Polimill bâtit l’infrastructure d’IA publique de demain au Japon

Polimill a commencé avec Surfvote, une plateforme où les citoyens peuvent échanger leurs points de vue sur la politique et la société. En travaillant avec les administrations locales, l’entreprise a constaté un défi structurel : les équipes du secteur public étaient accaparées par les activités quotidiennes et avaient peu de temps pour intégrer la voix des citoyens aux politiques.

Pour élargir la participation citoyenne, Polimill devait d’abord accroître l’efficacité du travail gouvernemental. L’entreprise a commencé à créer une plateforme d’IA générative pour les flux de travail du secteur public et a lancé QommonsAI en octobre 2024. Aujourd’hui, QommonsAI fournit des solutions d’IA spécialisées dans des domaines comme les réponses aux assemblées, les services publics, l’aide sociale et la recherche juridique. Environ 1 050 municipalités et 550 000 employés du secteur public de partout au Japon l’utilisent maintenant. Fondée sur la technologie d’OpenAI, QommonsAI dépasse le simple outil de productivité pour devenir ce que Polimill considère comme un système d’exploitation public destiné au travail municipal au Japon.

La fragmentation des données constituait l’un des principaux obstacles à l’adoption de l’IA générative au sein du gouvernement. Chaque municipalité a ses propres flux de travail et formats de documents, tandis que les dossiers antérieurs sont dispersés. Par exemple, la préparation des réponses aux assemblées peut exiger l’examen manuel de plusieurs années de procès-verbaux afin de vérifier qu’une réponse respecte la politique préfectorale. Même le modèle d’IA le plus performant ne peut fournir d’information pratique si les données sous-jacentes ne sont pas organisées.

Polimill a recueilli et normalisé des procès-verbaux d’assemblées de partout au Japon, puis utilisé l’IA pour ajouter des métadonnées et créer une base de recherche de haute précision fonctionnant entre les municipalités et au fil du temps.

L’entreprise a étendu cette structure au-delà des assemblées pour couvrir l’aide sociale, les lois et d’autres domaines administratifs. En réunissant les données spécialisées et l’IA sur une même plateforme, puis en les rendant consultables dans une interface commune, QommonsAI transforme l’information administrative dispersée en connaissances utiles au travail quotidien. Cette structure soutient la vision de Polimill qui consiste à faire de QommonsAI une plateforme gouvernementale commune.

Les modèles GPT d’OpenAI sont au cœur de QommonsAI. Dans le secteur public, la gestion de l’information et la préparation aux audits sont essentielles. QommonsAI comprend des contrôles opérationnels qui permettent aux administrateurs de consulter l’historique d’utilisation des fonctionnalités et de limiter les modèles offerts selon les politiques de l’organisation.

Parallèlement, Masahiro Wakabayashi, directeur de l’IA de Polimill, cite la polyvalence et la familiarité des modèles GPT comme principales raisons de leur adoption. La grande notoriété de ChatGPT compte lorsque les employés du secteur public doivent utiliser un nouvel outil après son déploiement. Même s’ils connaissent peu les termes techniques ou le nom d’autres modèles, le fait de savoir que le système repose sur la technologie ChatGPT largement utilisée réduit l’obstacle initial à l’adoption.

Selon Polimill, les modèles GPT sont l’option la plus souvent choisie pour le travail quotidien dans la fonctionnalité de conversation générale de QommonsAI. De la lecture de fichiers au soutien des échanges quotidiens, la capacité de GPT à répondre de façon fiable à un large éventail de demandes professionnelles avec un seul modèle aide QommonsAI à s’implanter sur le terrain.

La technologie d’OpenAI a également transformé le processus de développement de Polimill. L’entreprise a adopté Codex dans l’ensemble du flux de travail, de la définition des exigences aux tests, en passant par la vérification de la cohérence avec le code GitHub existant et la mise en œuvre. Les ingénieurs peuvent se concentrer sur l’examen des plans générés par l’IA et sur les décisions stratégiques, tandis que l’IA réalise de façon autonome une plus grande part de la mise en œuvre.

Grâce à la vitesse de programmation de l’IA et à son travail continu en arrière-plan, le développement est devenu de 3 à 5 fois plus rapide. Wakabayashi affirme que le cycle de validation, qui consiste à créer des prototypes, à les présenter aux équipes municipales et à recueillir leurs commentaires, s’est considérablement accéléré.

