Ropes & Gray : l’IA au service de la vérification diligente

Lors d’une vérification diligente transactionnelle, les avocats doivent examiner de grandes quantités de documents dans des délais serrés. Ropes & Gray a été parmi les premiers cabinets juridiques à adopter l’IA. En partenariat avec OpenAI, le cabinet développe maintenant un outil d’IA propriétaire pour offrir plus d’expertise à davantage de clients.

Avant de conclure une acquisition, l’acheteur doit mener une enquête approfondie pour valider les déclarations financières et juridiques du vendeur. Ce processus de vérification diligente transactionnelle révèle les risques et les éléments de passif. Il exige des recherches portant sur de grandes quantités de données, qui mobilisent généralement toute une équipe d’avocats.

De l’examen d’un nombre considérable de documents à l’analyse des tendances, préparer une offre dans un court délai peut demander plusieurs jours de travail intensif. Pour aider ses avocats à faire avancer plus rapidement les dossiers de leurs clients, Ropes & Gray a développé avec OpenAI un outil d’IA de vérification diligente transactionnelle.

« Cela permet à tous les avocats du cabinet de se consacrer réellement à ce que nous sommes censés faire », explique Howard Glazer, associé et responsable de l’IA appliquée à la pratique chez Ropes & Gray. « Nos clients ne nous paient pas pour examiner des contrats. Ils nous paient pour exercer notre jugement à partir du contenu de ces contrats. »

Le nouvel outil d’IA de vérification diligente effectue un premier examen en passant au peigne fin des milliers de pages, en repérant les documents pertinents et en les regroupant automatiquement par thèmes et enjeux. En plus des recherches, l’outil produit des résumés et un rapport complet dans le format propre à Ropes & Gray. Il inventorie et classe le contenu d’une salle de données afin d’examiner les relations dans leur ensemble, plutôt que des documents isolés. Bien entendu, les avocats peuvent vérifier les regroupements et le classement pour s’assurer que rien n’a été oublié.

Les premiers travaux de développement ont porté sur les contrats commerciaux importants. Lors de séances de travail, les avocats de Ropes & Gray ont comparé les résultats des tests à des rapports de vérification diligente rédigés par des humains pour des transactions conclues. Ils ont ensuite affiné la grille d’évaluation et le format du rapport en fonction des points forts et des lacunes des ébauches.

Ropes & Gray a conçu l’outil autour d’une requête et d’un cadre uniformes qui reproduisent les étapes exactes suivies par son équipe, des examens initiaux aux résumés, puis aux examens de niveau supérieur. Comparable au travail d’un avocat salarié compétent de niveau débutant à intermédiaire, le travail fourni par cet outil est d’une qualité constante et sert de premier examen dans le processus du cabinet.

« Nos avocats doivent encore tout vérifier », précise Lichtenstein. « Parce que nous devons pouvoir assumer à 100 % tout ce que nous remettons à un client. C’est pourquoi l’outil est conçu pour permettre aux avocats de vérifier facilement les résumés intermédiaires et les documents eux-mêmes. » Une fois l’examen initial effectué, les avocats peuvent consacrer plus de temps à vérifier et à peaufiner le travail, pour en arriver à un jugement final plus mûrement réfléchi.

Ropes & Gray a exprimé publiquement son ambition de voir l’outil produire un rapport de vérification diligente détaillé, enjeu par enjeu, en quelques heures plutôt qu’en plusieurs semaines.

Grâce à des outils comme son outil propriétaire de vérification diligente et GPT‑6 Astra, Ropes & Gray a pu résoudre les problèmes de ses clients beaucoup plus rapidement qu’auparavant.

• L’outil inventorie et classe le contenu d’une salle de données, en regroupant les documents connexes par thèmes et enjeux.

• Le processus produit des résumés et un rapport dans le format de Ropes & Gray.

• Les avocats vérifient les résumés intermédiaires et les documents sources avant de remettre le travail aux clients.

• Les tests comparent les ébauches produites aux rapports de vérification diligente rédigés par des avocats pour affiner la grille d’évaluation et le format du rapport.

Lichtenstein et Glazer partagent deux leçons tirées de leur expérience avec l’IA.

Essayez d’utiliser l’IA pour tout. Qu’il s’agisse de trouver des chaussures habillées ou de créer des jeux pour ses enfants par programmation en langage naturel, Lichtenstein utilise l’IA dans toutes les sphères de sa vie. « Le simple fait de l’utiliser pour autant de choses différentes m’a beaucoup appris, je trouve, sur ce qu’elle fait bien et sur la façon de la rendre plus efficace », explique Lichtenstein. « Le plus gratifiant, ce n’est pas quand elle réussit, mais quand on repère une erreur et qu’on essaie de trouver quoi faire. C’est là qu’elle est passée d’un outil avec lequel je m’amusais à un outil professionnel vraiment puissant. »

Donnez la priorité aux clients. Lors de la conception d’outils et de processus d’IA, Ropes & Gray insiste sur l’importance de garder à l’esprit l’objectif premier du cabinet. « C’est emballant de penser à toutes ces possibilités, mais encore faut-il apprendre à utiliser l’IA et s’assurer que ce sont nos clients qui en sortent gagnants », affirme Glazer. « C’est ce qui nous guide : comment pouvons-nous l’utiliser au bénéfice des clients? Si nous y arrivons, tout ira bien. »

• Si l’IA aide aujourd’hui Ropes & Gray à effectuer des vérifications diligentes juridiques, Glazer croit que sa prochaine étape permettra de bâtir un savoir collectif au sein du cabinet.

• Avec 340 associés et 1 500 avocats, Ropes & Gray voit l’intérêt de donner accès aux connaissances de chacun, issues des rencontres avec les clients comme des projets antérieurs, pour mieux résoudre les problèmes des clients.

• « Ce n’est pas seulement un gain de temps. Ce n’est pas seulement une économie d’argent », souligne Glazer. « C’est utiliser les outils d’IA pour créer directement de la valeur, et c’est tout simplement extraordinaire. »