ChatGPT કામથી ધ ડેન દર અઠવાડિયે 10-15 કલાક બચાવે છે

ધ ડેન ફૅમિલી સોશ્યલ⁠(નવી વિન્ડોમાં ખૂલે છે) ડેન્વરની એક સામાજિક ક્લબ છે. આતિથ્ય, સમુદાય, કામ અને રમતગમતને એક જ જગ્યાએ લાવીને તે માતાપિતાને એવું સ્થળ આપે છે જ્યાં તેઓ પોતાના આગવા વ્યક્તિત્વ સાથે સહજ રહી શકે અને તેમનાં બાળકોનું પણ સ્વાગત થાય. સ્થાપક ચૅન્ડલર લાઇપના માતા બનવાના પોતાના અનુભવમાંથી આ વ્યવસાય ઊભો થયો. તેમનું માનવું હતું કે માતાપિતાને તેમની સુખાકારી ધ્યાનમાં રાખીને બનાવેલી, ઉત્તમ અને પ્રેરણાદાયી જગ્યાઓ મળવી જોઈએ.

ધ ડેને બીજી શાખાનું બાંધકામ અને તેને ખોલવાની તૈયારીઓ શરૂ કરી ત્યારે વધતા વહીવટી કામને સંભાળવા ચૅન્ડલરે ChatGPT કામની મદદ લીધી. તેમની નાની ટીમ હવે દર અઠવાડિયે 10-15 કલાક બચાવે છે અને પરવાના તથા અનુદાનની અરજીઓ દિવસોને બદલે કલાકોમાં તૈયાર કરે છે. આમ, જે પરિવારોને તેઓ સેવા આપે છે તેમના પર ધ્યાન જાળવી રાખીને વ્યવસાય વિસ્તારવાની તેમની ક્ષમતા વધી છે.

બીજી શાખા ખોલવા માટે ધ ડેનની ટીમે પહેલી શાખામાંથી મેળવેલા જ્ઞાન અને પરિસ્થિતિની સમજને વ્યવહારમાં ઉતારવાની હતી. જીમેલ, સ્લૅક અને ગૂગલ ડ્રાઇવનાં પ્લગઇનનો ઉપયોગ કરીને તેમણે ChatGPT કામને વ્યવસાયનાં વિવિધ ક્ષેત્રોમાંથી માહિતી એકત્ર કરવા, તેનું વિશ્લેષણ કરવા અને આગળનાં પગલાં સૂચવવા કહ્યું.

હવે આયોજન વધુ વ્યવસ્થિત રીતે અને ઝડપથી થાય છે, અને એ જ પ્રક્રિયા ફરી અપનાવવી પણ સરળ છે. જોકે, ટીમ હજી પણ ChatGPT કામે તૈયાર કરેલી સામગ્રીની ચોકસાઈ ચકાસે છે અને અંતિમ નિર્ણયો પોતે જ લે છે.

ધ ડેનની દારૂના બીજા પરવાના માટેની અરજી તેનું એક ઉદાહરણ છે. જ્યારે અચાનક વહેલી સુનાવણીની તક મળી, ત્યારે ધ ડેને ChatGPT કામની મદદથી ઝડપથી દસ્તાવેજો ભેગા કર્યા, શું ખૂટે છે તે શોધ્યું અને ફાઇલોને જરૂરી સ્વરૂપોમાં ફેરવી.

અનુદાન મેળવવાની એવી તકો જેમાં ઝડપથી પગલાં લેવાં જરૂરી હોય, તેનો લાભ લેવા ધ ડેન આ જ કાર્યપ્રક્રિયા અપનાવે છે. અનુદાન માટે અરજી કરવામાં પહેલાં ત્રણ દિવસ લાગતા હતા, હવે બે કલાક લાગે છે. એટલે ધ ડેનના વિકાસને ટેકો આપતી વધુ તકોનો લાભ લઈ શકાય છે.

