Hoe Gilbert + Tobin AI beheert en opschaalt met OpenAI

Gilbert + Tobin is een van de toonaangevende ondernemingsrechtkantoren in Australië en staat bekend om zijn werk op het gebied van kapitaalmarkten, fusies en overnames, geschillen en technologie. De praktijk van het kantoor steunt op specialistische kennis, zorgvuldige oordeelsvorming en de veilige verwerking van gevoelige informatie.

Toen generatieve AI kenniswerk begon te veranderen, zag Gilbert + Tobin een kans: niet om de manier waarop het juridisch advies verleent te veranderen, maar om de kwaliteit te verhogen van het operationele werk dat dit ondersteunt. Het kantoor wilde elk operationeel team betere hulpmiddelen bieden voor onderzoek, tekstproductie en analyse, met behoud van het bestuur en de professionele verantwoordelijkheid die klanten verwachten.

ChatGPT Enterprise werd eerst ingevoerd bij operationele teams, waar praktische toepassingen in een gecontroleerde omgeving konden worden getest. Vervolgens breidde het gebruik zich uit naar marketing, business development, recruitment, financiën, technologie, bedrijfstransformatie en delen van de juridische praktijk. De aandacht is steeds gericht gebleven op de bedrijfsvoering van het kantoor, niet op het vervangen van het professionele beoordelingsvermogen dat de kern vormt van de juridische dienstverlening.

Met Codex gaat het kantoor nog een stap verder: van AI die mensen helpt met afzonderlijke taken naar AI die vastgelegde stappen binnen grotere workflows voltooit.

De zichtbare betrokkenheid van de leiding maakte het gebruik van AI relevant en legitiem binnen het hele kantoor. CEO Sam Nickless introduceerde ChatGPT bij medewerkers aan de hand van voorbeelden uit zijn eigen werk. Met zijn boodschap "AI gebruiken is geen valsspelen" positioneerde hij het als een extra hulpmiddel waarmee medewerkers hun beoordelingsvermogen konden inzetten, in plaats van als een ongepaste sluiproute. Andere senior leiders werden actieve gebruikers en deelden voorbeelden met hun teams.

Gilbert + Tobin combineerde die steun vanuit de leiding met functiespecifieke begeleiding. In plaats van te vertrouwen op algemene trainingen sloot het bedrijfstransformatieteam aan bij vergaderingen van afzonderlijke teams om workflows te demonstreren die waren afgestemd op marketing, financiën, recruitment, operations en andere functies. Interne video's, demonstraties, uitdagingen en verhalen over toepassingen hielpen medewerkers bij te blijven terwijl ChatGPT nieuwe mogelijkheden kreeg.

Het kantoor stelde geen verplichte gebruiksdoelen vast. Het richtte zich erop medewerkers te laten zien wat de technologie kon, terwijl mensen verantwoordelijk bleven voor het resultaat. In juni 2026 was 87% van de geactiveerde licenties in gebruik, ruim twee keer zoveel als het gebruikspercentage dat Gilbert + Tobin doorgaans bij andere hulpmiddelen ziet. Onder de actieve gebruikers waren partners en medewerkers buiten de technologieafdeling.

Gilbert + Tobin verwerkt vertrouwelijke informatie over klanten en de onderneming, waaronder informatie waarvoor verschillende klanteisen gelden. De invoering van AI werd ondersteund door duidelijke richtlijnen voor goedgekeurde taken, wat medewerkers mochten invoeren en hoe uitvoer moest worden gecontroleerd. Het kantoor beoordeelde ook contractuele waarborgen, rolgebaseerde toegang, vereisten voor gegevensverwerking en administratieve beheersmaatregelen.

De overstap naar een OpenAI-omgeving met Australische gegevensresidentie gaf Gilbert + Tobin meer vertrouwen om de toegang uit te breiden en tegelijk te voldoen aan interne vereisten en verwachtingen van klanten.

