Heimstaden verandert woningbeheer met AI
Van een nieuwe aanpak voor woningverhuur tot AI-gestuurd vastgoedbeheer: Heimstaden gebruikt OpenAI om het beheer van woningen te verbeteren.
99%
Lagere productiekosten voor woningafbeeldingen
20.112
Vastgoedobjecten geanalyseerd met Codex
50%
Gebruik onder medewerkers binnen 2–3 maanden
Honderd jaar geleden betekende het beheren van een woongebouw: huurders vinden, huur innen en het vastgoed in goede staat houden. Die basis is vandaag de dag opvallend weinig veranderd. Wat wel verandert, is hoe dat werk wordt gedaan.
Voor de Europese woningverhuurder Heimstaden(opent in een nieuw venster) biedt dit een kans: wat als AI het beheer van duizenden woningen fundamenteel zou kunnen veranderen?
In juni 2025 besloot de leiding van Heimstaden de inzet op AI te versnellen. Na verschillende platforms te hebben geëvalueerd, koos het bedrijf voor OpenAI. Het doel was tweeledig: medewerkers meer mogelijkheden geven en de kernprocessen van het bedrijf opnieuw vormgeven.
De ambitie is om toe te werken naar gebouwen die zichzelf steeds meer beheren. AI kan daarbij helpen behoeften te voorzien, werk te coördineren en beslissingen gedurende de hele levenscyclus van het vastgoed te ondersteunen. "Het doel van onze gebouwen is niet veranderd", zegt Helge Krogsbøl, co-CEO van Heimstaden. "We bieden mensen een thuis. Maar de manier waarop we onze gebouwen beheren, blijft veranderen doordat we bestaande werkwijzen ter discussie stellen en nieuwe technologie omarmen."
"We zien AI als een van de grootste kansen om die transformatie te versnellen."
Neem bijvoorbeeld wat er gebeurt als een woning vrijkomt.
Om die opnieuw te verhuren, moet normaal gesproken de huurwaarde worden bepaald, een fotograaf worden geregeld, advertenties worden gemaakt en op de marktvraag worden ingespeeld. Elke stap vraagt tijd, coördinatie en specialistische kennis. Het vraagt ook om de juiste informatie: weten wat je zelf bezit, wat de concurrentie aanbiedt en wat de klant wil.
AI ondersteunt nu alle belangrijke stappen in dit proces:
Prijsbepaling: Inzichten en aanbevelingen op basis van tools die in ChatGPT Sites zijn gebouwd
Adverteren: AI verzorgt de styling van afbeeldingen en de beschrijvingen van appartementen
Advertenties controleren: Een agent toetst alle gepubliceerde advertenties aan de kwaliteitsnormen van Heimstaden
Feedback: Door AI gegenereerde marktfeedback helpt verhuurteams bij te sturen, waardoor prijzen steeds dynamischer worden
Medewerkers blijven verantwoordelijk voor het beoordelen en goedkeuren van beslissingen. Maar het werk rondom die beslissingen verandert.
In Nederland zijn de kosten voor het maken van een afbeelding van een virtueel ingerichte woning gedaald van ongeveer € 50 naar minder dan € 0,10: een daling van meer dan 99%. Heimstaden schat de potentiële jaarlijkse besparing alleen al op die markt op € 130.000.
Het belang hiervan gaat verder dan goedkopere advertenties. Door AI in het hele verhuurproces toe te passen, kan Heimstaden woningen aanbieden op een manier die beter inspeelt op de markt.
"Onze AI-strategie rust op drie pijlers", zegt Nikolaj Brammer, Chief Digital Officer van Heimstaden. "Ten eerste geven we medewerkers meer mogelijkheden met training en toegang tot de juiste tools. Ten tweede hebben we een centraal transformatieteam en een netwerk van AI-ambassadeurs om grotere AI-initiatieven aan te jagen. Ten derde versterken we de basis door onze vastgoedbeheersystemen en datamodellen klaar te maken voor AI."
In het verhuurproces komen alle drie de pijlers samen: met tools en training kunnen collega's afbeeldingen van virtueel ingerichte woningen en advertenties maken; ons centrale team coördineert verbeteringen in prijsbepaling, adverteren, advertentiecontrole en marktfeedback; en we maken vastgoedgegevens toegankelijk voor de AI-tools die prijsbepaling en het maken van advertenties ondersteunen.
"We begonnen met het ontleden van onze belangrijkste bedrijfsprocessen en vroegen ons af waar AI waarde kon toevoegen. Verhuur is een goed voorbeeld: het gaat niet om het automatiseren van één taak, maar om het verbeteren van het hele proces."
Sommige van de ingrijpendste veranderingen vinden ver buiten de traditionele softwareontwikkelingsteams plaats.
Heimstaden moest de milieurisico's voor zijn volledige vastgoedportefeuille beoordelen. De informatie was beschikbaar, maar verspreid over openbare bronnen, bestandsformaten en datasets. Om die om te zetten in een bruikbare beoordeling, zou veel handmatig werk en technische capaciteit nodig zijn geweest.
