توانمندسازی مشاوره مالیاتی با هوش مصنوعی در HSP GRUPPE

آمار استفاده در این گزارش به فضای کاری مشترک ChatGPT Enterprise مربوط است که HSP GRUPPE و Kanzleipakt از آن استفاده می‌کنند و ۸۱ گروه سازمانی را پوشش می‌دهد. خود HSP GRUPPE شبکه‌ای از شرکت‌های مشاوره مالیاتی، حسابرسی و حقوقیِ مستقل از نظر قانونی است.

بیش از دو دهه است که HSP GRUPPE⁠(در یک پنجره جدید باز می‌شود) پیوسته روی دیجیتالی و استانداردسازی فرایندهای شرکت‌های حرفه‌ای سرمایه‌گذاری کرده است. مدت‌ها پیش از ظهور هوش مصنوعی مولد، این شبکه فرایندها را استاندارد کرد، مدیریت کیفیت را در ساختار خود گنجاند و فرهنگ بهبود مستمر را در سراسر شبکه پرورش داد.

با ظهور ChatGPT،‏ HSP آن را چیزی فراتر از یک ابزار دیگر برای بهره‌وری دید. این شرکت فرصتی دید تا درباره چگونگی تحول خودِ کار حرفه‌ای بازاندیشی کند.

مدیران به‌جای اینکه بپرسند هوش مصنوعی چگونه می‌تواند به کارکنان در نوشتن سریع‌تر ایمیل یا خلاصه‌سازی اسناد کمک کند، پرسش گسترده‌تری مطرح کردند: وقتی هوش مصنوعی به بخشی از مدل عملیاتی یک شرکت خدمات حرفه‌ای تبدیل شود، چه اتفاقی می‌افتد؟

این چشم‌انداز باعث شد HSP،‏ ChatGPT Enterprise را در مشاوره مالیاتی، پژوهش حقوقی، ارتباط با مشتری، تحلیل مالی و اشتراک دانش در سراسر شبکه به کار گیرد.

رویکرد HSP به هوش مصنوعی، تحول سازمانی بود نه صرفاً عرضه یک نرم‌افزار.

این سازمان ChatGPT Enterprise را با تمرکز جدی بر پذیرش، حاکمیت و یادگیری مستمر معرفی کرد. نشست‌های ماهانه هوش مصنوعی فضایی فراهم کرد تا کارکنان کاربردهای عملی را به اشتراک بگذارند و از یکدیگر بیاموزند. قابلیت‌های امنیتی ChatGPT Enterprise زیرساخت فنی مهمی فراهم می‌کنند؛ در عین حال، استفاده از اطلاعات مرتبط با مشتری تابع الزامات داخلی HSP در زمینه حفاظت از داده، محرمانگی و حاکمیت است. بازبینی حرفه‌ای و مسئولیت نهایی همواره بر عهده متخصص مالیاتی، حقوقی یا حسابداری مربوطه است.

هدف صرفاً تشویق به آزمون‌وخطا نبود. هدف، ایجاد توانمندی سازمانی مقیاس‌پذیر بود.

به گفته کارستن شولتس: «مردم از من می‌پرسند قابلیت محبوبم در هوش مصنوعی چیست. من هرگز به این پرسش پاسخ نمی‌دهم. قابلیت‌های منفرد اهمیتی ندارند. وقتی بفهمید همه‌چیز چگونه در کنار هم قرار می‌گیرد، هوش مصنوعی درِ دنیایی کاملاً تازه را می‌گشاید.»

متخصصان در سراسر شبکه به‌سرعت راه‌های تازه‌ای برای استفاده از هوش مصنوعی در کار روزمره یافتند و سازمان نیز کاربردهای موفق را در قالب عامل‌های سفارشی استاندارد کرد. یکی از نمونه‌ها ارتباط با مشتری مبتنی بر هوش مصنوعی است؛ عاملی مشترک که به تهیه پیش‌نویس اولیه، ساختاربندی، شفافیت و ایجاد لحنی یکدست‌تر و مشتری‌محور کمک می‌کند. بازبینی حرفه‌ای و مسئولیت نهایی همچنان بر عهده متخصص مالیاتی، حقوقی یا حسابداری مربوطه است. نمونه دیگر دستیار ثبت SKR03 & SKR04 است که به آماده‌سازی و طبقه‌بندی پرسش‌های مشخص مربوط به ثبت حسابداری کمک می‌کند. تصمیم حرفه‌ای نهایی بر عهده کارمند است. این عامل‌های مشترک در کنار هم، کارهای تکراری را کاهش می‌دهند و بهترین شیوه‌ها را در اختیار همه کارکنان، نه فقط متخصصان هوش مصنوعی، قرار می‌دهند.

