HSP GRUPPE કર સલાહ માટે AI ક્ષમતા કેવી રીતે વિકસાવે છે

આ વાર્તામાં આપેલા ઉપયોગના આંકડા HSP GRUPPE અને Kanzleipakt દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા સહિયારા ChatGPT Enterprise વર્કસ્પેસના છે, જેમાં 81 સંગઠનાત્મક જૂથો સામેલ છે. HSP GRUPPE પોતે કાયદેસર રીતે સ્વતંત્ર કર સલાહ, ઑડિટ અને કાયદાકીય પેઢીઓનું નેટવર્ક છે.

બે દાયકાથી વધુ સમયથી HSP GRUPPE⁠(નવી વિન્ડોમાં ખૂલે છે) વ્યાવસાયિક પેઢીની પ્રક્રિયાઓને ડિજિટલ અને પ્રમાણભૂત બનાવવા માટે સતત રોકાણ કરી રહ્યું છે. જનરેટિવ AIના આગમનથી ઘણાં પહેલાં જ પેઢીઓના આ નેટવર્કે પ્રક્રિયાઓનું માનકીકરણ કર્યું, ગુણવત્તા વ્યવસ્થાપનને કાર્યપદ્ધતિમાં સામેલ કર્યું અને સમગ્ર નેટવર્કમાં સતત સુધારાની સંસ્કૃતિ વિકસાવી.

ChatGPT આવ્યું ત્યારે HSPએ તેને માત્ર વધુ એક ઉત્પાદકતા સાધન તરીકે જોયું નહોતું. તેણે વ્યાવસાયિક કાર્યનો વિકાસ કેવી રીતે થઈ શકે એ અંગે નવેસરથી વિચારવાની તક જોઈ.

AI કર્મચારીઓને વધુ ઝડપથી ઇમેઇલ લખવામાં કે દસ્તાવેજોનો સાર આપવામાં કેવી રીતે મદદ કરી શકે એ પૂછવાને બદલે નેતૃત્વએ વધુ વ્યાપક પ્રશ્ન પૂછ્યો: AI જ્યારે વ્યાવસાયિક સેવા પેઢીના સંચાલન મોડલનો ભાગ બને ત્યારે શું થાય?

આ દૃષ્ટિકોણને કારણે HSPએ સમગ્ર પેઢી નેટવર્કમાં કર સલાહ, કાયદાકીય સંશોધન, ગ્રાહક સંચાર, નાણાકીય વિશ્લેષણ અને જ્ઞાનની આપલેમાં ChatGPT Enterpriseને સામેલ કર્યું.

HSPએ AIને સૉફ્ટવેરના અમલીકરણને બદલે સંગઠનાત્મક પરિવર્તન તરીકે અપનાવ્યું.

સંસ્થાએ સ્વીકાર, સંચાલન અને સતત શિક્ષણ પર વિશેષ ધ્યાન આપીને ChatGPT Enterprise રજૂ કર્યું. માસિક AI મંચોએ કર્મચારીઓને વ્યવહારુ ઉપયોગના કિસ્સા શેર કરો અને એકબીજા પાસેથી શીખવાની જગ્યા આપી. ChatGPT Enterpriseની સુરક્ષા સુવિધાઓ મહત્વપૂર્ણ તકનીકી પાયો પૂરો પાડે છે, જ્યારે ગ્રાહક-સંબંધિત માહિતીનો ઉપયોગ HSPની આંતરિક ડેટા સુરક્ષા, ગોપનીયતા અને સંચાલન જરૂરિયાતો અનુસાર નિયંત્રિત થાય છે. વ્યાવસાયિક સમીક્ષા અને અંતિમ જવાબદારી હંમેશાં સંબંધિત કર, કાયદા અથવા હિસાબી વ્યવસાયીના હાથમાં રહે છે.

ધ્યેય માત્ર પ્રયોગોને પ્રોત્સાહન આપવાનો નહોતો. ધ્યેય મોટા પાયે વિસ્તારી શકાય એવી સંગઠનાત્મક ક્ષમતા વિકસાવવાનો હતો.

કાર્સ્ટન શુલ્ઝ કહે છે: “લોકો મને પૂછે છે કે મારી મનપસંદ AI સુવિધા કઈ છે. હું એ પ્રશ્નનો ક્યારેય જવાબ આપતો નથી. અલગ-અલગ સુવિધાઓનું મહત્વ નથી. બધી બાબતો એકબીજા સાથે કેવી રીતે જોડાય છે એ સમજાઈ જાય પછી AI સંપૂર્ણપણે નવી દુનિયાના દરવાજા ખોલે છે.”

