The Den ganha 10–15 horas por semana com o ChatGPT Work
Ao abrir um novo espaço, o clube prepara candidaturas a apoios em 2 horas, em vez de 3 dias, e a documentação para licenças de venda de bebidas alcoólicas em 3 horas, em vez de 4 dias.
10–15
Horas poupadas por semana pela equipa de direção
92%
menos tempo para apresentar candidaturas a apoios
91%
menos tempo para pedir uma licença de venda de bebidas alcoólicas
O The Den Family Social(abre numa nova janela) é um clube em Denver que reúne serviços de restauração, convívio, trabalho e brincadeira para oferecer aos pais um espaço onde podem sentir-se eles próprios e onde os filhos também são bem-vindos. O negócio nasceu da experiência da fundadora, Chandler Lipe, ao tornar-se mãe, e da sua convicção de que os pais merecem espaços de qualidade, inspiradores e concebidos a pensar no seu bem-estar.
Quando o The Den iniciou as obras e os preparativos para a abertura de um segundo espaço, Chandler recorreu ao ChatGPT Work para ajudar a gerir o crescente volume de trabalho administrativo. A sua pequena equipa poupa agora 10–15 horas por semana e prepara pedidos de licenciamento e candidaturas a apoios em horas, em vez de dias. Assim, tem mais capacidade para crescer sem perder de vista as famílias que serve.
«O ChatGPT Work permite-nos construir a empresa de que precisamos antes de termos a dimensão ou os recursos dessa empresa.»
Para abrir o segundo espaço, a equipa do The Den teve de pôr em prática os conhecimentos e a experiência adquiridos no primeiro. Com os plugins do Gmail, Slack e Google Drive, pediram ao ChatGPT Work que reunisse e analisasse informações de toda a empresa e propusesse os próximos passos.
O planeamento é agora mais organizado, mais fácil de replicar e mais rápido, mas a equipa continua a verificar a exatidão dos resultados do ChatGPT Work e a tomar as decisões finais.
Um exemplo é o segundo pedido de licença para venda de bebidas alcoólicas do The Den. Quando surgiu inesperadamente a possibilidade de antecipar a audiência, o The Den usou o ChatGPT Work para reunir rapidamente os documentos, identificar o que faltava e converter ficheiros para os formatos exigidos.
«Um trabalho que teria exigido quatro dias de pesquisa, triagem, formatação e compilação foi reduzido a três horas de revisão e finalização pela equipa com o ChatGPT Work.»
O The Den usa o mesmo fluxo de trabalho para responder a oportunidades de apoio financeiro com prazos apertados. Apresentar candidaturas a apoios demora agora duas horas, em vez de três dias, o que significa mais oportunidades para apoiar o crescimento do The Den.
Os responsáveis do The Den também usam o ChatGPT para refletir sobre questões e desenvolver propostas antes de levar os problemas ao grupo. Chandler estima que isto lhe poupa cerca de 7 horas de conversas exploratórias por semana, permitindo-lhe concentrar-se na tomada de decisões.
Por exemplo, Brooke, responsável pela programação e pelas parcerias do The Den, queria uma abordagem mais consistente às parcerias à medida que o negócio crescia. Explorou o problema com o ChatGPT, partilhando o que sabia sobre as parcerias que funcionavam, as que não funcionavam e os motivos. O resultado foi uma proposta de estrutura de parcerias para a equipa de direção analisar.
O The Den também aplica esta abordagem à análise financeira e ao planeamento operacional. Maia, a gerente, reuniu relatórios financeiros fornecidos pelo contabilista, bem como dados de vendas e de existências dos sistemas de ponto de venda. Depois, usou o ChatGPT para organizar essas informações numa visão clara do negócio, que facilita a previsão das necessidades de existências e as decisões sobre como gerir as compras e os sistemas dos dois espaços.
À medida que o clube se expande, Chandler passa bastante tempo em deslocações entre espaços e reuniões. Está a começar a usar o ChatGPT Modo Voz para transformar o tempo das deslocações em trabalho produtivo: explicar por voz o conteúdo de um e-mail para que o ChatGPT o redija, registar ações a realizar após uma reunião ou organizar uma ideia enquanto ainda está fresca. Depois, pode rever o trabalho e enviá-lo quando estiver pronta, em vez de regressar à secretária com uma lista cada vez maior de tarefas por fazer.
O The Den também planeia explorar o Codex para criar sistemas mais personalizados, incluindo uma aplicação para os membros registarem a entrada e se inscreverem em aulas, melhores ligações entre os sistemas de ponto de venda e alertas no Slack que mantenham a equipa em contacto entre espaços.
Todo este trabalho remete para o motivo que levou Chandler a criar o The Den: oferecer aos pais um espaço onde possam sentir-se eles próprios e onde os filhos sejam bem-vindos ao seu lado.
