Zenken dynamise une équipe commerciale agile avec ChatGPT Enterprise
Zenken repense la vente assistée par l’IA : réduction du temps de préparation, amélioration des taux de réussite et recentrage des efforts sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Zenken combine GPT‑5, des GPT personnalisés, la génération d’images ainsi que les derniers modèles et outils d’OpenAI pour accélérer ses deux activités fondamentales : le marketing web et le secteur en forte croissance des ressources humaines à l’international. En tant que l’une des premières entreprises au Japon à déployer ChatGPT Enterprise à l’échelle de l’organisation, Zenken concrétise une approche axée sur l’IA et constate un impact commercial tangible.
Aujourd’hui, Zenken rapporte :
- Plus de 90 % d’utilisation active hebdomadaire de ChatGPT Enterprise
- Un gain de temps moyen de 30 à 50 % sur les tâches de travail intellectuel
- 5 à 15 heures supplémentaires par employé chaque mois, réinvesties dans des missions à plus haute valeur ajoutée
- 50 millions de yens d’économies annuelles sur les coûts d’externalisation par rapport à l’année précédente
Avant d’adopter ChatGPT Enterprise, Zenken s’appuyait sur des processus manuels pour une vaste gamme de tâches intellectuelles. Les employés consacraient beaucoup de temps à la recherche, à la synthèse, à la traduction et à la création de contenu. Les équipes commerciales étaient également ralenties par de longs temps de préparation avant les rendez-vous clients, ce qui nuisait au volume et à la qualité des échanges.
Pour remédier à ces problèmes, Zenken a décidé d’introduire l’IA de manière structurée et sécurisée. Yuji Okada, responsable du département de planification d’entreprise au sein de la division Administration, explique que, lors de l’évaluation des solutions potentielles, lui et ses collègues se sont « concentrés sur douze capacités requises pour notre activité, telles que la sécurité et le support avancé pour la réflexion complexe », et rappelle que « ChatGPT Enterprise était la seule solution qui remplissait l’ensemble de ces conditions ». Il souligne : « Comme nous traitons des informations clients et des données internes sensibles, la prévention des fuites de données est non négociable. » ChatGPT Enterprise garantit que nos données ne seront pas utilisées pour entraîner son IA. Cette garantie de sécurité nous a donné la confiance nécessaire pour traiter sereinement des données confidentielles. »
La disponibilité des modèles de raisonnement a également été un facteur décisif dans le choix de ChatGPT Enterprise. Dans le cœur de métier du marketing web de Zenken, les équipes doivent analyser en profondeur les enjeux commerciaux des clients et proposer des solutions stratégiques. Le modèle de raisonnement lancé par OpenAI en 2024 offre l’accompagnement avancé pour la réflexion complexe que Zenken recherchait, tout en accélérant davantage l’adoption de l’IA au sein de l’entreprise. M. Okada explique : « Le modèle de raisonnement va au-delà de la simple fourniture d’informations et soutient la prise de décision stratégique dans des domaines tels que l’analyse de marché, la stratégie concurrentielle et l’évaluation de nouveaux débouchés. »
Aujourd’hui, le modèle de raisonnement améliore la qualité de la planification et de l’analyse stratégiques au sein des équipes ; il est également utilisé pour examiner les enjeux de gouvernance propres à Zenken et les nouveaux défis sous un angle stratégique. Il est désormais un moteur essentiel de la croissance de l’activité de Zenken.
L’impact de ChatGPT Enterprise est particulièrement visible au sein des équipes commerciales. Avant d’utiliser ChatGPT Enterprise, l’équipe commerciale dédiait un temps précieux aux travaux de préparation : recherche de prospects, élaboration de supports de présentation, rédaction d’e-mails de prospection, etc. M. Okada se souvient : « Avant même d’envisager d’augmenter le nombre de clients prospectés, nos collaborateurs perdaient déjà un temps précieux en préparatifs. » Comme ils devaient répondre aux demandes de renseignements et élaborer des dossiers de proposition, le temps qu’ils pouvaient réellement consacrer aux clients était limité, ce qui nous a parfois fait manquer des opportunités. » La rédaction de chaque e-mail prenait également du temps, ce qui imposait une limite naturelle au nombre de prospects qu’un commercial pouvait solliciter en une seule journée.
Grâce au déploiement de ChatGPT Enterprise à l’échelle de l’entreprise, Zenken a considérablement amélioré la qualité de son activité commerciale. Le tableau ci-dessous compare le cycle de vente avant et après l’adoption de ChatGPT, étape par étape.