સમગ્ર પેઢી નેટવર્કના વ્યવસાયીઓએ પોતાના દૈનિક કાર્યમાં AI લાગુ કરવાની નવી રીતો ઝડપથી શોધી. સાથે જ સંસ્થાએ સફળ ઉપયોગના કિસ્સાઓને કસ્ટમ એજન્ટમાં ફેરવીને પ્રમાણભૂત બનાવવાનું શરૂ કર્યું. એવું એક ઉદાહરણ છે AI ગ્રાહક સંચાર. આ સહિયારો એજન્ટ પ્રારંભિક મુસદ્દા, માળખું, સ્પષ્ટતા અને વધુ સુસંગત ગ્રાહક-કેન્દ્રિત ભાષાશૈલી માટે સહાય કરે છે. વ્યાવસાયિક સમીક્ષા અને અંતિમ જવાબદારી સંબંધિત કર, કાયદા અથવા હિસાબી નિષ્ણાત પાસે જ રહે છે. બીજું ઉદાહરણ બુકિંગ સહાયક SKR03 & SKR04 છે, જે બુકિંગને લગતા ચોક્કસ પ્રશ્નોની તૈયારી અને વર્ગીકરણમાં સહાય કરે છે. અંતિમ વ્યાવસાયિક નિર્ણય કર્મચારી પાસે જ રહે છે. આ પ્રકારના સહિયારા એજન્ટ સાથે મળીને વારંવાર કરવું પડતું કામ ઘટાડે છે અને માત્ર AI નિષ્ણાતોને જ નહીં, દરેક કર્મચારીને શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિઓ ઉપલબ્ધ કરાવે છે.

પછી વ્યવસાયીઓ પોતાના કાર્યમાં આ પાયાનો વધુ વિકાસ કરે છે. મેનેજિંગ પાર્ટનર ફ્રેન્ક હાઇબેલ જટિલ કર પ્રશ્નો ઉકેલવા અને ગ્રાહક સંચારને વધુ અસરકારક બનાવવા માટે ChatGPTનો તકનીકી વિચાર-સાથી તરીકે ઉપયોગ કરે છે. “ChatGPT હવે ખરેખર મારો વિચાર-સાથી બની ગયો છે. તમે જે સ્તરે કામ કરી શકો છો એને તે સંપૂર્ણપણે બદલી નાખે છે,” તેઓ કહે છે.

ભાગીદાર મેગ્ડેલિન પોઝ્નાકે રિયલ એસ્ટેટનાં અનેક રોકાણોનું મૂલ્યાંકન કરવા લાગતો સમય નવ કલાકથી ઘટાડીને લગભગ બે કલાક કર્યો, જેથી તેઓ ગ્રાહકોને સલાહ આપવામાં વધુ સમય આપી શકે. મેનેજિંગ ડિરેક્ટર માર્કો સેલ બેઠકો દરમિયાન ગ્રાહકો સાથે મળીને નાણાકીય પરિદૃશ્યો તપાસવા માટે AI-સંચાલિત ડૅશબોર્ડનો ઉપયોગ કરે છે. વકીલ અને કર સલાહકાર યાન-હેનરિક લાઇફેલ્ટ પોતાના વ્યાવસાયિક નિર્ણયનું સ્થાન લેવા નહીં, પરંતુ તેને વધુ મજબૂત બનાવવા ChatGPTનો ઉપયોગ કરે છે.

આ બધામાં એક સરળ સમાનતા છે: માહિતી તૈયાર કરવામાં ઓછો સમય અને નિષ્ણાત જ્ઞાન લાગુ કરવામાં વધુ સમય.

HSP પહેલેથી જ ChatGPT Work સાથે પોતાની AI યાત્રાના આગામી તબક્કાની તૈયારી કરી રહ્યું છે.

ઍક્સેસ મળ્યાના થોડાં જ અઠવાડિયાંમાં સંસ્થાએ વ્યાપક વર્કસ્પેસમાં વિસ્તાર કરતાં પહેલાં વિકાસકર્તાઓ અને સંચાલકોના નાના જૂથ સાથે મંચનું પ્રાયોગિક અમલીકરણ શરૂ કર્યું. વ્યાપક અમલીકરણ પહેલાં સંચાલન, ગુણવત્તા અને ખર્ચ વચ્ચે સંતુલન જાળવીને એજન્ટિક AI જટિલ કાર્યપ્રવાહને સુરક્ષિત રીતે કેવી રીતે સ્વચાલિત કરી શકે એ સમજવાનો ધ્યેય છે.

