Zenken renforce une équipe de vente allégée avec ChatGPT Enterprise
Zenken repense les ventes grâce à l’IA—réduisant le temps de préparation, améliorant les taux de réussite et recentrant l’attention sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Zenken combine GPT‑5, des GPT personnalisés, la génération d'images et les derniers modèles et outils OpenAI pour accélérer ses deux activités principales : le marketing Web et le secteur en pleine croissance des ressources humaines à l'étranger. En tant que l’une des premières entreprises au Japon à déployer ChatGPT Enterprise dans toute l’organisation, Zenken met en pratique une approche axée sur l’IA et constate un impact commercial clair.
Aujourd'hui, Zenken signale :
- Plus de 90 % d'utilisation active hebdomadaire de ChatGPT Enterprise
- Économies de temps moyennes de 30 à 50 % pour les tâches de travail de connaissances
- 5 à 15 heures supplémentaires par employé chaque mois, réinvesties dans un travail à plus forte valeur ajoutée
- 50 millions de yens d’économies annuelles sur les coûts d’impartition par rapport à l’année précédente
Avant d’adopter ChatGPT Enterprise, Zenken s’appuyait sur des processus manuels pour un large éventail de tâches de connaissances. Les employés ont consacré beaucoup de temps à la recherche, à la synthèse, à la traduction et à la création de contenus. Les équipes de vente ont également été confrontées à de longs délais de préparation pour les réunions avec les clients, ce qui a réduit le nombre et la qualité des conversations avec eux.
Pour résoudre ces problèmes, Zenken a décidé d’introduire l’IA de manière structurée et sécurisée. Yuji Okada, gestionnaire du département de planification d’entreprise à la division administrative, explique que lorsqu’ils ont évalué les solutions potentielles, ils « se sont concentrés sur douze capacités requises pour notre entreprise, telles que la sécurité et le soutien avancé pour la pensée complexe », et se rappelle que « ChatGPT Enterprise était la seule solution pour répondre à toutes ces conditions. » Il souligne : « Comme nous traitons des informations client et des données internes sensibles, la prévention des fuites de données est impérative. ChatGPT Enterprise garantit que nos données ne seront pas utilisées pour former son IA. Cette fonctionnalité de sécurité nous a donné la confiance nécessaire pour manipuler des données confidentielles en toute sécurité. »
La disponibilité des modèles de raisonnement a également constitué un facteur déterminant dans le choix de ChatGPT Enterprise. Dans l’activité principale de marketing Web de Zenken, les équipes doivent analyser en profondeur les défis commerciaux des clients et proposer des solutions stratégiques. Le modèle de raisonnement publié par OpenAI en 2024 offre le soutien avancé pour la réflexion complexe que Zenken recherchait et a encore accéléré l'utilisation de l'IA par l'entreprise. Yuji Okada explique : « Le modèle de raisonnement va au-delà de la simple fourniture d’informations et apporte un soutien à la prise de décision au niveau de la direction dans des domaines tels que l’analyse de marché, la stratégie concurrentielle et l’évaluation de nouvelles opportunités commerciales. »
Aujourd’hui, le modèle de raisonnement améliore la qualité de la planification stratégique et de l’analyse au sein des équipes et est également utilisé pour examiner les enjeux de gestion propres à Zenken et les nouveaux défis d’un point de vue stratégique. Il est devenu un moteur clé de la croissance des affaires de Zenken.
L'impact de ChatGPT Enterprise est particulièrement visible dans le domaine des ventes. Avant d’utiliser ChatGPT Enterprise, l’équipe des ventes devait consacrer beaucoup de temps à des tâches de préparation telles que la recherche de prospects, la création de documents de proposition et la rédaction de courriels de vente. Yuji Okada se souvient : « Même avant que nous puissions réfléchir à augmenter le nombre de clients que nous approchions, nos équipes perdaient déjà beaucoup de temps en préparation. Parce qu’ils devaient répondre aux demandes de renseignements et créer des documents de proposition, le temps qu’ils pouvaient réellement consacrer aux clients était limité, et parfois nous avons raté des occasions. » La rédaction de chaque courriel prenait également du temps, ce qui créait une limite naturelle au nombre de prospects qu’un représentant commercial pouvait atteindre en une seule journée.
En déployant ChatGPT Enterprise dans toute l’entreprise, Zenken a considérablement amélioré la qualité de ses activités de vente. Le tableau ci-dessous compare le processus de vente avant et après ChatGPT à chaque phase.
