerkende aspect van het project. In plaats van dat medewerkers passieve gebruikers van een tool waren, werden ze ontwerpers van een systeem. In plaats van dat deskundigen alleen maar vragen beantwoordden, werden ze bouwers van kennisloops.
De resultaten waren snel zichtbaar. De gemiddelde salesmedewerker:
- Wisselt 22 berichten per week uit met GTM Assistant via dagelijkse briefings, samenvattingen en Q&A.
- Ziet een productiviteitsstijging van 20%, of ongeveer één extra dag per week om aan klanten te besteden en een grotere portefeuille te beheren.
GTM Assistant blijft zich ook verbeteren. Elke week beoordelen productexperts monsters, vullen ze hiaten op en voeren ze updates door in het systeem.
“Het is alsof we een virtuele collega hebben die we elke week opnieuw opleiden”, zegt Huhn.
Klanten voelen het verschil. Vragen die vroeger in Slack bleven hangen, worden nu binnen enkele minuten beantwoord. Vergaderingen beginnen scherper, gebaseerd op de nieuwste gegevens en productupdates. Deals worden sneller gesloten.
Nu het vertrouwen is opgebouwd, werkt de Assistent al aan de volgende stap: CRM-updates registreren na telefoongesprekken, proactief opvallende gebruikspatronen signaleren en follow-ups voor klanten opstellen die automatisch worden verzonden. Werk dat vroeger uren in beslag nam, gebeurt nu op de achtergrond.
"De doorbraak kwam toen we het systeem trainden om te herkennen hoe een succesvolle vergadering eruitziet. Nu fungeert het als een altijd beschikbaar teamlid, dat zorgt voor betere klantresultaten en een soepeler dagelijks verloop voor onze teams.
De GTM Assistant is niet bedoeld om salesmedewerkers te vervangen. We willen hun impact vergroten en het klantsucces stimuleren. Door low-touch evaluaties in de dagelijkse workflows te integreren, heeft het team een systeem opgezet waarin kennis onbelemmerd wordt uitgewisseld, workflows zich aanpassen aan de snelheid van deals en salesmedewerkers mede-eigenaar zijn van de technologie die ze gebruiken.
Hieruit blijkt wat er mogelijk is wanneer geweldige salesmedewerkers worden ondersteund door AI-assistenten die hun uitstekende prestaties omzetten in een systeem dat de hele organisatie naar een hoger niveau tilt.