سپس متخصصان در کار خود بر پایه این زیرساخت‌ها پیش می‌روند. فرانک هایبل، شریک مدیریتی، از ChatGPT به‌عنوان همفکری فنی برای بررسی مسائل پیچیده مالیاتی و بهبود ارتباطات با مشتری استفاده می‌کند. «ChatGPT به همفکری واقعی تبدیل شده است. این ابزار سطح کاری را که می‌توانید انجام دهید، کاملاً دگرگون می‌کند.»

ماگدالنه پوزناک، شریک شرکت، زمان لازم برای ارزیابی چند سرمایه‌گذاری ملکی را از ۹ ساعت به حدود دو ساعت کاهش داد و توانست وقت بیشتری صرف مشاوره با مشتریان کند. مارکو زل، مدیرعامل، از داشبوردهای مجهز به هوش مصنوعی استفاده می‌کند تا مشتریان در جلسات سناریوهای مالی را با او بررسی کنند؛ یان-هنریک لایفلت، وکیل و مشاور مالیاتی، نیز از ChatGPT برای تقویت قضاوت حرفه‌ای خود، نه جایگزینی آن، بهره می‌گیرد.

وجه مشترک ساده است: زمان کمتر برای آماده‌سازی اطلاعات و زمان بیشتر برای به‌کارگیری تخصص.

HSP از همین حالا با ChatGPT Work برای مرحله بعدی مسیر هوش مصنوعی خود آماده می‌شود.

تنها چند هفته پس از دسترسی، سازمان اجرای آزمایشی پلتفرم را با گروه کوچکی از توسعه‌دهندگان و مدیران آغاز کرد تا سپس آن را در فضای کاری گسترده‌تر توسعه دهد. هدف این است که پیش از عرضه گسترده‌تر، مشخص شود AI عامل محور چگونه می‌تواند با حفظ توازن میان حاکمیت، کیفیت و هزینه، گردش‌های کاری پیچیده را به‌طور ایمن خودکار کند.

برای HSP، منفعت اقتصادی به معنای کاهش نیروی انسانی نیست. شرکت‌های این شبکه هم‌اکنون با تمام ظرفیت کار می‌کنند و با حجم چشمگیری از کارهای انباشته روبه‌رو هستند. بنابراین، زمان صرفه‌جویی‌شده با ChatGPT می‌تواند به پذیرش کار بیشتر از مشتریان، کوتاه‌تر شدن زمان تحویل، افزایش ظرفیت مشاوره و تقویت خدمات مشتری اختصاص یابد.

از نظر شولتس، فرصت موجود صرفاً کمک به افراد برای انجام سریع‌تر وظایف فعلی نیست. فرصت اصلی، بازطراحی خودِ گردش کار است.

او حسابداری پایان سال را نمونه‌ای از این موضوع می‌داند. امروزه حسابداران اغلب تازه زمانی متوجه اطلاعات ناقص می‌شوند که ماه‌ها پس از اتمام دفترداری، تهیه حساب‌های سالانه را آغاز می‌کنند. HSP در حال بررسی این است که ChatGPT Work چگونه می‌تواند دفترداری را پیوسته بازبینی کند، اطلاعات ناقص را در طول سال شناسایی کند و مدارک را پیش‌دستانه از مشتریان بخواهد؛ به‌گونه‌ای که حتی پیش از باز کردن پرونده توسط حسابدار، بخش بزرگی از آماده‌سازی انجام شده باشد.

این گذار، از کمک هوش مصنوعی به افراد تا هماهنگ‌سازی کار در سراسر فرایندها، مرحله بعدی تحول HSP است.

