نحوه راهبری و گسترش هوش مصنوعی با OpenAI در Gilbert + Tobin

Gilbert + Tobin یکی از مؤسسات حقوقی شرکتی پیشرو در استرالیاست که به‌دلیل فعالیت‌هایش در بازار سرمایه، ادغام و تملک، حل اختلاف و فناوری شناخته می‌شود. فعالیت این مؤسسه به دانش تخصصی، قضاوت دقیق و مدیریت امن اطلاعات حساس وابسته است.

هنگامی که هوش مصنوعی مولد شروع به دگرگون‌کردن کارهای دانش‌محور کرد، Gilbert + Tobin فرصتی دید؛ نه برای تغییر شیوه ارائه مشاوره حقوقی، بلکه برای ارتقای کیفیت کارهای عملیاتی پشتیبان آن. مؤسسه تصمیم گرفت ابزارهای کارآمدتری برای تحقیق، نگارش و تحلیل در اختیار تمام تیم‌های عملیاتی بگذارد و هم‌زمان راهبری و پاسخ‌گویی حرفه‌ای مورد انتظار مشتریان را حفظ کند.

ChatGPT Enterprise ابتدا در اختیار تیم‌های عملیاتی قرار گرفت تا کاربردهای عملی آن در محیطی کنترل‌شده آزمایش شود. پس از آن، استفاده از آن به بازاریابی، توسعه کسب‌وکار، استخدام، امور مالی، فناوری، تحول کسب‌وکار و بخش‌هایی از فعالیت حقوقی گسترش یافت. در تمام این مسیر، تمرکز بر بهبود نحوه عملکرد مؤسسه بوده است، نه جایگزینی قضاوت حرفه‌ای که در کانون خدمات حقوقی آن قرار دارد.

مؤسسه با Codex گام بلندتری برمی‌دارد و از هوش مصنوعیِ یاری‌رسان به افراد در وظایف مجزا، به هوش مصنوعی‌ای می‌رسد که مراحل مشخص گردش‌کارهای بزرگ‌تر را تکمیل می‌کند.

حمایت آشکار مدیران کمک کرد پذیرش هوش مصنوعی در سراسر مؤسسه موجه و مرتبط با نیازها تلقی شود. سم نیکلس، مدیرعامل، با نمونه‌هایی از کار خود ChatGPT را به کارکنان معرفی کرد. پیام او مبنی بر اینکه «استفاده از هوش مصنوعی تقلب نیست»، این فناوری را نه میان‌بری نامناسب، بلکه ابزاری دیگر برای به‌کارگیری قضاوت کارکنان معرفی کرد. دیگر مدیران ارشد نیز به کاربران فعال تبدیل شدند و نمونه‌هایی را با تیم‌های خود به اشتراک گذاشتند.

Gilbert + Tobin این حمایت مدیریتی را با توانمندسازی متناسب با هر نقش همراه کرد. تیم تحول کسب‌وکار به‌جای اتکا به آموزش‌های عمومی، در جلسات هر تیم شرکت کرد تا گردش‌کارهای متناسب با بازاریابی، امور مالی، استخدام، عملیات و سایر بخش‌ها را نمایش دهد. ویدئوها، نمایش‌ها، چالش‌ها و روایت‌های کاربردی داخلی به کارکنان کمک کرد هم‌زمان با افزوده‌شدن قابلیت‌های جدید ChatGPT، به‌روز بمانند.

مؤسسه هیچ هدف اجباری برای میزان استفاده تعیین نکرد. تمرکز آن بر نشان‌دادن توانایی‌های فناوری به کارکنان بود، درحالی‌که مسئولیت نتیجه همچنان بر عهده افراد باقی می‌ماند. تا ژوئن ۲۰۲۶، ۸۷٪ از مجوزهای فعال‌شده در حال استفاده بودند؛ بیش از دو برابر نرخ پذیرشی که Gilbert + Tobin معمولاً برای ابزارهای دیگر مشاهده می‌کند. کاربران فعال شامل شرکا و کارکنان خارج از واحد فناوری نیز می‌شدند.

Gilbert + Tobin اطلاعات محرمانه مشتریان و کسب‌وکار را مدیریت می‌کند؛ از جمله اطلاعاتی که مشمول الزامات متفاوت مشتریان هستند. استقرار هوش مصنوعی با دستورالعمل‌های روشنی درباره وظایف مجاز، اطلاعات قابل ورود توسط کارکنان و نحوه بررسی خروجی‌ها پشتیبانی شد. مؤسسه همچنین حمایت‌های قراردادی، دسترسی مبتنی بر نقش، الزامات پردازش داده و کنترل‌های مدیریتی را ارزیابی کرد.

انتقال به محیط OpenAI با محل اقامت داده در استرالیا به Gilbert + Tobin اطمینان بیشتری داد تا ضمن رعایت الزامات داخلی و انتظارات مشتریان، دسترسی را گسترش دهد.

