ChatGPT वर्क से द डेन के हर हफ़्ते 10-15 घंटे बचे

द डेन फ़ैमिली सोशल⁠(एक नई विंडो में खुलेगा) डेनवर का एक सामाजिक क्लब है. यह मेहमाननवाज़ी, सामुदायिक मेलजोल, काम और खेल को एक साथ लाकर माता-पिता को ऐसी जगह देता है जहाँ वे अपने मन मुताबिक समय बिता सकें और उनके बच्चों का भी स्वागत हो. इस व्यवसाय की शुरुआत संस्थापक चैंडलर लाइप के माँ बनने के अपने अनुभव से हुई. उनका मानना था कि माता-पिता के लिए भी ऐसी बेहतरीन, प्रेरणादायक जगहें होनी चाहिए जिन्हें उनकी खुशहाली को ध्यान में रखकर बनाया गया हो.

जब द डेन ने अपने दूसरे केंद्र का निर्माण और उसे खोलने की तैयारियाँ शुरू कीं, तो चैंडलर ने बढ़ते प्रशासनिक कामकाज को सँभालने के लिए ChatGPT वर्क की मदद ली. उनकी छोटी-सी टीम अब हर हफ़्ते 10-15 घंटे बचाती है और लाइसेंस व अनुदान के आवेदन दिनों के बजाय घंटों में तैयार कर लेती है. इससे टीम उन परिवारों पर ध्यान बनाए रखते हुए व्यवसाय के विस्तार के लिए ज़्यादा समय दे पाती है, जिनकी वह सेवा करती है.

अपना दूसरा केंद्र खोलने के लिए द डेन की टीम को पहले केंद्र से मिली जानकारी और अनुभव को काम में लाना था. जीमेल, स्लैक और गूगल ड्राइव के प्लगइन का इस्तेमाल करते हुए, उन्होंने ChatGPT वर्क से व्यवसाय के अलग-अलग हिस्सों की जानकारी जुटाने, उसका विश्लेषण करने और अगले कदम सुझाने को कहा.

अब योजना बनाने की प्रक्रिया ज़्यादा व्यवस्थित और तेज़ है, और उसी तरीके को दोबारा अपनाना भी आसान है. फिर भी टीम ChatGPT वर्क के तैयार किए गए काम की सटीकता जाँचती है और अंतिम फ़ैसले खुद लेती है.

इसका एक उदाहरण शराब लाइसेंस के लिए द डेन का दूसरा आवेदन है. जब अचानक सुनवाई की पहले की तारीख मिल गई, तो द डेन ने ChatGPT वर्क की मदद से जल्दी दस्तावेज़ जुटाए, पता लगाया कि क्या कमी रह गई है और फ़ाइलों को ज़रूरी प्रारूपों में बदला.

द डेन अनुदान के ऐसे अवसरों के लिए भी यही कार्यप्रक्रिया अपनाता है, जिनमें आवेदन करने के लिए कम समय मिलता है. अनुदान के लिए आवेदन करने में अब तीन दिन के बजाय दो घंटे लगते हैं. इसका मतलब है द डेन के विस्तार के लिए मदद पाने के ज़्यादा अवसर.

द डेन के नेतृत्वकर्ता किसी समस्या को समूह के सामने रखने से पहले उससे जुड़े सवालों पर विचार करने और प्रस्ताव तैयार करने के लिए भी ChatGPT का इस्तेमाल करते हैं. चैंडलर का अनुमान है कि इससे शुरुआती विचार-विमर्श में लगने वाले उनके लगभग 7 घंटे हर हफ़्ते बचते हैं, ताकि वे फ़ैसले लेने पर ध्यान दे सकें.

उदाहरण के लिए, द डेन में कार्यक्रमों और साझेदारियों की प्रमुख ब्रुक चाहती थीं कि व्यवसाय बढ़ने के साथ-साथ साझेदारियों के लिए एक अधिक सुसंगत तरीका अपनाया जाए. उन्होंने ChatGPT के साथ इस समस्या पर विचार-विमर्श किया. उन्होंने बताया कि उनके अनुभव में कौन-सी साझेदारियाँ सफल रहीं, कौन-सी नहीं और क्यों. इससे साझेदारियों का एक प्रस्तावित ढाँचा तैयार हुआ, जिसे नेतृत्व टीम समीक्षा के लिए देख सकती थी.

द डेन वित्तीय विश्लेषण और संचालन की योजना बनाने में भी यही तरीका अपनाता है. महाप्रबंधक माया ने लेखाकार से वित्तीय रिपोर्ट और बिक्री दर्ज करने वाली प्रणालियों से बिक्री व माल के भंडार के आँकड़े जुटाए. फिर उन्होंने ChatGPT की मदद से उस जानकारी को इस तरह व्यवस्थित किया कि व्यवसाय की स्थिति आसानी से समझ में आ सके. इससे यह अनुमान लगाना आसान हो जाता है कि कितने माल की ज़रूरत पड़ेगी और दोनों केंद्रों में खरीदारी व अन्य व्यवस्थाएँ कैसे चलनी चाहिए.

क्लब का विस्तार होने के साथ, चैंडलर का काफ़ी समय अलग-अलग केंद्रों और बैठकों में आने-जाने में बीतता है. उन्होंने सफ़र के समय में भी काम करने के लिए ChatGPT वॉइस का इस्तेमाल शुरू किया है: ईमेल में क्या कहना है, यह बोलकर ChatGPT से उसका मसौदा बनवाना, बैठक के बाद किए जाने वाले काम दर्ज करना या किसी विचार को मन में आते ही व्यवस्थित कर लेना. इस तरह वे काम की समीक्षा करके, तैयार होने पर उसे भेज सकती हैं. उन्हें अपनी मेज़ पर लौटकर लंबी होती कामों की सूची से नहीं जूझना पड़ता.

द डेन अपनी ज़रूरतों के हिसाब से व्यवस्थाएँ बनाने के लिए Codex को आज़माने की भी योजना बना रहा है. इनमें सदस्यों के लिए आगमन दर्ज करने और कक्षाओं में पंजीकरण का ऐप, बिक्री दर्ज करने वाली प्रणालियों के बीच बेहतर तालमेल और अलग-अलग केंद्रों की टीम को जोड़ने वाली स्लैक सूचनाएँ शामिल हैं.

इन सभी कामों के पीछे वही मकसद है जिसके लिए चैंडलर ने द डेन शुरू किया था: माता-पिता को ऐसी जगह देना जहाँ वे अपने मन मुताबिक समय बिता सकें और उनके साथ उनके बच्चों का भी स्वागत हो.