HSP માટે આર્થિક લાભનો અર્થ કર્મચારીઓની સંખ્યા ઘટાડવાનો નથી. નેટવર્કની પેઢીઓ પહેલેથી જ સંપૂર્ણ ક્ષમતાએ કાર્ય કરી રહી છે અને ઘણાં બાકી કામનું સંચાલન કરી રહી છે. તેથી ChatGPT વડે બચેલો સમય વધારાના ગ્રાહક કાર્ય, ઓછા કાર્યપૂર્ણતા સમય, વધુ સલાહ ક્ષમતા અને વધુ સારી ગ્રાહક સેવા માટે વાપરી શકાય છે.

શુલ્ઝ માટે આ તક માત્ર લોકોને હાલનાં કાર્યો વધુ ઝડપથી પૂરાં કરવામાં મદદ કરવાની નથી. આ તક કાર્યપ્રવાહને જ નવેસરથી રચવાની છે.

તેઓ વર્ષાંતના હિસાબનું ઉદાહરણ આપે છે. આજે હિસાબનીશો ઘણી વાર ખાતાવહી પૂરી થયાના મહિનાઓ પછી વાર્ષિક હિસાબ તૈયાર કરવાનું શરૂ કરે ત્યારે જ ખૂટતી માહિતી શોધી શકે છે. HSP તપાસી રહ્યું છે કે ChatGPT Work કેવી રીતે ખાતાવહીની સતત સમીક્ષા કરી શકે, આખા વર્ષ દરમિયાન ખૂટતી માહિતી ઓળખી શકે અને ગ્રાહકો પાસેથી સક્રિય રીતે દસ્તાવેજો માગી શકે, જેથી હિસાબનીશ ફાઇલ ખોલે એ પહેલાં જ તૈયારીનું મોટા ભાગનું કામ થઈ ગયું હોય.

લોકોને સહાય કરતા AIથી લઈને સમગ્ર પ્રક્રિયામાં કાર્યનું સંકલન કરતા AI તરફનું આ પરિવર્તન HSPના રૂપાંતરણનો આગામી તબક્કો છે.

• સાપ્તાહિક સક્રિય ઉપયોગ 84% રહ્યો. છ મહિનામાં 755 સાપ્તાહિક સક્રિય વપરાશકર્તા અને 913 અનન્ય વપરાશકર્તા રહ્યા (1 ફેબ્રુઆરીથી 14 જુલાઈ, 2026).
• 1 ફેબ્રુઆરીથી 14 જુલાઈ, 2026ના મૂલ્યાંકન કરાયેલા સમયગાળા દરમિયાન વપરાશકર્તાઓએ ChatGPT સાથે 500,000થી વધુ સંદેશાઓની આપલે કરી.
• સર્વેક્ષણમાં સામેલ 98.6% કર્મચારીઓએ ઉત્પાદકતા વધી હોવાનું અને 84.6%એ કાર્યની ગુણવત્તા સુધરી હોવાનું જણાવ્યું.
• 95.9% ઉત્તરદાતાઓએ દર અઠવાડિયે સમય બચતો હોવાનું જણાવ્યું. 63.5%એ દર અઠવાડિયે ઓછામાં ઓછા બે કલાક અને 25.7%એ ઓછામાં ઓછા પાંચ કલાક બચાવ્યા. HSPને પોતાની વાર્ષિક ક્ષમતા યોજનામાં કામગીરીનો પ્રારંભિક સકારાત્મક સંકેત પહેલેથી જ દેખાઈ રહ્યો છે. AI-સહાયિત કાર્યથી વધારાની ક્ષમતા ઊભી થઈ હોવાનું કર્મચારીઓ સમજતા હોવાથી વ્યવસાયીઓ અગાઉનાં વર્ષો કરતાં નોંધપાત્ર રીતે વધુ કાર્યનું આયોજન કરી રહ્યા છે. સંસ્થાને આ વર્ષના અંતમાં સંપૂર્ણ નાણાકીય અસરનું મૂલ્યાંકન કરવાની અપેક્ષા છે.
• 79.7%એ ગ્રાહક સેવા સુધરી હોવાનું અને 78.1%એ નોકરીથી સંતોષ વધ્યો હોવાનું જણાવ્યું.
• સાવચેતીપૂર્વક તૈયાર કરાયેલું આંતરિક પરિદૃશ્ય દર વર્ષે લગભગ 40,000 કલાકની વધારાની ક્ષમતાનો અંદાજ આપે છે. લગભગ 28,000 કલાક ઉત્પાદક અને સામાન્ય રીતે બિલ કરી શકાય એવા નિષ્ણાત કાર્યમાં વાપરી શકાય, જ્યારે આશરે 12,000 કલાક વહીવટ, ગ્રાહક સેવા અને સહાયમાં વાપરી શકાય. સાવચેતીપૂર્વક નક્કી કરેલા કલાકદીઠ દરોના આધારે HSP દર વર્ષે આશરે €3.8 મિલિયનની સૈદ્ધાંતિક આવક ક્ષમતાનો અંદાજ મૂકે છે. આ ક્ષમતાનું પરિદૃશ્ય છે, પ્રાપ્ત થયેલી કે નિશ્ચિત આવક નથી.