• نرخ استفاده فعال هفتگی به ۸۴٪ رسید؛ با ۷۵۵ کاربر فعال هفتگی و ۹۱۳ کاربر منحصربه‌فرد طی شش ماه، از ۱ فوریه تا ۱۴ ژوئیه ۲۰۲۶.
• در دوره ارزیابی‌شده از ۱ فوریه تا ۱۴ ژوئیه ۲۰۲۶، کاربران بیش از ۵۰۰٬۰۰۰ پیام با ChatGPT ردوبدل کردند.
• ۹۸٫۶٪ از کارکنان شرکت‌کننده در نظرسنجی افزایش بهره‌وری و ۸۴٫۶٪ بهبود کیفیت کار را گزارش کردند.
• ۹۵٫۹٪ پاسخ‌دهندگان صرفه‌جویی هفتگی در زمان را گزارش کردند؛ ۶۳٫۵٪ دست‌کم دو ساعت و ۲۵٫۷٪ دست‌کم پنج ساعت در هفته صرفه‌جویی داشتند. HSP هم‌اکنون در برنامه‌ریزی ظرفیت سالانه خود یک شاخص پیشرو عملیاتی می‌بیند: متخصصان نسبت به سال‌های گذشته کار بسیار بیشتری برنامه‌ریزی می‌کنند، زیرا کارکنان ظرفیت افزوده حاصل از کار با پشتیبانی هوش مصنوعی را تشخیص داده‌اند. سازمان انتظار دارد اثر مالی کامل را در ادامه امسال ارزیابی کند.
• ۷۹٫۷٪ خدمات بهتر به مشتری و ۷۸٫۱٪ رضایت شغلی بیشتر را گزارش کردند.
• برآورد یک سناریوی داخلیِ عامدانه محافظه‌کارانه، حدود ۴۰٬۰۰۰ ساعت ظرفیت افزوده سالانه است. حدود ۲۸٬۰۰۰ ساعت می‌تواند به کار تخصصی مولد و عموماً قابل‌صورتحساب اختصاص یابد و نزدیک به ۱۲٬۰۰۰ ساعت نیز صرف امور اداری، خدمات مشتری و پشتیبانی شود. HSP بر اساس نرخ‌های ساعتی محافظه‌کارانه، ظرفیت نظری درآمد سالانه را حدود ۳٫۸ میلیون یورو برآورد می‌کند. این یک سناریوی ظرفیت است، نه درآمد تحقق‌یافته یا تضمین‌شده.

• با هوش مصنوعی به‌عنوان یک توانمندی سازمانی برخورد کنید، نه ابزاری فردی. آزمایش‌های موفق را به گردش‌های کاری تکرارپذیر و قابل‌استفاده برای همه تبدیل کنید.
• ابتدا روی زیرساخت‌های عملیاتی سرمایه‌گذاری کنید. فرایندهای مستحکم، حاکمیت مناسب و سامانه‌های کیفیت، پذیرش هوش مصنوعی را شتاب می‌دهند.
• فرهنگ یادگیری مستمر ایجاد کنید. نشست‌های منظم هوش مصنوعی کمک کردند ایده‌های موفق به‌سرعت در سراسر سازمان گسترش یابند.
• گردش‌های کاری را بازطراحی کنید، نه فقط وظایف را. بیشترین ارزش از بازاندیشی فرایندهای سرتاسری حاصل می‌شود، نه خودکارسازی فعالیت‌های مجزا.
• هوش مصنوعی را حول قضاوت حرفه‌ای بنا کنید. بیشترین ارزش زمانی ایجاد می‌شود که هوش مصنوعی تخصص را تقویت کند، نه اینکه جایگزین آن شود.

• از مسائل کسب‌وکار شروع کنید، نه قابلیت‌های هوش مصنوعی.
• نشست‌های منظمی برگزار کنید تا کارکنان بتوانند کاربردهای موفق را میان تیم‌ها به اشتراک بگذارند.
• متخصصان هوش مصنوعی را با کارشناسان حوزه همراه کنید تا آزمایش‌های موفق به گردش‌های کاری مقیاس‌پذیر تبدیل شوند.
• قابلیت‌های تازه را پیش از گسترش در سراسر سازمان، با گروه‌های کوچک آزمایش کنید.
• برای درک محل خلق ارزش واقعی توسط هوش مصنوعی، میزان پذیرش و اثر کسب‌وکاری را بسنجید، نه فقط استقرار را.

HSP معتقد است بزرگ‌ترین دستاوردهای هوش مصنوعی هنوز در راه‌اند.

HSP GRUPPE قصد دارد همراه با Kanzleipakt، تیم مشترکی با محوریت DATEV برای هوش مصنوعی، فرایندهای شرکتی و توسعه تشکیل دهد تا آزمایش‌های غیرمتمرکز موفق را ارزیابی و به گردش‌های کاری مرجع، مستند و مقیاس‌پذیر تبدیل کند. با بلوغ ChatGPT Work و قابلیت‌های عامل‌محور، HSP قصد دارد از کمک به متخصصان منفرد فراتر برود و گردش‌های کاری کاملی را خودکار کند که پیش‌دستانه از کارکنان و مشتریان پشتیبانی می‌کنند.

از نظر شولتس، فرصت بلندمدت به خود HSP محدود نمی‌شود. او معتقد است هوش مصنوعی می‌تواند نقش متخصصان مورداعتماد را تقویت کند، نه تضعیف؛ زیرا به آن‌ها امکان می‌دهد زمان بیشتری را صرف قضاوت حرفه‌ای، حل مسائل پیچیده و ایجاد روابط با مشتری کنند.