Julia Erlandsen, analist ecologische duurzaamheid bij Heimstaden, had geen achtergrond in softwareontwikkeling. Met hulp van Codex ontwikkelde ze een andere aanpak.
Codex hielp bij het vinden, opschonen en standaardiseren van gegevens, bij kwaliteitscontroles en bij het ontwikkelen van herhaalbare verwerkingspijplijnen. Julia behield de regie over de methodologie en validatie.
Het resultaat: 20.112 vastgoedobjecten beoordeeld, meer dan zes miljoen rijen bruikbare gegevens gegenereerd en een geschatte werklast teruggebracht van vijf mensen gedurende een jaar naar twee mensen gedurende twee maanden.
Bovendien hoefde Heimstaden geen externe adviseurs in te schakelen, die anders nodig waren geweest om het probleem op te lossen.
Wat begon als een complex analyseproject, groeit uit tot een herhaalbare aanpak die klimaatrisicobeoordelingen, rapportageverplichtingen en de besluitvorming van beleggers ondersteunt.
"Codex hielp ons een oplossing te bouwen waarvoor we voorheen veel technische ondersteuning nodig zouden hebben gehad. We hebben de methodologie nu zelf in handen en kunnen die zelfstandig verder ontwikkelen."
Heimstaden richt de inzet van AI op taken waarbij medewerkers hulp nodig hebben. Na de introductie van ChatGPT Enterprise in september 2025 gebruikte de helft van de medewerkers het binnen twee tot drie maanden. Een centraal AI-transformatieteam houdt een bibliotheek met praktijkvoorbeelden bij, zodat collega's kunnen leren van toepassingen in het hele bedrijf.
Medewerkers gebruiken goedgekeurde tools volgens de regels voor gegevensbeveiliging. Ze blijven verantwoordelijk voor het controleren van door AI gegenereerde content voordat ze die versturen, en voor het goedkeuren van beslissingen.
Ook huismeesters gebruiken AI, onder wie sommigen die aanvankelijk sceptisch waren. In Noorwegen gebruikte een huismeester ChatGPT om een verwaarloosd appartement te beoordelen en een renovatieplan met prioriteiten op te stellen. Zo werden observaties omgezet in een gestructureerd plan dat de huismeester kon controleren en verfijnen.
"Mensen in het hele bedrijf vinden praktische manieren om AI in hun dagelijkse werk te gebruiken. Het is onze taak om op te schalen wat werkt, terwijl gegevens veilig blijven, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en mensen de regie houden."
Heimstaden bereidt zich al voor op de volgende fase: AI die in verschillende systemen kan werken en processen met meerdere stappen kan coördineren.
Het Procurement Intelligence Platform, dat momenteel wordt uitgerold, combineert workflowautomatisering met OpenAI-modellen die via API's worden gebruikt. Het platform werkt in Outlook, SharePoint en Teams en ondersteunt contractanalyse, de voorbereiding van onderhandelingen en het beheer van de volledige contractlevenscyclus. Medewerkers blijven verantwoordelijk voor commerciële beslissingen en goedkeuringen.
De ambitie voor de langere termijn gaat verder.
Heimstaden werkt mee aan de ontwikkeling van Amplio Estate, een modern vastgoedbeheersysteem dat is ontworpen om AI-gestuurde workflows via MCP te ondersteunen. Het doel is dat medewerkers met AI, zoals ChatGPT, vastgoedinformatie kunnen ophalen en acties kunnen uitvoeren in de belangrijkste bedrijfssystemen, onder passend menselijk toezicht.
Zo zet Heimstaden de eerste stappen om het idee van gebouwen die zichzelf beheren om te zetten in een praktisch technologisch stappenplan.
Meer dan 99% lagere productiekosten voor afbeeldingen in Nederland.
20.112 vastgoedobjecten beoordeeld met Codex, waarbij de geschatte werklast werd teruggebracht van vijf mensen gedurende een jaar naar twee mensen gedurende twee maanden.
50% van de medewerkers gebruikt het binnen 2–3 maanden na de uitrol.
Stel mensen centraal: De knelpunten zijn adoptie en verbeeldingskracht, niet de technologie
Vind je voortrekkers: Collega's die lokaal verandering aanjagen, leveren het meeste op
Zorg dat het proces klopt: AI herstelt geen gebrekkig proces, maar kan een goed proces wel enorm opschalen.
Heimstaden ziet geen toekomst van gebouwen zonder mensen, maar van vastgoed dat wordt ondersteund door steeds intelligentere systemen. Die helpen medewerkers betere beslissingen te nemen en problemen voor klanten beter op te lossen.
De gebouwen blijven grotendeels wat ze altijd al waren: een thuis en een dak boven het hoofd. De manier waarop ze worden beheerd, is voorgoed veranderd.