• AIને વ્યક્તિગત સાધન નહીં, સંગઠનાત્મક ક્ષમતા માનો. સફળ પ્રયોગોને પુનરાવર્તિત કરી શકાય એવા કાર્યપ્રવાહમાં વિસ્તારો, જેનો લાભ દરેકને મળી શકે.
• પહેલાં કાર્યકારી પાયામાં રોકાણ કરો. મજબૂત પ્રક્રિયાઓ, સંચાલન અને ગુણવત્તા પ્રણાલીઓ AIનો સ્વીકાર ઝડપી બનાવે છે.
• સતત શિક્ષણની સંસ્કૃતિ વિકસાવો. નિયમિત AI મંચોથી સફળ વિચારોને સમગ્ર સંસ્થામાં ઝડપથી ફેલાવવામાં મદદ મળી.
• માત્ર કાર્યો નહીં, કાર્યપ્રવાહને નવેસરથી રચો. અલગ પ્રવૃત્તિઓને સ્વચાલિત કરવાને બદલે શરૂઆતથી અંત સુધીની પ્રક્રિયાઓ અંગે નવેસરથી વિચારવાથી સૌથી વધુ મૂલ્ય મળે છે.
• વ્યાવસાયિક નિર્ણયને કેન્દ્રમાં રાખીને AI વિકસાવો. AI નિષ્ણાત જ્ઞાનનું સ્થાન લેવાને બદલે તેને વધુ અસરકારક બનાવે ત્યારે સૌથી વધુ મૂલ્ય મળે છે.

• AIની સુવિધાઓથી નહીં, વ્યવસાયિક સમસ્યાઓથી શરૂઆત કરો.
• નિયમિત મંચો બનાવો, જ્યાં કર્મચારીઓ ટીમો વચ્ચે સફળ ઉપયોગના કિસ્સા વહેંચી શકે.
• સફળ પ્રયોગોને મોટા પાયે વિસ્તારી શકાય એવા કાર્યપ્રવાહમાં ફેરવવા AI નિષ્ણાતોને વિષય નિષ્ણાતો સાથે જોડો.
• નવી ક્ષમતાઓનો સમગ્ર સંસ્થામાં વિસ્તાર કરતાં પહેલાં નાના જૂથો સાથે પ્રયોગ કરો.
• AI ક્યાં વાસ્તવિક મૂલ્ય સર્જી રહ્યું છે એ સમજવા માત્ર અમલીકરણ નહીં, પરંતુ સ્વીકાર અને વ્યવસાયિક અસર માપો.

HSP માને છે કે AIથી થનારા તેના સૌથી મોટા લાભ હજુ આગળ છે.

HSP GRUPPE, Kanzleipakt સાથે મળીને સફળ વિકેન્દ્રિત પ્રયોગોનું મૂલ્યાંકન કરવા અને તેમને દસ્તાવેજીકૃત તથા મોટા પાયે વિસ્તારી શકાય એવા સંદર્ભ કાર્યપ્રવાહમાં ફેરવવા સંયુક્ત DATEV-કેન્દ્રિત AI, પેઢી પ્રક્રિયા અને વિકાસ ટીમ સ્થાપવાની યોજના ધરાવે છે. ChatGPT Work અને એજન્ટિક ક્ષમતાઓ પરિપક્વ થતાં HSP વ્યક્તિગત વ્યવસાયીઓને સહાય કરવાથી આગળ વધીને કર્મચારીઓ અને ગ્રાહકો બંનેને સક્રિય સહાય આપતા સંપૂર્ણ કાર્યપ્રવાહને સ્વચાલિત કરવાની યોજના ધરાવે છે.

શુલ્ઝ માટે લાંબા ગાળાની આ તક HSPથી પણ આગળ વિસ્તરે છે. તેઓ માને છે કે AI વિશ્વસનીય વ્યવસાયીઓની ભૂમિકાને ઘટાડવાને બદલે વધુ મજબૂત કરી શકે છે, કારણ કે તે તેમને નિર્ણય લેવામાં, જટિલ સમસ્યાઓ ઉકેલવામાં અને ગ્રાહક સંબંધો વિકસાવવામાં વધુ સમય આપી શકે છે.