The Den risparmia 10-15 ore a settimana con ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(si apre in una nuova finestra) è un club di Denver che unisce ospitalità, socialità, lavoro e gioco per offrire ai genitori un luogo dove sentirsi sé stessi e dove anche i loro figli sono i benvenuti. L’attività è nata dall’esperienza della fondatrice Chandler Lipe, diventata madre, e dalla sua convinzione che i genitori meritino spazi curati e stimolanti, progettati pensando al loro benessere.

Quando The Den ha avviato i lavori e i preparativi per l’apertura di una seconda sede, Chandler si è rivolta a ChatGPT Work per gestire il crescente carico amministrativo. Il suo piccolo team ora risparmia 10-15 ore a settimana e prepara le richieste di licenze e finanziamenti in poche ore anziché giorni: ha così più tempo da dedicare alla crescita, senza perdere di vista le famiglie che accoglie.

Per aprire la seconda sede, il team di The Den ha dovuto tradurre in procedure operative le conoscenze e l’esperienza maturate nella prima. Usando i plugin di Gmail, Slack e Google Drive, il team ha chiesto a ChatGPT Work di raccogliere e analizzare informazioni da tutta l’azienda e proporre i passi successivi.

La pianificazione è ora più organizzata, replicabile e veloce, mentre il team continua a verificare l’accuratezza dei risultati di ChatGPT Work e a prendere le decisioni finali.

Un esempio è la seconda richiesta di licenza per la somministrazione di alcolici presentata da The Den. Quando si è resa improvvisamente disponibile una data anticipata per l’audizione, The Den ha usato ChatGPT Work per raccogliere rapidamente i documenti, individuare quelli mancanti e convertire i file nei formati richiesti.

The Den usa lo stesso flusso di lavoro per partecipare a bandi di finanziamento con scadenze ravvicinate. Presentare una domanda di finanziamento richiede ora due ore anziché tre giorni, il che significa più opportunità per sostenere la crescita di The Den.

I responsabili di The Den usano ChatGPT anche per approfondire le questioni ed elaborare proposte prima di sottoporre i problemi al gruppo. Chandler stima che questo le risparmi circa 7 ore a settimana di discussioni preliminari, permettendole di concentrarsi sulle decisioni.

Per esempio, Brooke, responsabile delle attività e delle partnership di The Den, voleva un approccio più coerente alle partnership man mano che l’attività cresceva. Ha analizzato il problema con ChatGPT, condividendo ciò che sapeva sulle partnership che avevano funzionato, su quelle che non avevano funzionato e sui motivi. Ne è nata una proposta di modello per le partnership da sottoporre al team dirigenziale.

The Den applica questo approccio anche all’analisi finanziaria e alla pianificazione operativa. Maia, la direttrice generale, ha raccolto i report finanziari dal commercialista e i dati sulle vendite e sulle scorte dai sistemi di cassa. Ha poi usato ChatGPT per organizzare queste informazioni in un quadro chiaro dell’attività, così da prevedere più facilmente il fabbisogno di scorte e decidere come gestire acquisti e sistemi in entrambe le sedi.

Con l’espansione del club, Chandler dedica molto tempo agli spostamenti tra sedi e riunioni. Sta iniziando a usare ChatGPT Voce per lavorare in modo produttivo anche durante gli spostamenti: spiega a voce il contenuto di un’email e ne fa preparare una bozza a ChatGPT, annota le azioni da intraprendere dopo una riunione o dà forma a un’idea mentre è ancora fresca. Può poi rivedere il lavoro e inviarlo quando è pronta, anziché tornare alla scrivania con una lista sempre più lunga di cose da fare.

The Den prevede inoltre di esplorare Codex per creare sistemi più personalizzati, tra cui un’app per il check-in e l’iscrizione ai corsi dei soci, collegamenti migliori tra i sistemi di cassa e notifiche Slack che tengano in contatto il team nelle diverse sedi.

Tutto questo lavoro riconduce al motivo per cui Chandler ha fondato The Den: offrire ai genitori un luogo dove sentirsi sé stessi, con i figli benvenuti al loro fianco.