The Den gagne 10 à 15 h par semaine avec ChatGPT Work
À l’ouverture d’un nouvel établissement, le club prépare ses demandes de subvention en 2 heures au lieu de 3 jours et ses dossiers de licence de vente d’alcool en 3 heures au lieu de 4 jours.
10–15
Heures gagnées chaque semaine par l’équipe de direction
92 %
de temps en moins pour déposer une demande de subvention
91 %
de temps en moins pour déposer une demande de licence de vente d’alcool
The Den Family Social(ouverture dans une nouvelle fenêtre) est un club situé à Denver qui allie accueil, convivialité, travail et jeux pour offrir aux parents un lieu où ils peuvent être eux-mêmes et où leurs enfants sont aussi les bienvenus. L’entreprise est née de l’expérience de la maternité de sa fondatrice, Chandler Lipe, et de sa conviction que les parents méritent des espaces raffinés et inspirants, conçus pour leur bien-être.
Lorsque The Den a lancé les travaux et les préparatifs d’ouverture d’un deuxième établissement, Chandler s’est tournée vers ChatGPT Work pour l’aider à gérer une charge administrative croissante. Sa petite équipe gagne désormais 10 à 15 heures par semaine et prépare ses demandes de licence et de subvention en quelques heures plutôt qu’en plusieurs jours. Elle dispose ainsi de plus de moyens pour se développer tout en restant à l’écoute des familles qu’elle accueille.
« ChatGPT Work nous permet de bâtir l’entreprise dont nous avons besoin avant même d’en avoir la taille ou les ressources. »
Pour ouvrir son deuxième établissement, l’équipe de The Den a dû mettre à profit les connaissances et l’expérience acquises dans le premier. À l’aide des plugins Gmail, Slack et Google Drive, elle a demandé à ChatGPT Work de rassembler et d’analyser des informations issues de toute l’entreprise, puis de proposer les prochaines étapes.
La planification est désormais plus structurée, reproductible et rapide. L’équipe continue toutefois de vérifier l’exactitude des résultats de ChatGPT Work et de prendre les décisions finales.
La deuxième demande de licence de vente d’alcool de The Den en est un exemple. Lorsqu’un créneau d’audition plus proche s’est soudainement libéré, The Den a utilisé ChatGPT Work pour rassembler rapidement les documents, repérer les pièces manquantes et convertir les fichiers aux formats requis.
« Un travail qui aurait demandé quatre jours de recherche, de tri, de mise en forme et d’assemblage a été ramené à trois heures de vérification et de finalisation en équipe avec ChatGPT Work. »
The Den suit la même méthode pour répondre aux offres de subvention assorties de délais serrés. Déposer une demande de subvention prend désormais deux heures, contre trois jours auparavant, ce qui multiplie les possibilités de soutenir la croissance de The Den.
Les responsables de The Den utilisent aussi ChatGPT pour approfondir leurs réflexions et élaborer des propositions avant de soumettre les problèmes au groupe. Chandler estime ainsi économiser environ 7 heures de discussions exploratoires par semaine, ce qui lui permet de se concentrer sur la prise de décision.
Par exemple, Brooke, responsable de la programmation et des partenariats de The Den, souhaitait adopter une approche plus cohérente des partenariats à mesure que l’entreprise se développait. Elle a exploré la question avec ChatGPT, en partageant ce qu’elle savait des partenariats qui fonctionnaient, de ceux qui ne fonctionnaient pas et des raisons de ces résultats. Elle a ainsi élaboré une proposition de cadre pour les partenariats, à soumettre à l’équipe de direction.
The Den applique aussi cette approche à l’analyse financière et à la planification opérationnelle. Maia, la directrice générale, a rassemblé les rapports financiers du comptable ainsi que les données de vente et de stock issues des systèmes de caisse. Elle a ensuite utilisé ChatGPT pour organiser ces informations en une vue synthétique de l’activité, afin de mieux anticiper les besoins en stock et de définir le fonctionnement des achats et des systèmes dans les deux établissements.
À mesure que le club se développe, Chandler consacre beaucoup de temps aux déplacements entre les établissements et les réunions. Elle commence à utiliser ChatGPT Voice pour travailler pendant ses trajets : dicter les grandes lignes d’un e-mail et en confier la rédaction à ChatGPT, noter les actions à mener après une réunion ou structurer une idée encore fraîche. Elle peut ensuite relire le travail et l’envoyer quand elle est prête, plutôt que de retrouver à son bureau une liste de tâches toujours plus longue.
The Den prévoit aussi d’explorer Codex pour créer des systèmes plus personnalisés : une application permettant aux membres de signaler leur arrivée et de s’inscrire aux cours, de meilleures connexions entre ses systèmes de caisse et des alertes Slack pour relier les équipes des différents établissements.
Tous ces efforts servent l’ambition qui a poussé Chandler à créer The Den : offrir aux parents un lieu où être eux-mêmes, avec leurs enfants accueillis à leurs côtés.
