ワークスペースエージェント
ChatGPT で反復作業向けのエージェントを理解し、構築し、活用しましょう。
ChatGPT ユーザーの多くは、すでにドラフト作成、要約、ブレインストーミング、質問への回答といった単発のタスクに AI を活用する方法を知っています。AI 活用は次の段階へと進み、より広がり、日々の業務にさらに組み込まれていきます。個別の場面を支援するだけでなく、AI はますます、共有システム、標準化された引き継ぎ、一貫した出力、そしてタイミング、正確性、プロセスといった現実的な制約に依存する、反復可能なワークフローを支援するために活用されるようになっています。
ここで活躍するのが、ChatGPT のワークスペースエージェントです。これは、通常は手作業で行うような作業、その都度手順を説明し直したり、ツール間で情報をコピーしたりする作業を、繰り返し使えるワークフローとして利用できるように設計されています。ワークスペースエージェントの詳細は、ブログ記事をご覧ください。
エージェントの構築が初めての場合は、まず中核となる概念に焦点を当てましょう。そうすることで、構築を始める際に、一貫した結果が得られるようにワークスペースエージェントを設定する方法を理解できます。
一般的に言えば、エージェントとは、トリガー、特殊なスキルを含む場合があるプロセス、そして接続可能なツールやシステムという3つの要素を持ち、それらを用いてタスクを実行するシステムです。
コンポーネント | 説明 | 例 |
トリガー | エージェントは何によって起動されますか | スケジュール（「毎週平日の午前9時」）または手動実行（「今すぐ実行」）。 |
手順とスキル | エージェントがタスクを期待どおりに完了するための手順 | 入力内容を確認し、不足している情報をチェックし、出力案を作成して、引き継ぐか次のアクションを実行します。 |
ツールとシステム | エージェントが情報を収集し、許可されている場合にアクションを実行するために使用できる承認済みのツールや連携。 | Slack、CRM、社内ドキュメント、チケット管理システム、または共有ドキュメント |
エージェントが最も役立つのは、次のような作業です。
- 繰り返し発生：同じタスクが定期的に発生する
- 構造化：出力には明確な形式があり、エージェントが適切に機能しているかどうかを判断できる
- 時間ベースまたはイベント駆動：一定のサイクルで実行される、またはイベントをきっかけに実行される
- ツールベース：チームが使用しているシステムからの読み取りや書き込みが必要である
自由な発想やブレインストーミング、探索的な文章作成には、通常のチャットの方がより適している場合が多く、特に単発のタスクではその傾向が顕著です。
エージェントは、これまでに構築したことがある従来の API ワークフローとも異なります。他のツールにおける従来のワークフローは、多くの場合決定論的です。つまり、各ステップが明示的に定義されており、ロジックを変更しない限り、システムは毎回同じ経路をたどります。エージェントはより確率的です。エージェントは、指示、ツール、ガードレールの範囲内で動作しながら、モデルを用いてコンテキストを解釈し、一定の範囲内で判断を下し、作業の進め方を調整します。
ワークスペースエージェントを設計する際に役立つ方法の1つは、それをいくつかの部分に分けることです。人に作業を任せる前に、相手が何に責任を持つのか、いつ着手すべきか、どのような場合に立ち止まったり中止したりすべきか、どのツールや情報を使えるのか、どのようなプロセスに従うべきか、そして守るべきルールは何かを明確にすることを意識してみてください。エージェントでは、アプリへのアクセスが必要になる場合があります。ChatGPT のアプリの詳細はこちら（新しいウィンドウで開く）をご覧ください。
以下に、エージェントの構成例をいくつか示します。
マーケティングキャンペーンのサマリーエージェント | 製品フィードバックのトリアージエージェント | 営業パイプラインのサマリーエージェント | |
目的：エージェントの全体的な目標は？ | キャンペーンのパフォーマンスを分析し、最適化を提案する | 新しい製品フィードバックを要約し、適切な担当者に振り分ける | パイプラインの変化を監視し、リスクと機会を明らかにする |
トリガー：作業開始の条件とタイミングは？ | 毎週月曜日午前10時 | Slack からのフォーム送信 | 毎週平日午前8時 |