Le soutien pratique d’OpenAI a accéléré davantage ce travail. La collaboration comprend le partage de pratiques exemplaires tirées de cas internationaux avancés, la transmission d’information adaptée à Polimill et l’aide à la conception du processus de développement, notamment pour déterminer les étapes que l’IA doit prendre en charge et celles que les humains doivent examiner et dont ils doivent assumer la responsabilité.

À mesure que les modèles et leurs capacités évoluent, les pratiques de développement assisté par l’IA continuent aussi de changer. Il est difficile pour chaque entreprise de suivre les cas internationaux avancés et de les intégrer à sa propre organisation d’ingénierie. Wakabayashi estime que la capacité de continuer à apprendre auprès d’OpenAI et d’appliquer ces connaissances au sein de Polimill est aussi précieuse que la performance de l’API elle-même.

Avec la technologie d’OpenAI en son cœur, Polimill a continué de faire évoluer QommonsAI vers une plateforme destinée au travail municipal. Voici les principaux résultats d’adoption et d’utilisation :

• Environ 1 050 municipalités et 550 000 employés du secteur public de partout au Japon utilisent QommonsAI.
• Polimill a créé une infrastructure qui unifie les procès-verbaux d’assemblées et l’information administrative dispersés dans tout le Japon et permet de les consulter d’une organisation à l’autre.
• Codex et le soutien pratique d’OpenAI ont accéléré les cycles de validation et de mise en œuvre, multipliant la vitesse de développement par 3 à 5.
• Le raisonnement avancé des modèles GPT a aidé les employés moins expérimentés à utiliser l’IA et l’information administrative accumulée pour rédiger des propositions de politiques dont la qualité approchait celle des propositions de fonctionnaires chevronnés.

La valeur de QommonsAI dépasse l’accélération de la recherche d’information. Dans le cadre de la validation de Polimill, des employés moins expérimentés ont utilisé l’IA et l’information administrative accumulée pour rédiger des propositions de politiques, lesquelles ont obtenu des évaluations proches de celles obtenues par les propositions de fonctionnaires expérimentés.

Parallèlement, les propositions des fonctionnaires expérimentés ont tout de même obtenu les meilleures évaluations. Selon l’analyse de Polimill, l’écart provient des connaissances tacites : le jugement pratique qui ne figure pas dans les manuels, comme les procédures requises pour concrétiser une proposition de politique ou les préoccupations que pourraient avoir les résidents.

Polimill prévoit consigner la façon dont les fonctionnaires chevronnés demandent à l’IA d’effectuer des recherches et révisent ses résultats, afin de transformer un jugement jusqu’ici non documenté en connaissances organisationnelles. Plutôt que de remplacer les employés qualifiés par l’IA, l’objectif est d’amplifier leurs capacités et de transmettre leur savoir-faire à la prochaine génération. QommonsAI peut devenir la base du transfert de connaissances que Polimill envisage pour le gouvernement.

À l’automne 2026, Polimill prévoit le lancement complet de Qommons ONE, une boutique où des entreprises externes pourront proposer des applications aux municipalités. Elle s’articulera autour d’un super agent réunissant plusieurs systèmes d’IA spécialisés et des applications du secteur privé. Les utilisateurs pourront énoncer un objectif, puis le système fera appel aux applications ou aux solutions d’IA nécessaires pour produire des livrables concrets, de la recherche aux présentations.

Pour concrétiser cette vision, Polimill considère la grande polyvalence des entrées et sorties des modèles GPT ainsi que le savoir-faire accumulé d’OpenAI en matière de développement d’agents comme des fondements importants. OpenAI soutient également le développement au moyen de validations techniques et d’exemples personnalisés. Alors que les modèles et les méthodes de développement continuent d’évoluer, Wakabayashi voit une grande valeur dans une étroite collaboration avec OpenAI pour intégrer les connaissances les plus récentes à Polimill.

En intégrant rapidement ces connaissances au développement, Polimill peut continuer à faire évoluer Qommons ONE. Son ambition dépasse l’efficacité administrative. Le temps libéré par l’IA peut permettre aux fonctionnaires d’écouter plus attentivement les citoyens et de mieux les soutenir. Ce système d’exploitation public représente l’avenir du gouvernement auquel travaille Polimill.

Le travail de Polimill ne fait que commencer en vue d’une infrastructure publique nouvelle génération où les gouvernements, les entreprises et les citoyens sont reliés par l’IA.