Trasformare i contratti in dati ricercabili in OpenAI
Questo articolo fa parte della nostra serie che spiega come OpenAI sta sviluppando le proprie soluzioni sfruttando la nostra tecnologia.
Ogni accordo aziendale comporta la firma di un contratto, con date di inizio, termini di fatturazione e clausole di rinnovo.
All’inizio, il processo era gestibile: si leggeva il contratto riga per riga, si inserivano i dati in un foglio di calcolo, e si passava al successivo. Ma quando il volume ha cominciato a raddoppiare, più volte, questo approccio manuale non ha più retto.
“In meno di sei mesi, siamo passati dall’analisi di qualche centinaio di contratti al mese a oltre un migliaio. E nel frattempo avevamo assunto solo una persona in più. Era evidente che il processo non era sostenibile”, racconta Wei An Lee, AI Engineer.
Invece di aumentare il numero di risorse, i team Finance ed Engineering di OpenAI hanno sviluppato un contract data agent (agente per i dati contrattuali). Il principio alla base era semplice: automatizzare le parti ripetitive della revisione contrattuale, lasciando agli esperti il pieno controllo.
L’agente funziona in tre fasi:
- Acquisizione dei dati: PDF, scansioni, perfino foto da smartphone con annotazioni scritte a mano. Tutti questi input disomogenei vengono convogliati in una pipeline uniforme.
- Inferenza con prompt: grazie al retrieval-augmented prompting, il sistema trasforma i contratti in dati strutturati. Non inserisce migliaia di pagine nel contesto: estrae solo le parti rilevanti, le analizza in modo ragionato e mostra come è arrivato alle conclusioni.
- Revisione: gli esperti Finance rivedono i risultati strutturati, con annotazioni e riferimenti per ogni clausola non standard. L’agente evidenzia ciò che è insolito, e coinvolge i revisori umani solo se necessario.
“Non ci limitiamo a estrarre dati, ma ragioniamo: spieghiamo perché un termine è considerato non standard, forniamo il materiale di riferimento e lasciamo al revisore la conferma della classificazione ASC 606.”
Il risultato è un set di dati pronto all'uso, immediatamente integrabile nei flussi di lavoro finanziari. Ciò che una volta richiedeva ore, adesso è disponibile il giorno successivo, già annotato e pronto per la validazione. Gli esperti restano coinvolti, ma il loro ruolo passa dall'inserimento manuale alla valutazione.
“La cosa più bella è che il lavoro più pesante viene svolto dall’IA e poi i nostri team si svegliano al mattino con dati pronti per essere revisionati.”
Questo approccio ispira fiducia: i professionisti ricevono dati strutturati coerenti e supportati da un ragionamento solido, su larga scala, ma sono le loro competenze a guidare il risultato finale.
I risultati:
- tempi ridotti. I tempi di revisione si dimezzano, con risultati pronti già il giorno successivo.
- Maggiore capacità. Migliaia di contratti vengono gestiti senza dover aumentare proporzionalmente il personale.
- Contesto più intelligente. I termini non standard vengono segnalati con spiegazioni e riferimenti.
- Risultati interrogabili. L’output in formato tabellare, archiviato nel data warehouse, consente un’analisi dei dati più semplice.
Ogni ciclo di feedback umano rende l’Agente più veloce e preciso nelle revisioni successive.
“L’unico modo per crescere al passo con OpenAI è questo,” afferma Wei An. “Senza questo approccio, saremmo costretti ad ampliare il team in modo proporzionale all’aumento dei contratti. Così, invece, possiamo mantenere un team snello anche in una fase di ipercrescita.”
Questa architettura supporta ora anche processi di approvvigionamento, conformità e chiusura di fine mese. Il principio resta invariato: automatizzare le attività ripetitive, lasciando agli esseri umani il potere decisionale.
Gli ingegneri la definiscono come “lavoro manuale già svolto,” non come una sostituzione delle decisioni. I team finanziari continuano a raccontare la storia dei numeri, mentre l’Agente si assicura che non debbano dedicare il loro tempo a compiti faticosi.
Ciò che è iniziato come una soluzione per i contratti si è trasformato in un nuovo modo di lavorare nell'ambito finanziario. L’analisi dei dati viene eseguita durante la notte mentre i professionisti si concentrano su analisi e strategia. I leader crescono con sicurezza, senza dover ampliare i team in modo proporzionale.
L’Agente per i dati contrattuali rappresenta un modello di come l’IA possa trasformare responsabilmente un lavoro regolamentato e ad alto impatto. Dimostra cosa diventa possibile quando gli esperti collaborano con sistemi intelligenti: maggiore efficacia, maggiore fiducia e più tempo dedicato a ciò che conta davvero.