プロセス：従うべきステップとは？ | KPI を抽出し、傾向を特定し、要約を作成して、次のステップを提案し、担当者を割り当てる | フィードバックを確認し、関連する項目をグループ化し、主要なテーマを要約して、フォローアップの担当者を提案する | パイプラインを確認し、リスクを特定し、次のステップを提案する |
ツール：必要なシステムやアプリケーションは？ | 分析ツールと共有用の要約ドキュメント | Slack、チケット管理システム、要約ドキュメント | CRM、メールまたは Slack、パイプライン管理ツール |
ガバナンス：必要な管理ルール、停止やエスカレーションのタイミングは？ | 推奨事項のドラフトを作成し、予算変更前に承認を得る | チケットの下書きを作成し、優先度の高い問題をエスカレーションし、提出前に承認を得る | 分析結果と推奨事項の下書きを作成し、担当者に通知し、承認なしに直接連絡しない |
以下の例は、エージェントのワークフローパターンと捉えることができます。つまり、チームや職能を問わず見られる、一般的で再現可能な作業パターンです。それぞれが、エージェントが実行できるワークフローの基本的な種類を表しています。具体的なツール、データ、出力は異なる場合がありますが、根底にあるパターンは一貫しています。
ワークフロー | 仕組み | ユースケースの例 |
ブリーフィング 複数の場所から情報を集め、要点を整理し、意思決定に活用できる形にまとめます。 | 1) 入力情報を収集する 2) 比較し、重要なポイントを抽出する 3) オーディエンス向けに要約する 4) ドキュメントやメモ、ブリーフィング（概要）として共有する | 営業：CRM、通話、Slack、ニュースからアカウント概要を作成する マーケティング：分析データ、ソーシャルメディア、ドキュメントからキャンペーンや競合の要約を作成する 経営幹部：推奨事項を含む日次の業界概要を作成する |
トリアージと振り分け 受信項目を処理し、適切な次のステップへ進める | 1) 受信項目を確認する 2) 分類し、優先順位を付ける 3) 次のステップの成果物を作成するか、振り分ける 4) 担当者と依頼者に通知する | サポート：フィードバックをバグ、機能リクエスト、またはフォローアップに変換する。 IT/Ops：Slack で社内リクエストに対応し、緊急度に応じて振り分ける。 採用：応募者をスクリーニングし、適切なプロセスに進める。 |
分析と提案 データや証拠を解釈し、見解を形成して最初の成果物としてまとめる。 | 1) ソースデータを取得する 2) パターンやギャップ、トレードオフを分析する 3) 提案を作成する 4) メモ、プレゼン資料、スプレッドシート、またはメールを作成する | 財務：予算と実績を照合し、マネージャー向けのメモを作成する。 製品/調査： ユーザーフィードバックを分析し、優先事項を提案する。 調達：ベンダーの見積もりを比較し、意思決定マトリクスを作成し、発注書メールの下書きを作成する。 |
コンテンツ作成 コンテンツを作成または更新し、特定のオーディエンスやチャネルに合わせて調整する。 | 1) メモや元資料を基に初稿を作成する 2) トーンと正確性を調整する 3) オーディエンスやチャネルに合わせて調整する 4) 公開または送信する | マーケティング： 概要をキャンペーン用アセットに変換し、フィードバックを得るために共有する。 マネージャー： メモをオンボーディング計画またはトレーニングモジュールに変換する。 営業：フォローアップメール、QBR の要約、関係者向けの要点まとめを作成する。 |
計画と調整 目標をスケジュールされた作業やシステム更新に落とし込む | 1) 制約に基づき計画を策定する 2) 依存関係と可用性を確認する 3) アクションを実行する、または準備する 4) システムを更新し、関係者に通知する | PM/チーフ・オブ・スタッフ： 作業時間を確保し、会議をスケジュールし、進捗トラッカーを更新する。 イベント：オフサイトイベント、参加登録、出張の手配を調整する。 管理者：フォーム、リマインダー、注文、予約を管理し、フォローアップを行う。 |
まずは、組織ですでに構築されているエージェントを使ってみましょう。そのうえで、そのエージェントが何を得意としているのか、どのようなタスクをサポートし、どのツールを利用し、どのような出力を生成するのかを理解しましょう。