Avant ChatGPT | Avec ChatGPT | |
|---|---|---|
Phase de préparation | Recueillez l’information manuellement | Utilisez ChatGPT pour une analyse plus approfondie du secteur et des clients |
Phase de découverte | Questionnement à sens unique, style liste de contrôle | Conversations bidirectionnelles, consultatives |
Phase de réunion | Lorsque des questions se posent, les réponses sont souvent reportées à un suivi ultérieur | Demandez à ChatGPT pendant la réunion et répondez sur-le-champ |
Phase de proposition | Propositions standard axées sur les produits, mettant l'accent sur les spécifications et les caractéristiques | Propositions personnalisées basées sur les informations des clients |
Par conséquent, Zenken a observé des améliorations nettes dans la performance des ventes :
- Propositions réussissant la vérification initiale en hausse de 15 à 20 %
- Taux de réussite pour les nouvelles affaires en hausse de 5 à 10 %
- Taux d’approbation des propositions finales en hausse d’environ 30 %
« ChatGPT nous aide à réduire le temps nécessaire à la recherche et à la préparation, tout en rendant nos conversations avec les clients plus fluides », explique Yuji Okada
ChatGPT Enterprise est également devenu essentiel pour la croissance rapide des ressources humaines de Zenken à l’étranger. Étant donné que la majorité des employés sont des locuteurs natifs du japonais, l’entreprise devait auparavant consacrer beaucoup de temps et de budget à la traduction des offres d’emploi, des contrats et d’autres documents pour les candidats internationaux. Yuji Okada se souvient : « Lorsque nous devions communiquer dans plusieurs langues, y compris l’anglais, les outils de traduction conventionnels échouaient souvent à transmettre le bon contexte et les nuances appropriées, ce qui rendait certaines communications internationales assez difficiles. »
Après avoir déployé ChatGPT Enterprise, l’équipe a pu traduire avec précision un large éventail de documents en anglais et dans d’autres langues. Cela leur a permis de réduire les coûts d’externalisation tout en augmentant considérablement la rapidité de traduction. « Même avec une équipe plus petite, nous avons réussi à maintenir une organisation qui continue de favoriser la croissance des revenus », déclare Yuji Okada.
Les employés utilisent aussi ChatGPT dans des langues autres que l’anglais pour recueillir des informations auprès de sites d’actualités, d’articles techniques et d’autres sources importantes pour l’entreprise. Cela facilite la conception de nouveaux services et initiatives d’affaires en pensant à l’expansion mondiale et permet à plus de personnes chez Zenken de participer directement au travail transfrontalier que jamais auparavant.
ChatGPT Enterprise redéfinit la manière dont le travail quotidien est accompli chez Zenken. Les équipes utilisent maintenant ChatGPT pour générer des premières ébauches de courriels de vente, de propositions, de contenu marketing et de documents internes en quelques minutes, et la productivité globale a à peu près doublé dans l’ensemble de l’organisation. Les travaux qui étaient auparavant sous-traités sont de plus en plus réalisés à l'interne, ce qui réduit les coûts annuels de sous-traitance d'environ 50 millions de yens et améliore les marges. « Au lieu d’être accaparés par des tâches répétitives, les employés de toute l’entreprise ont désormais plus de temps pour se concentrer sur le fond de leurs propositions », déclare Yuji Okada.
L’adoption est également forte au niveau individuel. L’utilisation hebdomadaire active de ChatGPT Enterprise dépasse 90 %, et les employés envoient en moyenne 900 messages par personne chaque mois. « C’est devenu une seconde nature pour nous de nous tourner d’abord vers ChatGPT », explique Yuji Okada. « Nous utilisons ChatGPT pour élaborer une hypothèse initiale, puis nous en discutons avec nos gestionnaires ou collègues. Travailler de cette manière a considérablement réduit le temps que les gens passent à se sentir bloqués avant de parler aux autres ou de progresser. »
Pour Zenken, ChatGPT Enterprise est plus qu’un simple outil. Selon les propos d’Yuji Okada, il est devenu un partenaire qui transforme la manière dont les employés réfléchissent et travaillent. L’entreprise considère désormais ChatGPT Enterprise comme une plateforme centrale qui assure tout, de l’efficacité quotidienne et de la planification stratégique au développement des talents et, en fin de compte, à la transformation à l’échelle de l’entreprise.
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