AdventHealth bevordert integrale zorg met OpenAI

AdventHealth zet ChatGPT for Healthcare in om de administratieve last te verlagen en klinische workflows in het hele systeem te stroomlijnen. Door tijdrovende documentatie- en ondersteuningstaken te automatiseren, winnen zorgteams elke week uren terug en kunnen clinici zich directer op patiënten richten. Het resultaat is niet alleen operationele efficiëntie, maar ook meer klinische capaciteit, snellere toegang tot zorg en een meetbare verbetering van de patiëntervaring.

AdventHealth is een ziekenhuissysteem dat actief is in negen staten en jaarlijks miljoenen patiënten bedient. Zoals veel grote zorgsystemen kampt het met krappe marges, groeiende vraag en toenemende administratieve complexiteit.

Een groot deel van die druk is zichtbaar in de dagelijkse workflows. Arts-adviseurs die dossiers beoordelen voor utilization management besteden vaak ongeveer 10 minuten per dossier, niet aan één taak maar aan een reeks stappen: dossiers lezen, relevante details identificeren, criteria controleren en gestructureerde onderbouwingen opstellen. Over honderden of duizenden dossiers loopt die tijd snel op.

De last reikt verder dan klinische functies. Teams in finance, HR, IT en andere functies besteden veel tijd aan het opstellen van documenten, het samenvatten van informatie en het voorbereiden van materialen die nodig maar tijdrovend zijn. Daardoor werken velen in wat leiders omschrijven als ‘constante operationele modus’, met beperkte capaciteit voor werk met meer waarde.

Tegelijkertijd ontstond binnen de organisatie al interesse in AI. Medewerkers experimenteerden met chatbots, ook al beperkten formele beleidsregels het gebruik ervan.

‘We hadden mensen die graag wilden beginnen, maar er was ook een zeer grote groep die aan de zijlijn stond’, zegt Rob Purinton, Chief AI Officer bij AdventHealth. ‘Ze wisten niet zeker hoe ze AI effectief konden gebruiken in hun dagelijkse werk.’

De leiding van AdventHealth concludeerde al vroeg dat losse pilots niet tot betekenisvolle verandering zouden leiden. De centrale uitdaging was om consistent en veilig gebruik binnen een groot personeelsbestand te stimuleren.

‘Het moeilijkste aan AI in de zorg is mensen zover krijgen dat ze het veilig, consistent en op schaal gebruiken’, zegt Purinton. ‘We hebben al vroeg besloten om adoptie als het product te behandelen.’

Die beslissing bepaalde de uitrol. In plaats van AI als automatisering te positioneren, presenteerden leiders het als een manier om de administratieve last te verlagen en tijd terug te geven aan clinici en medewerkers.

‘We praten niet over AI als automatisering. We praten over tijdwinst’, zegt Purinton. ‘Als we een beoordeling van 10 minuten betekenisvol kunnen inkorten — met behoud van kwaliteit — dan is dat capaciteit die we kunnen teruggeven aan onze clinici.’

AdventHealth behandelde adoptie ook als een meetbare operationele metric. De organisatie volgt berichten per gebruiker per werkdag, met uitsluiting van weekenden en feestdagen om een consistente basislijn te creëren. Die metric wordt bewaakt en beheerd zoals elke andere KPI, waarbij doelen en trends regelmatig worden beoordeeld.

Om gebruik op te schalen vertrouwde het systeem op domeingebaseerde peergroepen in plaats van op grote, gecentraliseerde trainingsprogramma’s. Teams in finance werkten bijvoorbeeld met andere finance-teams en HR met HR — waarbij ze prompts, workflows en best practices deelden die relevant waren voor hun specifieke functies.

Toen de organisatie van experimenteren naar implementatie op ondernemingsniveau ging, gaf de leiding prioriteit aan tools die konden voldoen aan de eisen van de zorg rond privacy, governance en betrouwbaarheid.

‘We kozen voor OpenAI omdat we niet op zoek waren naar een demo. We zochten naar enterprise-infrastructuur’, zegt Purinton. ‘Het redeneervermogen, de gestructureerde output en de governancecontroles gaven ons het vertrouwen dat dit niet zomaar productiviteitssoftware was. Het was iets dat we verantwoord konden opschalen binnen een zorgsysteem.’

AdventHealth nam ChatGPT Enterprise in gebruik en later ChatGPT for Healthcare, dat extra waarborgen bood voor gereguleerde omgevingen, waaronder gegevensbescherming en ondersteuning bij compliance.