ChatGPT اکنون از چندین بخش کسب‌وکار پشتیبانی می‌کند. این ابزار زمان یک کار تحقیقاتی و استخراج داده در استخدام را از حدود چهار ساعت به تقریباً ۲۰ دقیقه کاهش داد. یک گردش‌کار جداگانه برای پردازش معرف‌ها نیز به‌ازای هر متقاضی حدود ۲۵ دقیقه صرفه‌جویی می‌کند و به تیمی با حجم بالای استخدام یاری می‌رساند.

تیم‌های بازاریابی و توسعه کسب‌وکار از ChatGPT برای جمع‌بندی پیشنهادهای پیشین و متناسب‌سازی پاسخ‌ها با فرصت‌های جدید استفاده می‌کنند. مؤسسه سالانه ۴۰۰ تا ۵۰۰ پیشنهاد تهیه می‌کند و ChatGPT به تیم‌ها کمک می‌کند ضمن بهبود کیفیت و هماهنگی محتوا با استانداردهای نگارشی مؤسسه، آن را سریع‌تر آماده کنند. تیم‌ها همچنین برای پشتیبانی از گزارش‌های صنعتی و راهبردهای حوزه، مشتری و توسعه کسب‌وکار از تحقیق عمیق استفاده می‌کنند.

تیم‌های مالی از ChatGPT برای کار با صفحات گسترده و تحلیل داده استفاده می‌کنند. تیم‌های فناوری آن را برای مستندسازی، اسکریپت‌ها، مطالب آموزشی و راهنمای داخلی به کار می‌گیرند. وکلایی که از ChatGPT استفاده می‌کنند، آن را در بخش عملیاتی کار خود به کار می‌گیرند؛ گردش‌کارهای تخصصی حقوقی ما نیز از طریق پلتفرم‌های تأییدشده‌ای مانند پلتفرم مجهز به هوش مصنوعی Harvey پشتیبانی می‌شوند. در همه این موارد، افراد همچنان مسئول تعیین حدود وظیفه، بررسی خروجی‌ها، اعمال قضاوت حرفه‌ای و تأیید محصول نهایی هستند.

یکی از کاربردهای متمایز ChatGPT، یک GPT سفارشی است که به مدیران کمک می‌کند پیش از گرفتن وقت مدیرعامل، ایده‌ها را به‌دقت محک بزنند. این GPT که با نمونه‌های تأییدشده‌ای از نوشته‌ها، اولویت‌ها، سوابق حرفه‌ای، بازخوردها و زمینه کسب‌وکار نیکلس ساخته شده، همچون «همزاد دیجیتال» مدیرعامل عمل می‌کند، بی‌آنکه به‌جای او تصمیم بگیرد یا از طرف او سخن بگوید.

Codex به Gilbert + Tobin کمک کرده است کارهای عملیاتی چندمرحله‌ای و مشخص را زیر نظر انسان تکمیل کند. برای نمونه، گزارش‌های حسابرسی ۳۰۰ نهاد را تهیه کرد و در کل گردش‌کار، یک روز کامل کار دستی را حذف کرد. Codex همچنین ۱٬۱۰۰ فایل را برای بارگذاری در سامانه‌ای دیگر بررسی و نام‌گذاری مجدد کرد و جایگزین کاری شد که پیش‌تر چند روز طول می‌کشید.

این نمونه‌ها نشان می‌دهند مؤسسه چگونه Codex را برای وظایفی به کار می‌گیرد که نامنظم‌اند یا خودکارسازی آن‌ها با فرایندهای متعارف و تکرارپذیر توجیه دشواری دارد. تیم تحول کسب‌وکار همچنین با استفاده از Codex، الزامات و یک مشخصات موجود را به یک برنامه کاربردی پایتون تبدیل کرده است.

Gilbert + Tobin از Codex برای کمک به ساخت یک گردش‌کار مجهز به هوش مصنوعی جهت برخی بررسی‌های تعارض منافع، مبارزه با پول‌شویی، اشخاص دارای سمت سیاسی و احراز هویت مشتری استفاده کرد. این گردش‌کار مراحل تحقیق و پردازش را انجام می‌دهد و سپس گزارشی برای بررسی و تأیید نهایی انسان تهیه می‌کند. برخی بررسی‌ها که پیش‌تر تا هشت ساعت زمان می‌بردند، اکنون ظرف چند دقیقه تکمیل می‌شوند.

در واحد فناوری، یکی از اعضای تیم DevOps با استفاده از Codex یک «برج دیده‌بانی» نظارتی برای محیط AWS مؤسسه ساخت. این سامانه نشانه‌های عملیاتی را یکپارچه می‌کند، از تشخیص و اقدامات اصلاحی پشتیبانی می‌کند و مشکلات نیازمند توجه انسان را ارجاع می‌دهد.

Gilbert + Tobin قصد دارد هم‌زمان با ایجاد کنترل‌های لازم برای استفاده گسترده‌تر، دسترسی به ChatGPT کار و Codex را افزایش دهد. هدف بلندمدت مؤسسه، ایجاد محیط کاری به‌هم‌پیوسته‌ای است که کارکنان در آن بتوانند با ChatGPT به زمینه سازمانی تأییدشده دسترسی پیدا کنند، وظایف عملیاتی را انجام دهند و بدون جابه‌جایی دستی میان سامانه‌ها، خروجی نهایی ارائه کنند.