نتایج
زمان ورود از هفتهها به روزها کاهش یافت
50%
کاهش سؤالات عملیاتی در پیامهای واتساپ
Plex Coffee بر پایهٔ سه وعده شکل گرفت: مقرونبهصرفه بودن، راحتی، و جامعهای پذیرا. با الهام از صنعت فناوری، همبنیانگذاران Philipp Cheng و Max Kamp کافهها را با ذهنیت یک استارتاپ ناب اداره میکردند. Cheng میگوید: «از استخدام گرفته تا زنجیره تأمین، هر فرایندی که امکان خودکار شدن داشت، خودکار شد.»
اما وقتی Plex از یک کافه به چهار کافه گسترش پیدا کرد، بنیانگذاران آن با چالشهای جدیدی روبهرو شدند که اتوماسیون سنتی نمیتوانست آنها را حل کند. ChatGPT Business راهحل طبیعی بود.
«همهی اعضای تیم ما از قبل بهصورت مستقل از ChatGPT استفاده میکردند و با این ابزار آشنا بودند. قابلیت ساخت GPTهای سفارشی هم به ما امکان داد برای کاربردهای مختلف، مینیابزارهای اختصاصی بسازیم».
استخدامهای اولیه مستقیماً توسط بنیانگذاران آموزش میدیدند، اما با اضافه شدن باریستاها و مدیران فروشگاه بیشتر، حفظ فرهنگی مبتنی بر حضور و توجه شخصی به هر مهمان دشوارتر شد.
«وقتی من و مکس این کار را شروع کردیم، خودمان پشت پیشخوان بودیم. Cheng میگوید: «تکتک باریستاهای جدیدی را که آموزش میدادیم، خودمان شخصاً به آنها نشان میدادیم که چگونه با مشتریها ارتباط برقرار کنند، چگونه نوشیدنیهای مختلف را درست کنند و چگونه مشکلات داخل فروشگاه را مدیریت کنند». «اما بعد، با رشد مقیاسمان، نهادینه کردن همان فرهنگ در نیروهای جدید دشوارتر میشد.»
با گسترش Plex، دو مشکل آشکار شد: اشتراکگذاری پراکنده دانش و آموزش ناهماهنگ. با حضور کارکنان پارهوقت در شیفتهای چرخشی، پرسشهای روزمره در گروههای واتساپ بهشدت افزایش یافت: اینکه بعضی اقلام را از کجا پیدا کنند و جزئیات یک فرایند مشخص چیست. Cheng توضیح میدهد: «ما به طور فزایندهای با اشتراکگذاری دانش مشکل داشتیم و همین موضوع به انبوهی از پیامها در واتساپ منجر میشد… مدیران فروشگاهها عملاً از زمان تمرکز خود بیرون کشیده میشدند».
استانداردسازی آموزش نیز دشوارتر شد. با افزایش تعداد کارکنان، مدیران فروشگاه زمان کمتری برای آموزش دادن کارکنان جدید درباره فرهنگ سازمانی و تجربه مشتری داشتند. Cheng تلاش کرده بود یک راهنمای ۲۵ صفحهای توزیع کند، اما «واقعاً کسی از آن استفاده نمیکرد».
Plex کار را با متمرکز کردن دانش خود در Notion آغاز کرد، اما به بنبست رسید. Cheng میگوید: «جستوجوی کلیدواژهای آنچنان خوب عمل نمیکند، چون هر کسی برای توصیف چیزی که دنبالش است از واژههای متفاوتی استفاده میکند».
این تیم کانکتور Notion را فعال کرد؛ قابلیتی که به ChatGPT اجازه میدهد با استفاده از زمینهٔ موجود در فایلها و ویکیهای Notion شما پاسخ بدهد، تا کارکنان بتوانند بهسادگی آنچه را نیاز داشتند به زبان طبیعی درخواست کنند.
Cheng میگوید: «این کار پیامهای واتساپی ما را در مورد برخی مسائل بیش از ۵۰٪ کاهش داده است، چون افراد میدانند باید اطلاعات را کجا پیدا کنند». کارکنان از iPad داخل فروشگاه برای صحبت با ChatGPT استفاده میکنند. توجهی که دوباره آزاد شده است، صرف چیزی میشود که Plex بیش از همه برای آن ارزش قائل است: تعامل با جامعه و برگزاری رویدادها؛ کارهایی که مدیران فروشگاهها اکنون برای انجامشان وقت دارند.
