The Den ประหยัด 10-15 ชม./สัปดาห์ด้วย ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(เปิดในหน้าต่างใหม่) เป็นคลับในเดนเวอร์ที่ผสานการต้อนรับดูแล การพบปะผู้คน การทำงาน และการเล่นเข้าด้วยกัน เพื่อให้พ่อแม่มีพื้นที่ที่ได้เป็นตัวเอง และต้อนรับลูกๆ ของพวกเขาด้วย ธุรกิจนี้เกิดจากประสบการณ์การก้าวสู่ความเป็นแม่ของ Chandler Lipe ผู้ก่อตั้ง และความเชื่อของเธอที่ว่าพ่อแม่ควรมีพื้นที่คุณภาพที่สร้างแรงบันดาลใจและออกแบบโดยคำนึงถึงความเป็นอยู่ที่ดีของพวกเขา

เมื่อ The Den เริ่มก่อสร้างและเตรียมเปิดสาขาที่สอง Chandler จึงหันมาใช้ ChatGPT Work เพื่อช่วยจัดการภาระงานธุรการที่เพิ่มขึ้น ตอนนี้ทีมเล็กๆ ของเธอประหยัดเวลาได้ 10-15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และเตรียมคำขอใบอนุญาตและคำขอทุนได้ในเวลาไม่กี่ชั่วโมงแทนที่จะเป็นหลายวัน ทำให้ทีมมีเวลามากขึ้นในการขยายธุรกิจ โดยยังคงใส่ใจครอบครัวที่มาใช้บริการได้อย่างเต็มที่

ในการเปิดสาขาที่สอง ทีม The Den ต้องนำความรู้และข้อมูลบริบทจากสาขาแรกมาแปลงเป็นแนวทางปฏิบัติ ทีมใช้ปลั๊กอิน Gmail, Slack และ Google Drive เพื่อให้ ChatGPT Work รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากทุกส่วนของธุรกิจ พร้อมเสนอขั้นตอนถัดไป

ตอนนี้การวางแผนเป็นระบบมากขึ้น นำกระบวนการกลับมาใช้ซ้ำได้ และรวดเร็วขึ้น โดยทีมยังคงตรวจสอบความถูกต้องของผลงานจาก ChatGPT Work และเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย

ตัวอย่างหนึ่งคือการยื่นขอใบอนุญาตขายสุราครั้งที่สองของ The Den เมื่อมีคิวนัดพิจารณาที่เร็วขึ้นว่างลงอย่างกะทันหัน The Den ใช้ ChatGPT Work รวบรวมเอกสารอย่างรวดเร็ว ตรวจหาสิ่งที่ยังขาด และแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด

The Den ใช้ขั้นตอนการทำงานเดียวกันนี้เพื่อยื่นขอทุนที่มีเวลารับสมัครจำกัด ตอนนี้การยื่นขอทุนใช้เวลาเพียงสองชั่วโมง จากเดิมสามวัน ซึ่งหมายถึงโอกาสที่มากขึ้นในการสนับสนุนการเติบโตของ The Den

ผู้บริหารของ The Den ยังใช้ ChatGPT ช่วยขบคิดคำถามและจัดทำข้อเสนอ ก่อนนำปัญหามาหารือร่วมกันในทีม Chandler ประเมินว่าวิธีนี้ช่วยลดเวลาที่เธอต้องใช้พูดคุยเพื่อสำรวจแนวทางต่างๆ ได้ราว 7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ทำให้เธอมุ่งไปที่การตัดสินใจได้มากขึ้น

ตัวอย่างเช่น Brooke หัวหน้าฝ่ายกิจกรรมและพันธมิตรของ The Den ต้องการแนวทางการทำงานกับพันธมิตรที่สอดคล้องกันมากขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโต เธอระดมความคิดกับ ChatGPT เพื่อหาทางแก้ปัญหา โดยเล่าถึงสิ่งที่เธอรู้ว่าความร่วมมือใดได้ผล ความร่วมมือใดไม่ได้ผล และเพราะอะไร ผลลัพธ์ที่ได้คือข้อเสนอรูปแบบความร่วมมือกับพันธมิตรสำหรับให้ทีมผู้บริหารพิจารณา

The Den ยังนำแนวทางนี้ไปใช้ในการวิเคราะห์ทางการเงินและการวางแผนการดำเนินงานด้วย Maia ผู้จัดการทั่วไป รวบรวมรายงานทางการเงินจากนักบัญชี รวมถึงข้อมูลยอดขายและสินค้าคงคลังจากระบบขายหน้าร้าน จากนั้นเธอใช้ ChatGPT จัดระเบียบข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นภาพรวมธุรกิจที่เข้าใจง่าย ช่วยให้คาดการณ์ปริมาณสินค้าที่ต้องสำรองไว้ และตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าควรจัดการการจัดซื้อและระบบต่างๆ ร่วมกันระหว่างสองสาขาอย่างไร

เมื่อคลับขยายตัว Chandler ต้องใช้เวลาไม่น้อยไปกับการเดินทางระหว่างสาขาและไปประชุม เธอเริ่มใช้ ChatGPT Voice เพื่อเปลี่ยนเวลาระหว่างเดินทางให้เป็นเวลาทำงานที่ได้ผล ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยถึงเนื้อหาอีเมลแล้วให้ ChatGPT ร่างให้ บันทึกสิ่งที่ต้องติดตามหลังประชุม หรือเรียบเรียงไอเดียขณะที่ยังจำได้ชัดเจน จากนั้นเธอก็ตรวจทานงานและส่งได้เมื่อพร้อม แทนที่จะกลับมาที่โต๊ะพร้อมรายการงานที่ต้องจัดการซึ่งยาวขึ้นเรื่อยๆ

The Den ยังวางแผนจะลองใช้ Codex เพื่อสร้างระบบที่ตอบโจทย์เฉพาะของธุรกิจมากขึ้น เช่น แอปสมาชิกสำหรับเช็กอินและลงทะเบียนคลาส การเชื่อมต่อระบบขายหน้าร้านให้ดีขึ้น และการแจ้งเตือนผ่าน Slack ที่ช่วยให้ทีมต่างสาขาทำงานเชื่อมถึงกัน

ทั้งหมดนี้ล้วนตอบโจทย์เหตุผลที่ Chandler ก่อตั้ง The Den ขึ้นมา นั่นคือการให้พ่อแม่มีพื้นที่ที่ได้เป็นตัวเอง และต้อนรับลูกๆ ให้มาอยู่เคียงข้างพวกเขาด้วย