ATV Big Air Tour maakt met ChatGPT van 3 dagen werk 3 uur

Gezinnen komen naar ATV Big Air Tour om hun schermen weg te leggen en samen de spanning van iets echts te beleven: sprongen van 23 meter, brullende motoren en herinneringen die nog lang na het evenement blijven. Het bedrijf omschrijft zijn shows als gezinsbelevenissen die draaien om live-actie, interactie en blijvende herinneringen.

ATV Big Air Tour propt bijna 26 tourdata in de Verenigde Staten in een kort seizoen dat van mei tot november loopt. Medeoprichters Larissa Guetter en Derek Guetter racen letterlijk van de ene gemeenschap naar de andere. Voordat het volgende publiek arriveert, regelen ze reizen, coureurs, uitrusting, merchandise, marketing en hun gezinsleven.

Toen hun bedrijf begon op te schalen, hadden ze hulp nodig om de werkdruk aan te kunnen en de groei te versnellen. ChatGPT Work bood uitkomst. Hiermee konden ze tijdrovende taken, van marketing tot merchandising, uit handen geven en veel meer doen dan ze zelf aankonden.

ATV Big Air Tour wordt via allerlei kanalen gepromoot, onder meer door organisatoren, vrijwilligers, ticketingteams, lokale media en kamers van koophandel. Maar de informatie klopt niet altijd. Daarom controleerde Larissa elke dag handmatig de feiten in zo'n 30 onlinepublicaties.

Het opsporen en corrigeren van fouten was cruciaal voor de groei van het bedrijf, maar kostte elke week een volledige werkdag. Met ChatGPT Work neemt een geplande briefing dit werk nu over. Die controleert Larissa's belangrijkste bronnen en vindt zelfs evenementvermeldingen waarvan ze het bestaan niet kende.

"ChatGPT Work maakt dit rapport elke ochtend voor me. Het vindt alle tegenstrijdigheden op het hele internet, zodat ik kan zorgen dat alle informatie klopt", aldus Larissa.

ChatGPT Work stelt ook de juiste contactpersonen bij de publicaties voor en stelt de correctiemailtjes op. Larissa vertelt: "De juiste mensen vinden en elke e-mail schrijven zou normaal gesproken veel tijd kosten, maar nu heb ik de correctieverzoeken binnen enkele minuten klaar en verstuurd naar elke publicatie die haar website moet bijwerken."

De ChatGPT‑workflow verkort de totale controletijd van ongeveer acht naar één uur per week. Zo kan ATV Big Air Tour nauwkeurige evenementinformatie bieden, klanten een probleemloze ervaring bezorgen en de tour beter vindbaar maken.

Merchandise geeft fans een blijvende band met de belevenis, maar het organiseren van de voorraad en plannen van bijbestellingen is grotendeels handwerk. Larissa schakelde ChatGPT Work in voor een oplossing.

Ze begon met het fotograferen van de merchandise van ATV Big Air Tour en uploadde de foto's naar ChatGPT Work. ChatGPT ordende de voorraad, maakte een spreadsheet en een visuele voorraadwebsite en genereerde in minder dan 15 minuten aanbevelingen voor bijbestellingen. Larissa: "Ik sta er nog steeds versteld van hoe moeiteloos dit proces nu verloopt. Vroeger zag ik er enorm tegenop!"

Daarna beoordeelde Larissa de aanbevelingen, bracht ze aanpassingen aan en stuurde ze de definitieve bestelling naar haar leverancier. Het hele proces, van inventariseren tot bijbestellen, duurde nog maar twee tot drie uur in plaats van twee tot drie dagen.

Larissa weet dat groei afhangt van vindbaarheid, waar gezinnen ook zoeken: via Google, ChatGPT of een andere AI-assistent waarmee ze gezinsvriendelijke evenementen en ticketinformatie zoeken. Maar met een tweekoppig bedrijf kan ze de groeistrategie niet aan een marketingteam overlaten. Met ChatGPT Work kan ze die expertise zelf opbouwen.

"Mijn doel is om via AI vindbaar te zijn. De manier waarop mensen informatie zoeken verandert. Als klein bedrijf is het voor ons heel belangrijk om hierin voorop te blijven lopen, zodat we net zo zichtbaar zijn als onze grotere concurrenten", aldus Larissa.

Larissa stelde een dagelijkse automatisering in ChatGPT Work in die is gericht op Answer Engine Optimization, oftewel AEO. Elke dag controleert ChatGPT de website van ATV Big Air Tour om te beoordelen of essentiële informatie, zoals evenementdata, locaties en ticketgegevens, duidelijk is gestructureerd en gemakkelijk kan worden begrepen en weergegeven door AI-zoektools en assistenten zoals ChatGPT. Uit één controle bleek dat ChatGPT ongeveer 90% van de veelgestelde vragen op de site niet kon ophalen. ChatGPT Work bracht niet alleen het probleem aan het licht, maar adviseerde ook een oplossing.

Websiteanalyses lieten zien dat het aantal OpenAI-zoekopdrachten en hits van gebruikersbots in twee opeenvolgende periodes van 30 dagen steeg van 183 naar 2.421, een maandelijkse toename van 1.223%. Larissa filterde trainingsbots en andere AI-platforms uit de resultaten.

Voor ATV Big Air Tour verandert ChatGPT Work bedrijfskritieke taken die vroeger dagen kostten in workflows die Larissa binnen enkele minuten kan voltooien. De voorraadplanning ging van twee of drie volle dagen naar slechts enkele uren. Geplande controles helpen onjuiste evenementinformatie op te sporen voordat die fans bereikt. Daarnaast helpt een automatisering in ChatGPT Work haar om de website van het bedrijf geoptimaliseerd te houden voor vindbaarheid via AI.

Door het administratieve werk rond elke tourstop te verminderen, geeft ChatGPT Work Larissa meer tijd om aan de show te werken, contact te leggen met gezinnen en het volgende evenement nog beter te maken. Lees in dit webinar⁠(opent in een nieuw venster) met Larissa meer over hoe ChatGPT Work kleine bedrijven helpt.