Cheng با ChatGPT Business توانست از کتابچه راهنمای ۲۵ صفحهای خود به شیوهای جدید استفاده کند: «این کتابچه راهنما را در یک GPT سفارشی آپلود کردم که آن را در ایمیل معارفهمان به اشتراک میگذارم.» به GPT اعلان داده میشود تا ارزشهای اصلی شرکت را همراه با جزئیات فنی، مانند اینکه Plex قهوه خود را از کجا تأمین میکند، آموزش دهد.
«بهجای اینکه صرفاً اطلاعات را پشت سر هم ارائه کند، آنها را در قالب یک گفتوگو و به شیوهای جذاب ارائه میدهد»، چنگ میگوید. این یعنی مطالب بهتر در ذهن میمانند و مدیران فروشگاه دیگر لازم نیست برای آموزش هر استخدام جدید اینهمه زمان صرف کنند: «زمان آمادهسازی از چند هفته به چند روز کاهش یافته است.»
زمانی که فرآیندهای آشنایی اولیه و اشتراک دانش بهخوبی پیش میرفتند، Plex Coffee آزمایش روشهای دیگری را برای استفاده از ChatGPT Business آغاز کرد.
- تحقیق برای توسعه: همزمان با رشد Plex، Cheng از ChatGPT Business برای ارزیابی موقعیتهای جدید استفاده میکند: «من از ابزارهای تحقیق عمیق برای برآورد پتانسیل درآمد بر اساس حجم مشتریان در طول زمان استفاده میکنم.»
- درک تغییرات تقاضا: اگر یک روز یا هفته بهویژه کمرونق یا پررونق باشد، «ChatGPT معمولاً توضیح فوقالعادهای ارائه میدهد، مثلاً اینکه چه تعداد دانشآموز در حال رفتن هستند یا چه رویدادهایی در آن هفته در حال وقوع است. درک فوری الگوهای تقاضا و دستیابی به درکی عمیقتر از آنها، بسیار ارزشمند است». Cheng میگوید.
- خودکارسازی سفارشهای تأمین: ثبت سفارش نزد تأمینکنندگان زمانبر است، زیرا هر کدام پرتالها و گردشهای کاری متفاوتی دارند. چنگ میگوید: «برای حل این مشکل، Plex در حال آزمایش سفارشدهی مستقیم از تأمینکنندگانمان از طریق Agent است.» برای زنجیرهای با شعب متعدد در شهرهای مختلف، این میتواند کارهای اداری تکراری را کاهش دهد و اطمینان حاصل کند که موجودی همیشه فراهم است.
- زمان ورود از هفتهها به روزها کاهش یافت
- پیامهای واتساپ درباره سوالات عملیاتی بیش از ۵۰٪ کاهش یافته است
- مدیران فروشگاه زمان بیشتری برای تمرکز دوباره بر تعامل با جامعه به دست آوردند
- آموزش سریعتر و هماهنگتر در مکانهای مختلف
- بهبود دیدپذیری الگوهای تقاضا و برنامهریزی توسعه.
برای چنگ، پذیرش هوش مصنوعی Plex Coffee را تابآورتر و سازگارتر میکند.
«با ادغام هوش مصنوعی در فرایندهای روزمرهمان از همین حالا، بیشتر از تغییراتی که در حال رخ دادن هستند آگاه هستیم. فرقی نمیکند در چه صنعتی فعالیت میکنید، از آن میتوان ارزش زیادی به دست آورد.»
Plex Coffee با برنامهریزی برای گسترش به ۱۰ کافه، در عین حفظ چابکی عملیات، ChatGPT Business را شریکی ضروری برای توسعه خود میداند. اما فراتر از صرفاً کارایی، AI در حال ایجاد فضایی است تا بُعد انسانی مهماننوازی شکوفا شود—باریستاها وقت بیشتری را با مهمانان بگذرانند، حس خوب را با آنها به اشتراک بگذارند، و تجربه کافه را حتی با رشد شرکت، همچنان شخصی نگه دارند.