Avant ChatGPT | Avec ChatGPT | |
|---|---|---|
Phase de préparation | Collecter les informations manuellement | Utiliser ChatGPT pour une analyse approfondie du secteur et de la clientèle |
Phase de découverte | Questionnement unidirectionnel sous forme de liste de contrôle | Échanges bidirectionnels axés sur le conseil |
Phase d’entretien | Lorsque des questions surviennent, les réponses sont souvent reportées à un suivi ultérieur | Solliciter ChatGPT durant l’entretien et apporter une réponse immédiate |
Phase de proposition | Propositions standard centrées sur le produit, axées sur les spécifications techniques et les fonctionnalités | Propositions personnalisées fondées sur une analyse approfondie des besoins clients |
Zenken a ainsi constaté des gains tangibles en matière de performance commerciale :
- Le taux de dossiers de proposition franchissant l’étape de l’examen initial a progressé de 15 à 20 %
- Le taux de conversion des nouveaux contrats a progressé de 5 à 10 %
- Le taux d’approbation des propositions finales a progressé d’environ 30 %
« ChatGPT nous aide à réduire le temps consacré à la recherche et à la préparation tout en fluidifiant nos échanges avec les clients », explique M. Okada.
ChatGPT Enterprise est également devenu essentiel à l’activité de recrutement international de Zenken, qui connaît une croissance rapide. La majorité des effectifs étant de langue maternelle japonaise, l’entreprise devait auparavant allouer des ressources temporelles et budgétaires considérables à la traduction des offres d’emploi, des contrats et d’autres documents destinés aux candidats internationaux. M. Okada se souvient : « Lorsque nous devions communiquer dans plusieurs langues, dont l’anglais, les outils de traduction classiques peinaient souvent à restituer le contexte et les nuances, ce qui rendait certains échanges internationaux particulièrement complexes. »
Suite au déploiement de ChatGPT Enterprise, l’équipe a été en mesure de traduire avec précision une grande diversité de documents vers l’anglais et d’autres langues. Cette capacité leur a permis de réduire les coûts d’externalisation tout en accélérant considérablement la cadence de traduction. « Même avec des effectifs plus restreints, nous avons été en mesure de maintenir une organisation qui continue de stimuler la croissance du chiffre d’affaires », déclare M. Okada.
Les collaborateurs utilisent également ChatGPT dans d’autres langues que l’anglais afin de recueillir des informations issues de sites d’actualité, d’articles techniques et d’autres sources stratégiques pour l’activité. Cette approche facilite la conception de nouveaux services et d’initiatives commerciales axés sur le déploiement mondial, tout en permettant à un nombre inédit de collaborateurs chez Zenken de s’impliquer directement dans des projets transfrontaliers.
ChatGPT Enterprise transforme en profondeur l’exécution des tâches quotidiennes chez Zenken. Les équipes utilisent désormais ChatGPT pour générer en quelques minutes des ébauches d’e-mails commerciaux, de propositions, de contenus marketing et de documents internes ; la productivité globale a ainsi quasiment doublé à l’échelle de l’entreprise. Les missions auparavant externalisées sont de plus en plus traitées en interne, ce qui permet de réduire les coûts d’externalisation annuels d’environ 50 millions de yens tout en optimisant les marges. « Au lieu d’être accaparés par des tâches répétitives, les collaborateurs de l’ensemble de l’entreprise disposent désormais de plus de temps pour se concentrer sur la valeur intrinsèque de leurs propositions », déclare M. Okada.
L’adoption est tout aussi soutenue à l’échelle individuelle. Le taux d’utilisation hebdomadaire active de ChatGPT Enterprise dépasse les 90 %, les collaborateurs envoyant en moyenne près de 900 messages par personne chaque mois. « Solliciter ChatGPT en premier lieu est devenu pour nous une seconde nature », explique M. Okada. « Nous utilisons ChatGPT pour formuler une première hypothèse, puis nous en discutons avec nos responsables ou nos collègues. » « Cette méthode de travail a considérablement réduit le temps durant lequel les collaborateurs se sentent bloqués avant d’échanger avec leurs pairs ou d’avancer dans leurs projets. »
Pour Zenken, ChatGPT Enterprise est bien plus qu’un simple outil. Selon les termes de M. Okada, l’outil est devenu un partenaire qui transforme les modes de réflexion et les méthodes de travail des collaborateurs. L’entreprise considère désormais ChatGPT Enterprise comme une plateforme structurante qui soutient tous les leviers, de l’efficacité opérationnelle quotidienne à la planification stratégique, en passant par le développement des talents et, à terme, la transformation globale de l’organisation.
Poursuivez votre lecture