Ook de snelheid van innovatie en samenwerking beïnvloedde de beslissing.

‘We waarderen het enorm om dichter bij de grens van wat mogelijk is te zitten’, zegt Purinton. ‘En we hebben OpenAI ervaren als een sterke samenwerkingspartner terwijl we nadenken over pilots, implementaties en wat hierna komt.’

Een van de vroegste en best meetbare use cases was utilization management.

Met ChatGPT for Healthcare kunnen arts-adviseurs gestructureerde samenvattingen van patiëntendossiers genereren, relevante klinische details naar voren halen en eerste onderbouwingen opstellen. De clinicus blijft verantwoordelijk voor het eindoordeel, maar de tijd die nodig is om informatie te verzamelen neemt af.

De organisatie meet de impact met systeemdata, waaronder tijdstempels in elektronische patiëntendossiers, in plaats van zelfgerapporteerde schattingen.

‘We geven de voorkeur aan metingen die direct in het proces zijn ingebakken’, zegt Purinton. ‘We kunnen precies zien hoeveel minuten zijn verbeterd en of die verandering statistisch significant is.’

Ook buiten klinische workflows zijn vergelijkbare patronen zichtbaar geworden in afdelingen:

• Het opstellen van documenten en plannen begint met een eerste versie in plaats van met een lege pagina
• Beleid en communicatie worden omgezet in gestructureerde, bruikbare formats
• Notities en ongestructureerde informatie worden snel samengevat tot actiestappen

Deze veranderingen verkorten doorlooptijden, beperken heen-en-weeraanpassingen en verbeteren de consistentie van output.

AdventHealth beoordeelt de impact van AI op twee hoofddimensies: adoptie en workflowprestaties.

Aan de adoptiekant heeft het volgen van dagelijks gebruik gezorgd voor verantwoordelijkheid en zichtbaarheid in hoe snel AI onderdeel wordt van routinematig werk.

Aan de workflowkant worden pilots beoordeeld met doorvoermetrics zoals tijd per taak, doorlooptijd en verwerkt volume. Bij utilization management is het doel om de beoordelingstijd te verkorten met behoud van kwaliteit en consistentie.

Afdelingen rapporteren onder meer:

• Minder tijd besteed aan repetitieve documentatie- en beoordelingstaken
• Snellere doorlooptijd van interne workflows
• Minder herstelrondes dankzij consistentere eerste versies
• Meer capaciteit zonder extra personeel

De organisatie omschrijft deze winsten vaak als ‘tijdwinst’, maar de leiding koppelt dat concept direct aan meetbare resultaten.

‘Als je een taak van 10 minuten terugbrengt naar twee, en dat duizend keer per week gebeurt, dan is dat echte capaciteit’, zegt Purinton. ‘De vraag is hoe je die capaciteit opnieuw inzet.’

Voor AdventHealth is de waarde van AI nauw verbonden met de missie om integrale zorg te leveren. Daarvoor is tijd nodig — tijd voor clinici om met patiënten en families door te brengen, en tijd voor medewerkers om zich te richten op werk met meer waarde.

Een voorbeeld laat de impact op individueel niveau zien. Een arts die voorheen ’s avonds documentatie afrondde, vaak aangeduid als ‘pajamatijd’, kon het werk na door AI ondersteunde veranderingen in workflows tijdens reguliere uren afronden.

‘Hij liet het werk op het werk’, zegt Purinton. ‘Hij kon naar huis gaan en echt aanwezig zijn bij zijn gezin.’

Verhalen als deze versterken de benadering van de organisatie om AI te zien als een hulpmiddel om de administratieve last te verlagen in plaats van rollen te vervangen.

Tot nu toe kwamen de meeste meetbare winsten voort uit het verminderen van de tijd die aan bestaande taken werd besteed. AdventHealth ziet dat als het startpunt.

De organisatie richt zich nu op uitbreiding naar gebieden zoals patiënttoegang, ondersteuning bij klinische besluitvorming en nieuwe zorgmodellen, met dezelfde nadruk op governance, meting en vertrouwen.

De belangrijkste les is volgens de leiding dat het opschalen van AI minder afhangt van de technologie zelf en meer van hoe die wordt geïntroduceerd en geadopteerd.

‘Adoptie is niet: “ga het product gebruiken”. Het is: “verandering leiden”’, zegt Purinton. ‘Als je het meet, waarde aantoont en leidt met vertrouwen, dan kom je verder dan pilots.’