どのように振る舞うかを確認するために、まずはいくつかのリスクの低いリクエストから始めます。まずは簡単な入力から試し、その結果を確認して、どのようにタスクに取り組むかを理解しましょう。
適切に構築されたエージェントであっても、人間の判断は引き続き重要であることを覚えておいてください。より広い文脈やそのタスクの重要性、そして良い回答がどのようなものかを理解しているのは、多くの場合ユーザーであるあなたです。
基本を理解し、有力なユースケースを特定したら、独自のワークスペースエージェントの構築を始められます。ChatGPT 上にすでに構築されたスキルがあるかもしれません。ワークスペースエージェントは、指示の中でスキルを使用できます。
注：ChatGPT Enterprise では、エージェントを作成する権限はワークスペース管理者によって管理されます。
- 平易な言葉で始める：エージェントビルダーのチャットで、エージェントに実行させたいタスク、成功の条件、そして従う必要のある制約を説明します。ビルダーはこれを、明確なステップを備えたわかりやすいワークフローに変換できます。その後、チャットで引き続き調整したり、ワークフローや指示を直接編集したりできます。
- ツールとコネクターを選択：エージェントがワークフローを完了するために使用できる承認済みのアプリを選択します。また、エージェントがアクセスする必要があるシステムについて説明すると、ビルダーがそれらを追加し、認証する手順を案内します。
- トリガーを選択：エージェントを実行するタイミングを決めます。エージェントトリガーとは、エージェントの実行を開始するイベントです。ワークスペースエージェントの場合、人がトリガーする（誰かが何かを依頼する）場合や、スケジュールでトリガーする（設定された時刻に実行される）場合があります。エージェントビルダーのチャットを使って、平易な言葉でトリガーを設定できます。
- ガードレールを追加：機密性の高いアクションに対して、制限、必要な承認、および human-in-the-loop（人による介入）のチェックポイントを設定します。これらをエージェントビルダーのチャットに直接追加でき、エージェントビルダーが指示を修正します。
エージェントの構築は、反復的なプロセスとして進めるのが最適です。ChatGPT では、ビルダーもそのプロセスの一部として機能します。エージェントをテストする際は、会話を活用して、何が起きたのかを把握し、問題を見つけ、手順を追って指示を改善してください。
まずは、単純な依頼と、文脈が不足していたり曖昧さがあったりするより複雑なものの両方を含む、現実的な例で試してみましょう。これにより、エージェントがどのように動作するか、また、より明確な指示やガードレールが必要になる可能性がある箇所を把握できます。
エージェントをテストする際には、最初のバージョンが完璧でないのは自然なことです。何かがしっくりこないと感じたとき、それを改善する効果的な方法が2つあります。
- 指示を直接編集：エディタで小さく具体的な変更を加えます。たとえば、手順を明確にしたり、出力形式を調整したり、制約を追加したりします。
- 自然言語で調整：問題があまり明確でない場合は、ビルダーとの会話を活用して整理しながら進めてください。見落としている点を指摘したり、自由回答形式の質問をしたり、推論を説明させることで、指示の不足を明らかにできます。
変更を加えた後は、更新が正しく機能したことを確認するために再度テストしてください。
ワークスペースエージェントは、共有される反復的な作業向けに設計されています。エージェントを共有することで、毎回プロセスを作り直すことなく、チームはタスクを一貫した方法で進められます。
エージェントを共有する際は、その目的を明確にしてください。説明には、対応するタスク、使用するタイミング、必要な入力内容、そして想定される出力の種類を含めてください。共有エージェントは、チームがすでに理解している特定の継続的なワークフローに紐づけられている場合に最も効果的に機能します。プロンプトの例を1つか2つ含めることで、他のメンバーに明確な出発点を示せるだけでなく、導入もスムーズになります。
ワークスペース管理者は、ロールベースのアクセス制御（RBAC）を通じてコネクターや機能へのアクセスを管理しているため、エージェントが Slack、Gmail などのシステムと連携するためには、メンバーに適切な権限が必要になる場合があることに留意してください。
