Der ChatGPT‑Boost für ein schlankes Vertriebsteam bei Zenken

Zenken kombiniert GPT‑5, benutzerdefinierte GPTs, Bildgenerierung sowie die neuesten OpenAI-Modelle und -Tools, um beide Kerngeschäfte zu beschleunigen: Webmarketing und das schnell wachsende internationale Personalgeschäft. Als eines der ersten Unternehmen in Japan, das ChatGPT Enterprise unternehmensweit eingeführt hat, setzt Zenken einen KI-First-Ansatz in die Praxis um und sieht klare geschäftliche Auswirkungen.

Heute berichtet Zenken:

• Mehr als 90 % wöchentliche aktive Nutzung von ChatGPT Enterprise
• Durchschnittliche Zeitersparnis von 30 bis 50 % bei Wissensarbeitsaufgaben
• 5 bis 15 zusätzliche Stunden pro Mitarbeiter und Monat, reinvestiert in höherwertige Arbeit
• 50 Millionen Yen Einsparungen bei jährlichen Outsourcing-Kosten im Vergleich zum Vorjahr

Vor der Einführung von ChatGPT Enterprise verließ sich Zenken bei einer Vielzahl von Wissensaufgaben auf manuelle Prozesse. Mitarbeiter verbrachten viel Zeit mit Recherche, Zusammenfassungen, Übersetzungen und der Erstellung von Inhalten. Vertriebsteams hatten zudem lange Vorbereitungszeiten für Kundentermine, was die Anzahl und Qualität der Kundengespräche reduzierte.

Um diese Probleme zu lösen, entschied sich Zenken, KI auf strukturierte und sichere Weise einzuführen. Yuji Okada, Manager der Abteilung Unternehmensplanung in der Verwaltungsdivision, erklärt, dass sie bei der Bewertung potenzieller Lösungen den Fokus auf zwölf für das Geschäft erforderliche Fähigkeiten gelegt haben, etwa Sicherheit und fortgeschrittene Unterstützung für komplexes Denken, und erinnert sich daran, dass ChatGPT Enterprise die einzige Lösung war, die all diese Bedingungen erfüllte. Er merkt an: „Da wir mit Kundendaten und sensiblen internen Informationen arbeiten, ist die Vermeidung von Datenlecks nicht verhandelbar. ChatGPT Enterprise garantiert, dass unsere Daten nicht zum Trainieren der KI verwendet werden. Diese Sicherheitsfunktion gab uns das Vertrauen, vertrauliche Daten sicher zu verarbeiten.“

Auch die Verfügbarkeit von Reasoning-Modellen war ein ausschlaggebender Grund für die Entscheidung für ChatGPT Enterprise. In Zenkens Kerngeschäft im Webmarketing müssen Teams die geschäftlichen Herausforderungen der Kunden tiefgehend analysieren und strategische Lösungen vorschlagen. Das 2024 von OpenAI veröffentlichte Reasoning-Modell bietet die fortgeschrittene Unterstützung für komplexes Denken, nach der Zenken gesucht hat, und hat den KI-Einsatz im Unternehmen weiter beschleunigt. Okada erklärt: „Das Reasoning-Modell geht über das bloße Bereitstellen von Informationen hinaus und unterstützt Entscheidungen auf Managementebene, etwa bei Marktanalysen, Wettbewerbsstrategien und der Bewertung neuer Geschäftsmöglichkeiten.“

Heute steigert das Reasoning-Modell die Qualität der Strategieplanung und Analyse in verschiedenen Teams und wird zudem eingesetzt, um Zenkens eigene Managementfragen und neue Herausforderungen aus strategischer Perspektive zu beleuchten. Es ist zu einem zentralen Treiber für das Unternehmenswachstum von Zenken geworden.

Die Wirkung von ChatGPT Enterprise ist besonders im Vertrieb sichtbar. Vor dem Einsatz von ChatGPT Enterprise musste das Vertriebsteam viel Zeit für Vorbereitungsarbeiten aufwenden, etwa für die Recherche zu potenziellen Kunden, die Erstellung von Angebotsunterlagen und das Schreiben von Vertriebs-E-Mails. Okada erinnert sich: „Noch bevor wir überhaupt daran denken konnten, die Zahl der angesprochenen Kunden zu erhöhen, verloren unsere Mitarbeiter bereits sehr viel Zeit in der Vorbereitung. Da sie auf Anfragen reagieren und Angebotsdokumente erstellen mussten, war die Zeit, die sie tatsächlich mit Kunden verbringen konnten, begrenzt, und manchmal verpassten wir Chancen.“ Auch das Schreiben jeder einzelnen E-Mail kostete Zeit, was eine natürliche Grenze dafür setzte, wie viele potenzielle Kunden ein Vertriebsmitarbeiter an einem Tag erreichen konnte.

