Comment Gilbert + Tobin encadre et déploie l’IA avec OpenAI

Gilbert + Tobin est l’un des principaux cabinets d’avocats d’affaires d’Australie, reconnu pour son travail dans les marchés financiers, les fusions et acquisitions, les litiges et la technologie. La pratique du cabinet repose sur des connaissances spécialisées, un jugement rigoureux et le traitement sécurisé de renseignements sensibles.

Lorsque l’IA générative a commencé à transformer le travail du savoir, Gilbert + Tobin y a vu une occasion, non pas de changer sa façon de fournir des conseils juridiques, mais de relever la qualité du travail opérationnel qui les soutient. Le cabinet a entrepris de fournir à chaque équipe des opérations des outils plus performants pour la recherche, la rédaction et l’analyse, tout en préservant la gouvernance et la responsabilité professionnelle auxquelles ses clients s’attendent.

ChatGPT Enterprise a d’abord été offert aux équipes des opérations, afin que des cas d’utilisation pratiques puissent être testés dans un environnement contrôlé. Son adoption s’est ensuite étendue au marketing, au développement des affaires, au recrutement, aux finances, à la technologie, à la transformation des activités et à certains secteurs de la pratique juridique. Tout au long du processus, l’accent est demeuré sur le fonctionnement du cabinet, et non sur le remplacement du jugement professionnel au cœur de ses services juridiques.

Avec Codex, le cabinet va encore plus loin, passant d’une IA qui aide les personnes à accomplir des tâches précises à une IA qui exécute des étapes définies dans des processus plus vastes.

L’engagement visible de la direction a contribué à rendre l’adoption de l’IA pertinente et légitime dans l’ensemble du cabinet. Le PDG Sam Nickless a présenté ChatGPT au personnel à l’aide d’exemples tirés de son propre travail. Son message, « Utiliser l’IA, ce n’est pas tricher », la présentait comme un autre outil permettant au personnel d’exercer son jugement, plutôt que comme un raccourci inapproprié. D’autres cadres supérieurs sont devenus des utilisateurs actifs et ont présenté des exemples à leurs équipes.

Gilbert + Tobin a jumelé cet appui de la direction à un accompagnement adapté à chaque rôle. Plutôt que de miser sur une formation générale, l’équipe de transformation des activités a participé aux réunions de chaque équipe afin de présenter des processus adaptés au marketing, aux finances, au recrutement, aux opérations et à d’autres fonctions. Des vidéos internes, des démonstrations, des défis et des récits de cas d’utilisation ont aidé le personnel à suivre l’évolution des capacités de ChatGPT.

Le cabinet n’a imposé aucune cible d’utilisation. Il s’est plutôt attaché à montrer au personnel ce que la technologie pouvait accomplir, tout en maintenant la responsabilité humaine à l’égard du résultat. En juin 2026, 87 % des licences activées étaient utilisées, soit plus du double du taux d’adoption que Gilbert + Tobin observe habituellement pour d’autres outils. Les utilisateurs actifs comprenaient des associés et des membres du personnel ne travaillant pas dans le secteur technologique.

Gilbert + Tobin traite des renseignements confidentiels sur ses clients et ses activités, notamment des renseignements assujettis aux différentes exigences de ses clients. Le déploiement de l’IA s’est appuyé sur des directives claires concernant les tâches approuvées, les données que le personnel pouvait saisir et la façon dont les résultats devaient être examinés. Le cabinet a également évalué les protections contractuelles, l’accès fondé sur les rôles, les exigences de traitement des données et les contrôles administratifs.

La migration vers un environnement OpenAI offrant la résidence des données en Australie a donné à Gilbert + Tobin une plus grande confiance pour élargir l’accès tout en respectant ses exigences internes et les attentes de ses clients.

ChatGPT soutient maintenant plusieurs fonctions de l’entreprise. Il a réduit d’environ quatre heures à une vingtaine de minutes une tâche de recherche en recrutement et d’extraction de données. Un autre processus de traitement des références permet d’économiser environ 25 minutes par candidat et soutient une équipe qui gère un volume élevé de recrutements.

Les équipes du marketing et du développement des affaires utilisent ChatGPT pour synthétiser les documents d’offres de services antérieurs et adapter leurs réponses à de nouvelles occasions. Le cabinet produit de 400 à 500 offres de services par année, et ChatGPT aide les équipes à préparer le contenu plus rapidement tout en améliorant sa qualité et sa conformité aux normes rédactionnelles du cabinet. Les équipes utilisent également la recherche approfondie pour soutenir les rapports sectoriels ainsi que les stratégies liées aux secteurs, aux clients et au développement des affaires.

Les équipes des finances utilisent ChatGPT pour travailler avec des feuilles de calcul et analyser des données. Les équipes technologiques l’utilisent pour la documentation, les scripts, le matériel de formation et les directives internes. Les avocats qui utilisent ChatGPT y ont recours pour le volet opérationnel de leur travail, tandis que nos processus propres au domaine juridique sont pris en charge par des plateformes approuvées, comme la plateforme Harvey propulsée par l’IA. Dans tous ces cas d’utilisation, les personnes demeurent responsables de délimiter la tâche, de vérifier les résultats, d’exercer leur jugement professionnel et d’approuver le produit final.

Un cas d’utilisation distinctif de ChatGPT est un GPT personnalisé qui aide les cadres à mettre leurs idées à l’épreuve avant de solliciter le PDG. Créé à partir d’exemples approuvés des écrits, des priorités, du parcours professionnel, des commentaires et du contexte d’affaires de Nickless, il agit comme un « jumeau numérique » du PDG sans prendre de décisions en son nom ni parler à sa place.

Codex a aidé Gilbert + Tobin à réaliser des tâches opérationnelles définies et comportant plusieurs étapes, sous supervision humaine. Par exemple, il a préparé des rapports d’audit couvrant 300 entités, évitant ainsi une journée complète de travail manuel pour l’ensemble du processus. Codex a également vérifié et renommé 1 100 fichiers en vue de leur téléversement dans un autre système, remplaçant un travail qui aurait auparavant pris plusieurs jours.

Ces exemples montrent comment le cabinet applique Codex à des tâches irrégulières ou difficiles à automatiser de façon justifiable au moyen de processus classiques et reproductibles. L’équipe de transformation des activités a aussi utilisé Codex pour convertir des exigences et une spécification existante en une application Python fonctionnelle.

Gilbert + Tobin a utilisé Codex pour contribuer à la création d’un processus propulsé par l’IA pour certains contrôles liés aux conflits, à la lutte contre le blanchiment d’argent, aux personnes politiquement exposées et à la connaissance du client. Il exécute les étapes de recherche et de traitement, puis produit un rapport aux fins d’examen et d’approbation par une personne. Certains contrôles qui prenaient auparavant jusqu’à huit heures peuvent maintenant être effectués en quelques minutes.

Au sein de la fonction technologique, un membre de l’équipe DevOps a utilisé Codex pour créer une « tour de surveillance » destinée à l’environnement AWS du cabinet. Elle regroupe les signaux opérationnels, facilite le diagnostic et les mesures correctives, et transmet les problèmes qui nécessitent une intervention humaine.

Gilbert + Tobin compte élargir l’accès à ChatGPT Work et à Codex à mesure qu’il met en place les contrôles nécessaires à une utilisation accrue. À long terme, le cabinet aspire à créer un environnement de travail interconnecté où le personnel pourra utiliser ChatGPT pour accéder au contexte organisationnel approuvé, exécuter des tâches opérationnelles et produire des livrables achevés sans avoir à naviguer manuellement d’un système à l’autre.