The Den spart mit ChatGPT Work 10–15 Stunden pro Woche

The Den Family Social⁠(wird in einem neuen Fenster geöffnet) ist ein Social Club in Denver, der Gastfreundschaft, Gemeinschaft, Arbeit und Spiel verbindet. Hier finden Eltern einen Ort, an dem sie sich ganz als sie selbst fühlen können und auch ihre Kinder willkommen sind. Die Geschäftsidee entstand, als Gründerin Chandler Lipe selbst Mutter wurde. Dahinter stand ihre Überzeugung, dass Eltern hochwertige, inspirierende Räume verdienen, die auf ihr Wohlbefinden ausgerichtet sind.

Als The Den mit den Bauarbeiten und Vorbereitungen für die Eröffnung eines zweiten Standorts begann, setzte Chandler auf ChatGPT Work, um den wachsenden Verwaltungsaufwand zu bewältigen. Ihr kleines Team spart jetzt 10–15 Stunden pro Woche und bereitet Genehmigungs- und Förderanträge in Stunden statt Tagen vor. So bleibt mehr Zeit für Wachstum, ohne die Familien aus dem Blick zu verlieren, für die das Team da ist.

Für die Eröffnung des zweiten Standorts musste das Team von The Den sein Wissen und seine Erfahrungen aus dem ersten Standort in konkrete Abläufe übertragen. Mithilfe der Plugins für Gmail, Slack und Google Drive bat das Team ChatGPT Work, Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammenzutragen, zu analysieren und nächste Schritte vorzuschlagen.

Die Planung ist jetzt strukturierter, besser wiederholbar und schneller. Das Team prüft die Ergebnisse von ChatGPT Work weiterhin auf Richtigkeit und trifft die endgültigen Entscheidungen.

Ein Beispiel ist der zweite Antrag von The Den auf eine Ausschanklizenz. Als kurzfristig ein früherer Anhörungstermin frei wurde, nutzte The Den ChatGPT Work, um schnell Dokumente zusammenzustellen, fehlende Unterlagen zu ermitteln und Dateien in die erforderlichen Formate umzuwandeln.

The Den nutzt denselben Arbeitsablauf, um Fördermöglichkeiten mit kurzen Bewerbungsfristen wahrzunehmen. Förderanträge dauern jetzt nur noch zwei Stunden statt drei Tage. Dadurch kann The Den mehr Möglichkeiten nutzen, sein Wachstum zu finanzieren.

Auch die Führungskräfte von The Den nutzen ChatGPT, um Fragen zu durchdenken und Vorschläge zu entwickeln, bevor sie Probleme im Team besprechen. Chandler schätzt, dass sie dadurch pro Woche etwa 7 Stunden an vorbereitenden Gesprächen spart und sich auf Entscheidungen konzentrieren kann.

Brooke, Head of Programming and Partnerships bei The Den, wollte beispielsweise angesichts des wachsenden Unternehmens ein einheitlicheres Vorgehen bei Partnerschaften entwickeln. Sie besprach die Frage mit ChatGPT und teilte ihre Erfahrungen dazu, welche Partnerschaften funktionierten, welche nicht und warum. Daraus entstand ein Vorschlag für die Struktur der Partnerschaften, den das Führungsteam prüfen konnte.

The Den nutzt diesen Ansatz auch für Finanzanalysen und die betriebliche Planung. Maia, General Manager, trug Finanzberichte aus der Buchhaltung sowie Verkaufs- und Bestandsdaten aus den Kassensystemen zusammen. Anschließend nutzte sie ChatGPT, um diese Informationen zu einem verständlichen Überblick über das Geschäft aufzubereiten. So lässt sich der Warenbedarf leichter prognostizieren und entscheiden, wie Einkauf und Systeme an beiden Standorten funktionieren sollen.

Mit dem Wachstum des Clubs verbringt Chandler viel Zeit auf dem Weg zwischen Standorten und Besprechungen. Sie beginnt, ChatGPT Voice zu nutzen, um unterwegs produktiv zu arbeiten: Sie bespricht den Inhalt einer E-Mail und lässt ChatGPT einen Entwurf erstellen, hält Folgeaufgaben aus einer Besprechung fest oder strukturiert eine Idee, solange sie noch frisch ist. Anschließend kann sie die Ergebnisse prüfen und versenden, sobald sie bereit ist, statt mit einer immer längeren Aufgabenliste an ihren Schreibtisch zurückzukehren.

The Den plant außerdem, Codex auszuprobieren, um individuellere Systeme zu entwickeln. Dazu gehören eine Mitglieder-App für den Check-in und die Kursanmeldung, eine bessere Verknüpfung der Kassensysteme sowie Slack-Benachrichtigungen, die das Team standortübergreifend verbinden.

All diese Arbeit dient dem Ziel, mit dem Chandler The Den gegründet hat: Eltern einen Ort zu geben, an dem sie sich ganz als sie selbst fühlen können und ihre Kinder ebenso willkommen sind.