ChatGPT を使った文章作成

明確な意図を持ち、文章の下書きを作成し、見直し、そして磨き上げます。

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ChatGPTは、職場でよく行われる多くの文書作成作業をサポートします。例えば、ゼロからの下書き、書き直しや推敲、特定の読者層に合わせたトーンの調整、そして大まかなメモを明確なコミュニケーションへと変換することなどです。特に、時間が足りないとき、白紙のページを前にして途方に暮れているとき、あるいは文章を適切な完成度に仕上げたいときに役立ちます。

ヒント：ChatGPT は、アップロードしたファイルを処理したり、連携アプリ経由でファイルにアクセスしたりすることができます。詳細はこちらをご覧ください。

文章作成に ChatGPT を使う理由

仕事で文書作成する際の目的は、たいてい同じです。つまり、相手に内容を素早く理解してもらい、次に何をすべきかを明確に伝えることです。ChatGPT は、最も時間がかかる作業—印象的な導入部の考案、アイデアの整理、表現の磨き上げ—を効率化してくれるため、あなたは本当に重要な判断や詳細に集中することができます。

また、対象者に合わせてトーンを調整する際にも効果的です。同じ中核となるメッセージをもとに、一から書き直すことなく、エグゼクティブサマリー、チーム向けアップデート、または顧客向けメモを生成できます。

ほとんどの文章作成タスクに適用できるシンプルなワークフローをご紹介します。

計画 → 下書き → 推敲 → 仕上げ

計画：目標、対象読者、そして「求める行動」（次に何が起こるべきか）を明確にする
下書き：すぐに使える初稿を素早く作成する
推敲：明瞭さ、流れ、トーン、長さを改善する
仕上げ：配信手段（メール、メモ、FAQ、スライドの文面、台本など）に合わせてフォーマットを整える

ChatGPT は、コンテキストと制約条件を指定し、出力結果を最終的な決定事項ではなく、後で確認する下書きとして扱う場合に最も効果を発揮します。

利用開始について

まず、課題の内容を1～2文で明確に定義しましょう。これは誰に向けたもので、読者が読み終えた後にどのような行動をとってほしいのでしょうか？明確な目標があれば、より充実した下書きが書けます。

次に、ChatGPT に素材を提供します。素材としては、下書き、箇条書き、会議のメモ、あるいは必ず盛り込むべき重要な事実などが挙げられます。専門用語を避ける、社内の固有名詞を除外する、中立的なトーンを保つなど、制約がある場合は、それを明確に伝えてください。

次に、形式を指定します。メール、1ページ資料、FAQ、スライドの原稿、台本など、それぞれで求められる文章のスタイルは異なります。ざっと目を通しやすい文章が必要な場合は、見出しと短い段落を指定してください。すぐに送信できる状態の文章が必要な場合は、件名、簡潔な冒頭文、そして明確な次のアクションを指定してください。

最後に、具体的なフィードバックをもとに改善を重ねます。「もっと良くしてほしい」といった漠然とした要望よりも、「25％短くして、最後の行動喚起を明確にしてほしい」といった具体的な指示の方が効果的です。毎回一から書き直してもらうよりも、焦点を絞った修正を数回行う方が、通常は効果的です。

プロンプトの例

タスク	コンテキスト	期待される出力
部門横断的なプロジェクト会議の後、フォローアップメールを作成してください。	添付のメモは、マーケティング、プロダクト、オペレーションの各部門が参加した、製品リリースのスケジュールに関する会議の記録です。	件名、短い要約、そして担当者を明記した明確な今後のアクションプランを含む、簡潔なメールを作成してください。
大まかなメモを基に、経営陣向けの1ページの社内報告書にまとめてください。	対象となるのは、進捗状況、リスク、今後のステップについて簡潔な概要を知りたい上級幹部です。	進捗状況、リスク、今後の作業といった見出しを設けた、1ページにまとめた報告書。
発表文の草案を、より明確で読みやすい内容に書き直してください。	添付の原案は長すぎ、また誰もが理解できるとは限らない社内用語が使われています。	より短く、読みやすく、平易な言葉で書かれた改訂版。