Rapprochement de caisse : −94 % de temps avec ChatGPT Work

Ted Taylor s’est lancé en restauration après une carrière de 25 ans dans l’industrie des semi-conducteurs. Aujourd’hui, il est un franchisé indépendant qui exploite trois restaurants réunissant les enseignes Schlotzsky’s et Cinnabon au Nouveau-Mexique.

Exploiter des restaurants à service rapide exige de concilier l’expérience client avec tout un travail invisible pour la clientèle, comme la tarification des menus, la dotation en personnel, l’entretien des équipements et les politiques. Ted utilise la technologie d’OpenAI pour accomplir tout cela plus rapidement.

Avec ChatGPT, Ted accélère les tâches chronophages comme la recherche et la rédaction. Il utilise ChatGPT Work pour rassembler et analyser de grandes quantités de données sur les prix, les ventes, les prévisions, les horaires et la main-d’œuvre, puis obtenir des recommandations sur les points à surveiller dans chaque restaurant. Il réduit ainsi de 95 % le temps de révision des prix et de 4 heures le traitement de la paie.

La révision des prix des menus est un exercice annuel qui exige une analyse complexe du coût des recettes, de la popularité des articles, des prix de la concurrence locale, de la taille des portions et des différences économiques entre les commandes sur place et en livraison. Ted utilise ChatGPT Work pour réunir ces facteurs et obtenir des recommandations de prix en 1 à 2 heures plutôt qu’en 5 jours.

Ted utilise d’abord ChatGPT Work pour faire des recherches et établir ses cibles et stratégies de tarification selon les tendances des prix de la concurrence locale, la taille des portions et la qualité relative des aliments. Il fournit ensuite à ChatGPT Work une liste des articles du menu par catégorie, avec leurs prix actuels sur place et en livraison. Il précise la hausse globale souhaitée pour chaque groupe de prix et les articles qui devraient subir une hausse plus ou moins importante, en s’appuyant principalement sur l’analyse préalable de ChatGPT.

Il peut approfondir l’analyse en ajoutant l’historique des ventes par article et les prix des fournisseurs. ChatGPT Work peut utiliser ces données pour estimer l’effet des changements de prix sur les ventes et optimiser le prix de chaque article en fonction des cibles de coût des marchandises.

ChatGPT Work produit une feuille de calcul avec les prix recommandés sur place et en livraison. Il relie même les changements de prix à une stratégie globale de tarification conçue pour optimiser les résultats commerciaux, notamment la fidélisation de la clientèle, la limitation des chocs de prix et le positionnement optimal des suppléments.

La première fois que Ted a utilisé ChatGPT Work pour la tarification, il a aussi effectué l’analyse manuellement. « ChatGPT Work a fait une comparaison locale plus approfondie et m’a aidé à éviter des hausses qui auraient rendu certains articles non concurrentiels », explique-t-il. Ted s’est aussitôt mis à utiliser ChatGPT pour élaborer les premières recommandations.

Ted utilise ChatGPT Work pour gérer les coûts de main-d’œuvre de deux façons : en examinant l’utilisation de la main-d’œuvre dans ses trois restaurants et en testant une meilleure façon de créer l’horaire hebdomadaire.

Pour l’analyse de la main-d’œuvre, Ted a donné à ChatGPT Work un accès en lecture seule à ses données sur les ventes et la main-d’œuvre. Lorsqu’il lance l’analyse, l’outil compare les heures planifiées, budgétées et réelles aux ventes prévues et réelles. Il examine aussi les 12 semaines précédentes pour tenir compte des établissements dont les ventes dépassent régulièrement les prévisions ou restent en deçà. Le rapport produit signale les heures supplémentaires, les quarts de travail plus longs que prévu et les périodes où le personnel est insuffisant, en soulignant les points que le gestionnaire devrait examiner.

Pour le test de planification des horaires, Ted a fourni à ChatGPT Work une liste des employés précisant le rôle, la formation, les disponibilités et le salaire de chacun, ainsi que les besoins en personnel de l’établissement selon différents niveaux de ventes. Avec la gestionnaire, il a comparé l’horaire proposé par ChatGPT Work à celui qu’elle aurait créé, repéré les règles manquantes sur l’ajout de personnel en période de pointe et affiné les instructions pour ChatGPT Work.

ChatGPT Work produit maintenant un horaire complet pour cet établissement. La gestionnaire le vérifie, l’ajuste au besoin et le saisit dans le système de planification des horaires du restaurant. Ted estime qu’une meilleure planification des horaires pourrait à terme réduire les coûts de main-d’œuvre rémunérée à l’heure d’un à deux points de pourcentage des ventes dans les trois restaurants. Cela pourrait dégager de 50 000 $ à 100 000 $ de trésorerie disponible par année pour augmenter les salaires, verser des primes, investir dans l’entreprise ou accroître les distributions de bénéfices.

Ted utilise aussi ChatGPT Work pour les activités quotidiennes, de l’élaboration de politiques de RH au rapprochement de caisse, en passant par la gestion des demandes de fournitures et de réparations. 

Quand le Nouveau-Mexique a commencé à exiger des restaurants une procédure écrite pour les incidents impliquant des liquides corporels, Ted a utilisé ChatGPT pour rédiger une ébauche en environ 30 secondes. Lorsque Ted a eu besoin d’une politique sur les médias sociaux pour son manuel de l’employé, ChatGPT l’a aidé à rédiger rapidement des directives qu’une firme externe de RH a ensuite examinées sans y apporter de modifications.

Ted utilise ChatGPT Work pour effectuer le rapprochement mensuel de caisse de ses trois restaurants. Il téléverse les données des opérations de caisse et les relevés bancaires de chaque établissement, puis ChatGPT Work compare les opérations aux dépôts correspondants. Le rapprochement mensuel prenait auparavant trois heures; il ne prend maintenant que 5 à 10 minutes. Il a aussi éliminé quatre heures de travail manuel par cycle de paie en utilisant ChatGPT Work pour synthétiser les données de paie.

Pour assurer le bon fonctionnement des restaurants, Ted a également utilisé ChatGPT Work pour créer un portail Web où les employés peuvent demander des fournitures ou des réparations. Le portail lui envoie des notifications à une adresse courriel dédiée et suit l’état de chaque demande.

L’approche de Ted pour utiliser ChatGPT Work est à la portée de tout propriétaire de petite entreprise. Il fournit à ChatGPT les mêmes données et directives qu’il utiliserait pour prendre une décision, puis compare le résultat à la façon dont il ferait le travail lui-même. À mesure que sa confiance dans les résultats grandit, il étend son utilisation à d’autres tâches de l’entreprise, en vérifiant toujours les résultats avant de les mettre en application.

Pour Ted, la valeur de ChatGPT Work va au-delà des heures économisées. Il peut maintenant effectuer des analyses qu’il aurait autrement laissées de côté et consacrer plus de temps à la clientèle, aux employés et à la croissance de l’entreprise.