Plex Coffee beri perkhidmatan pantas dan peribadi dengan ChatGPT

Plex Coffee dibina berasaskan tiga janji: kemampuan, kemudahan, dan komuniti yang mengalu-alukan. Dengan mengambil inspirasi daripada industri teknologi, pengasas bersama Philipp Cheng dan Max Kamp mengendalikan kafe-kafe tersebut dengan pemikiran seperti syarikat pemula yang efisien. “Daripada pengambilan pekerja hingga rantaian bekalan, setiap proses yang boleh diautomasikan, telah diautomasikan,” kata Cheng.

Namun, apabila Plex berkembang daripada satu kafe kepada empat kafe, para pengasas berdepan dengan cabaran baharu yang tidak dapat diselesaikan oleh automasi tradisional. ChatGPT Business ialah penyelesaian semula jadi.

Pekerja awal dilatih secara langsung oleh para pengasas, tetapi apabila semakin ramai barista dan pengurus kedai menyertai, menjadi semakin sukar untuk mengekalkan budaya yang berasaskan kehadiran dan perhatian peribadi kepada setiap tetamu.

“Apabila Max dan saya memulakan ini, kami sendiri berada di belakang kaunter.” “Setiap barista baharu yang kami latih, kami sendiri menunjukkan kepada mereka cara berinteraksi dengan pelanggan, cara menyediakan pelbagai jenis minuman, dan cara menangani masalah di kedai,” kata Cheng. “Tetapi kemudian apabila kami berkembang, menjadi semakin sukar untuk menerapkan budaya yang sama dalam kalangan pekerja baharu.”

Apabila Plex berkembang, dua masalah timbul: perkongsian pengetahuan yang terpecah-pecah dan latihan yang tidak konsisten. Dengan kakitangan sambilan yang bekerja mengikut giliran syif, soalan rutin meningkat mendadak dalam kumpulan WhatsApp: di mana hendak mencari item tertentu, butiran tentang sesuatu proses tertentu. “Kami semakin bergelut dengan perkongsian pengetahuan dan itu mengakibatkan lambakan mesej di WhatsApp…pengurus kedai sering terganggu daripada masa fokus mereka,” jelas Cheng.

Latihan juga menjadi lebih sukar untuk diseragamkan. Apabila jumlah kakitangan bertambah, pengurus kedai kurang mempunyai masa untuk membimbing pekerja baharu tentang budaya dan pengalaman pelanggan. Cheng telah cuba mengedarkan buku panduan setebal 25 halaman, tetapi “tiada siapa yang benar-benar berinteraksi dengannya.”

Plex bermula dengan memusatkan pengetahuan mereka di Notion, tetapi mereka menemui jalan buntu. “Carian kata kunci tidak begitu berkesan, memandangkan setiap orang menggunakan perkataan yang berbeza untuk menerangkan apa yang mereka cari”, kata Cheng.

Pasukan itu mendayakan penyambung Notion, yang membolehkan ChatGPT menjawab dengan konteks daripada fail dan wiki Notion anda, supaya kakitangan hanya boleh meminta apa yang mereka perlukan dalam bahasa semula jadi.

“Itu telah mengurangkan mesej WhatsApp kami mengenai isu-isu tertentu sebanyak lebih 50%, kerana orang ramai tahu sahaja di mana hendak mencari perkara yang diperlukan,” kata Cheng. Kakitangan menggunakan iPad di kedai untuk bercakap dengan ChatGPT. Perhatian yang diperoleh semula disalurkan kepada perkara yang paling dihargai oleh Plex: penglibatan komuniti dan acara, yang kini sempat dijalankan oleh pengurus kedai.

Dengan ChatGPT Business, Cheng dapat memanfaatkan buku panduan 25 halamannya dengan cara baharu: “Saya memuat naik buku panduan ini ke dalam GPT tersuai, yang saya kongsikan dalam e-mel orientasi kami.” GPT diberi prom untuk mengajar nilai teras syarikat bersama-sama dengan butiran teknikal seperti tempat Plex mendapatkan sumber kopinya.

“Daripada sekadar mencurahkan maklumat, ia menyampaikannya dengan cara yang menarik dalam bentuk perbualan,” kata Cheng. Ini bermakna pengetahuan lebih mudah kekal diingati, dan pengurus kedai tidak lagi perlu meluangkan sebanyak masa untuk membimbing setiap pekerja baru: “Masa pengenalan pekerja baru telah berkurang daripada berminggu-minggu kepada beberapa hari.”

Setelah proses orientasi dan perkongsian pengetahuan berjalan lancar, Plex Coffee mula bereksperimen dengan cara lain untuk menggunakan ChatGPT Business.

• Penyelidikan peluasan: Apabila Plex berkembang, Cheng menggunakan ChatGPT Business untuk menilai lokasi baharu: “Saya menggunakan alat penyelidikan mendalam untuk membuat anggaran potensi pendapatan berdasarkan jumlah pelanggan dari semasa ke semasa”.
• Memahami perubahan permintaan: Jika terdapat hari atau minggu yang sangat perlahan atau sangat kukuh, “ChatGPT biasanya memberikan penjelasan yang menakjubkan seperti berapa ramai pelajar yang keluar atau acara apa yang sedang berlangsung pada minggu tersebut.” Adalah amat bernilai untuk memahami corak permintaan serta-merta dan pada tahap yang lebih mendalam.” Cheng berkata.
• Mengautomasikan pesanan bekalan: Membuat pesanan dengan vendor mengambil masa, kerana setiap satu mempunyai portal dan aliran kerja yang berbeza. Untuk menyelesaikan perkara itu, Plex “sedang bereksperimen dengan membuat pesanan daripada pembekal kami secara langsung melalui Ejen,” kata Cheng. Bagi rangkaian berbilang bandar, ini boleh mengurangkan kerja pentadbiran yang berulang-ulang dan memastikan stok sentiasa tersedia.

• Masa orientasi dikurangkan daripada berminggu-minggu kepada beberapa hari
• Mesej WhatsApp mengenai soalan operasi berkurang lebih 50%
• Pengurus kedai mendapat semula masa untuk menumpukan perhatian pada penglibatan komuniti
• Latihan yang lebih pantas dan konsisten merentasi lokasi
• Keterlihatan yang dipertingkat terhadap corak permintaan dan perancangan pengembangan

Bagi Cheng, penerimaan AI menjadikan Plex Coffee lebih berdaya tahan dan mudah menyesuaikan diri.

Dengan rancangan untuk berkembang ke 10 kafe sambil mengekalkan operasi yang cekap, Plex Coffee melihat ChatGPT Business sebagai rakan kongsi penting untuk penskalaan. Namun, melangkaui kecekapan semata-mata, AI sedang mewujudkan ruang untuk aspek kemanusiaan dalam hospitaliti untuk terus berkembang—barista meluangkan masa bersama tetamu, berkongsi suasana yang positif, dan mengekalkan pengalaman kafe yang peribadi walaupun syarikat berkembang.