Durch die unternehmensweite Einführung von ChatGPT Enterprise hat Zenken die Qualität seiner Vertriebsaktivitäten deutlich verbessert. Die folgende Tabelle vergleicht den Vertriebsprozess vor und nach ChatGPT in jeder Phase.

Infolgedessen verzeichnet Zenken klare Verbesserungen in der Vertriebsleistung:

• Angebote, die die erste Prüfung bestehen, sind um 15 bis 20 % gestiegen
• Abschlussquote für neue Deals ist 5 bis 10 % höher
• Genehmigungsquote für finale Angebote ist um etwa 30 % gestiegen

„ChatGPT hilft uns, die für Recherche und Vorbereitung benötigte Zeit zu verkürzen und gleichzeitig unsere Gespräche mit Kunden reibungsloser zu gestalten“, erklärt Okada.

ChatGPT Enterprise ist auch für Zenkens schnell wachsendes internationales Personalgeschäft unverzichtbar geworden. Da die meisten Mitarbeiter japanische Muttersprachler sind, musste das Unternehmen zuvor viel Zeit und Budget für die Übersetzung von Stellenanzeigen, Verträgen und anderen Dokumenten für internationale Kandidaten aufwenden. Okada erinnert sich: „Wenn wir in mehreren Sprachen, einschließlich Englisch, kommunizieren mussten, konnten herkömmliche Übersetzungstools den richtigen Kontext und die passenden Nuancen oft nicht übertragen, was manche internationale Kommunikation sehr schwierig machte.“

Nach der Implementierung von ChatGPT Enterprise konnte das Team eine Vielzahl von Dokumenten präzise ins Englische und in andere Sprachen übersetzen. Dadurch ließen sich Outsourcing-Kosten senken und zugleich die Übersetzungsgeschwindigkeit deutlich erhöhen. „Selbst mit einem kleineren Team konnten wir eine Organisation aufrechterhalten, die weiterhin Umsatzwachstum erzielt“, sagt Okada.

Mitarbeiter nutzen ChatGPT außerdem in anderen Sprachen als Englisch, um Informationen aus Nachrichtenseiten, Fachartikeln und anderen für das Geschäft wichtigen Quellen zu sammeln. Das erleichtert die Entwicklung neuer Services und Geschäftsinitiativen mit Blick auf globale Expansion und ermöglicht mehr Mitarbeitern bei Zenken als je zuvor, direkt an grenzüberschreitender Arbeit teilzunehmen.

ChatGPT Enterprise definiert den Arbeitsalltag bei Zenken neu. Teams nutzen ChatGPT inzwischen, um innerhalb von Minuten erste Entwürfe für Vertriebs-E-Mails, Angebote, Marketinginhalte und interne Dokumente zu erstellen, und die Gesamtproduktivität im Unternehmen hat sich in etwa verdoppelt. Arbeiten, die zuvor ausgelagert waren, werden zunehmend intern erledigt, was die jährlichen Outsourcing-Kosten um rund 50 Millionen Yen senkt und die Margen verbessert. „Statt in repetitiven Aufgaben gebunden zu sein, haben Mitarbeiter im gesamten Unternehmen jetzt mehr Zeit, sich auf den inhaltlichen Kern ihrer Vorschläge zu konzentrieren“, sagt Okada.

Auch auf individueller Ebene ist die Akzeptanz hoch. Die wöchentliche aktive Nutzung von ChatGPT Enterprise liegt bei über 90 %, und Mitarbeiter senden im Schnitt etwa 900 Nachrichten pro Person und Monat. „Es ist für uns zur Selbstverständlichkeit geworden, uns zuerst an ChatGPT zu wenden“, erklärt Okada. „Wir nutzen ChatGPT, um eine erste Hypothese zu entwickeln, und besprechen diese dann mit unseren Vorgesetzten oder Kollegen. Diese Arbeitsweise hat die Zeit, in der Mitarbeiter nicht vorankommen, bevor sie mit anderen sprechen oder weitermachen, deutlich verkürzt.“

Für Zenken ist ChatGPT Enterprise mehr als ein Werkzeug. In Okadas Worten ist es zu einem Partner geworden, der die Art und Weise verändert, wie Mitarbeiter denken und arbeiten. Das Unternehmen sieht ChatGPT Enterprise inzwischen als zentrale Plattform, die alles unterstützt – von täglicher Effizienz und strategischer Planung über Talententwicklung bis hin zur unternehmensweiten Transformation.