ChatGPT ondersteunt inmiddels meerdere bedrijfsfuncties. Een taak voor recruitmentonderzoek en gegevensextractie werd ermee teruggebracht van circa vier uur naar ongeveer 20 minuten. Een afzonderlijke workflow voor het verwerken van referenties bespaart naar schatting 25 minuten per kandidaat en ondersteunt zo een team dat grote aantallen sollicitaties verwerkt.

Marketing- en businessdevelopmentteams gebruiken ChatGPT om eerder pitchmateriaal samen te vatten en antwoorden af te stemmen op nieuwe kansen. Het kantoor maakt jaarlijks 400 tot 500 pitches. ChatGPT helpt teams sneller content op te stellen en tegelijk de kwaliteit en aansluiting op de schrijfrichtlijnen van het kantoor te verbeteren. Teams gebruiken ook diepgaand onderzoek ter ondersteuning van sectorrapporten en strategieën voor sectoren, klanten en business development.

Financiële teams gebruiken ChatGPT voor werk met spreadsheets en gegevensanalyse. Technologieteams zetten het in voor documentatie, scripts, trainingsmateriaal en interne richtlijnen. Advocaten die ChatGPT gebruiken, zetten het in voor de operationele kant van hun werk. Onze specifiek juridische workflows worden ondersteund door goedgekeurde platforms, zoals het AI-platform Harvey. Bij al deze toepassingen blijven mensen verantwoordelijk voor het afbakenen van de taak, het controleren van de uitvoer, het toepassen van professioneel beoordelingsvermogen en het goedkeuren van het uiteindelijke werkproduct.

Een bijzondere toepassing van ChatGPT is een aangepaste GPT waarmee leidinggevenden ideeën grondig kunnen testen voordat ze tijd van de CEO vragen. Deze GPT is opgebouwd uit goedgekeurde voorbeelden van Nickless' teksten, prioriteiten, professionele achtergrond, feedback en bedrijfscontext. Hij fungeert als een "digitale tweeling" van de CEO zonder namens hem beslissingen te nemen of het woord te voeren.

Codex heeft Gilbert + Tobin geholpen om vastgelegde operationele processen met meerdere stappen onder menselijke controle te voltooien. Zo stelde het auditrapporten op voor 300 entiteiten, waarmee over de hele workflow een volledige dag handmatig werk werd bespaard. Codex controleerde en hernoemde ook 1.100 bestanden voor upload naar een ander systeem en verving daarmee werk dat voorheen dagen zou hebben gekost.

Deze voorbeelden laten zien hoe het kantoor Codex inzet voor onregelmatige taken of taken waarvoor automatisering via conventionele, herhaalbare processen moeilijk te rechtvaardigen is. Het bedrijfstransformatieteam heeft Codex ook gebruikt om vereisten en een bestaande specificatie om te zetten in een werkende Python-toepassing.

Gilbert + Tobin gebruikte Codex bij de bouw van een AI-workflow voor bepaalde controles op belangenconflicten, witwaspraktijken, politiek prominente personen en klantidentiteit. Het voert onderzoeks- en verwerkingsstappen uit en stelt vervolgens een rapport op voor menselijke controle en goedkeuring. Bepaalde controles die voorheen tot acht uur duurden, kunnen nu binnen enkele minuten worden afgerond.

Binnen de technologieafdeling gebruikte een DevOps-teamlid Codex om een "uitkijktoren" voor monitoring te bouwen voor de AWS-omgeving van het kantoor. Deze brengt operationele signalen samen, ondersteunt diagnose en herstelacties en escaleert problemen die menselijke aandacht vereisen.

Gilbert + Tobin wil de toegang tot ChatGPT Work en Codex uitbreiden terwijl het de beheersmaatregelen invoert die voor breder gebruik nodig zijn. Op langere termijn streeft het kantoor naar een onderling verbonden werkomgeving waarin medewerkers ChatGPT kunnen inzetten om toegang te krijgen tot goedgekeurde organisatiecontext, operationele taken uit te voeren en eindproducten op te leveren zonder handmatig tussen systemen te hoeven schakelen.