ધ ડેનનું નેતૃત્વ સંભાળતા લોકો પણ કોઈ સમસ્યા જૂથ સમક્ષ રજૂ કરતાં પહેલાં તેના વિશે ઊંડાણથી વિચારવા અને દરખાસ્તો તૈયાર કરવા ChatGPTનો ઉપયોગ કરે છે. ચૅન્ડલરના અંદાજ મુજબ, આ રીતે પ્રાથમિક વિચારવિમર્શમાં દર અઠવાડિયે જતા તેમના લગભગ 7 કલાક બચે છે, જેથી તેઓ નિર્ણય લેવા પર ધ્યાન આપી શકે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, ધ ડેનમાં કાર્યક્રમો અને ભાગીદારીઓનાં વડાં બ્રૂક ઇચ્છતાં હતાં કે વ્યવસાય વધે તેમ ભાગીદારીઓ માટે વધુ સુસંગત અભિગમ અપનાવવામાં આવે. તેમણે ChatGPT સાથે આ સમસ્યા પર વિચારવિમર્શ કર્યો. કઈ ભાગીદારીઓ સફળ રહી, કઈ નહીં અને શા માટે, તે વિશેની પોતાની જાણકારી તેમણે આપી. પરિણામે, નેતૃત્વ સંભાળતી ટીમની સમીક્ષા માટે ભાગીદારીનું પ્રસ્તાવિત માળખું તૈયાર થયું.

ધ ડેન નાણાકીય વિશ્લેષણ અને સંચાલનના આયોજનમાં પણ આ અભિગમ અપનાવે છે. મહાવ્યવસ્થાપક માયાએ હિસાબનીશ પાસેથી નાણાકીય અહેવાલો અને વેચાણસ્થળની પ્રણાલીઓમાંથી વેચાણ તથા માલના જથ્થાની માહિતી એકત્ર કરી. પછી તેમણે ChatGPTની મદદથી આ માહિતીને વ્યવસાયનો સરળતાથી સમજી શકાય એવો ચિતાર મળે તે રીતે ગોઠવી. તેનાથી માલના જથ્થાની જરૂરિયાતોનો અંદાજ લગાવવો અને બંને શાખાઓમાં ખરીદી તથા પ્રણાલીઓ કેવી રીતે ચાલવી જોઈએ તે નક્કી કરવું સરળ બને છે.

ક્લબનો વિસ્તાર થતાં ચૅન્ડલરનો ઘણો સમય શાખાઓ અને બેઠકો વચ્ચેની મુસાફરીમાં જાય છે. મુસાફરીનો સમય કામમાં ઉપયોગી બનાવવા તેમણે ChatGPT વૉઇસનો ઉપયોગ શરૂ કર્યો છે: ઈમેલમાં શું લખવું તે બોલીને ChatGPT પાસે તેનો મુસદ્દો તૈયાર કરાવવો, બેઠક પછી કરવાનાં કામોની નોંધ લેવી અથવા મનમાં તાજો જ આવેલો વિચાર વ્યવસ્થિત રીતે ગોઠવવો. આ રીતે તેઓ પછીથી કામની સમીક્ષા કરી શકે છે અને તૈયાર થાય ત્યારે તેને મોકલી શકે છે. આમ, મેજ પર પાછાં ફરે ત્યારે કરવાનાં કામોની યાદી વધેલી નથી હોતી.

ધ ડેન પોતાની જરૂરિયાતો મુજબની પ્રણાલીઓ બનાવવા માટે Codexને અજમાવવાની પણ યોજના ધરાવે છે. તેમાં સભ્યોના આગમનની નોંધ અને વર્ગોની નોંધણી માટેની ઍપ, વેચાણસ્થળની પ્રણાલીઓ વચ્ચે વધુ સારી રીતે માહિતીની આપલે અને અલગ-અલગ શાખાઓની ટીમને જોડતી સ્લૅક સૂચનાઓનો સમાવેશ થાય છે.

આ બધાં કામનો હેતુ એ જ છે જેના માટે ચૅન્ડલરે ધ ડેન શરૂ કર્યું હતું: માતાપિતાને એવી જગ્યા આપવી જ્યાં તેઓ પોતાના આગવા વ્યક્તિત્વ સાથે સહજ રહી શકે અને તેમની સાથે તેમનાં બાળકોનું પણ સ્વાગત થાય.