Kassenabgleich mit ChatGPT Work: Franchisenehmer spart 94 % Zeit

Nach 25 Jahren in der Halbleiterindustrie stieg Ted Taylor in die Gastronomie ein. Heute betreibt er als selbstständiger Franchisenehmer drei Restaurants in New Mexico, jeweils unter den beiden Marken Schlotzsky’s und Cinnabon.

Wer Schnellrestaurants betreibt, muss für zufriedene Gäste sorgen und zugleich vieles erledigen, was die Gäste nie sehen: Preise kalkulieren, Personal planen, Geräte warten und Richtlinien festlegen. Ted nutzt Technologie von OpenAI, um all das schneller zu erledigen.

Mit ChatGPT beschleunigt Ted zeitaufwendige Aufgaben wie Recherchen und das Verfassen von Entwürfen. Mit ChatGPT Work führt er große Datenmengen zu Preisen, Umsätzen, Prognosen, Dienstplänen und Personaleinsatz zusammen und analysiert sie. Er erhält Empfehlungen dazu, wo in den einzelnen Restaurants Handlungsbedarf besteht. So braucht er für Preisanpassungen 95 % weniger Zeit und spart bei jeder Lohnabrechnung 4 Stunden.

Die jährliche Anpassung der Speisekartenpreise erfordert eine komplexe Analyse: Berücksichtigt werden müssen die Zutatenkosten pro Gericht, die Beliebtheit einzelner Produkte, die Preise der lokalen Konkurrenz, Portionsgrößen sowie die unterschiedlichen wirtschaftlichen Bedingungen für Bestellungen vor Ort und Lieferbestellungen. Ted nutzt ChatGPT Work, um diese Faktoren zusammenzuführen und in 1 bis 2 Stunden statt in 5 Tagen Preisempfehlungen zu erhalten.

Zunächst recherchiert Ted mit ChatGPT Work die Preisentwicklung bei der lokalen Konkurrenz, deren Portionsgrößen und die Qualität der Speisen im Vergleich. Auf dieser Grundlage legt er seine Preisziele und Preisstrategien fest. Anschließend gibt er ChatGPT Work eine nach Kategorien geordnete Liste der Speisekartenprodukte mit den aktuellen Preisen vor Ort und für Lieferungen. Er legt fest, wie stark die Preise in beiden Bereichen insgesamt steigen sollen und bei welchen Produkten größere oder kleinere Erhöhungen vorgesehen sind. Dabei stützt er sich weitgehend auf die vorherige Analyse von ChatGPT.

Für eine detailliertere Analyse kann er historische Verkaufsdaten einzelner Produkte und Lieferantenpreise ergänzen. ChatGPT Work kann anhand dieser Angaben abschätzen, wie sich Preisänderungen auf den Umsatz auswirken, und die Preise einzelner Produkte an den Zielwerten für den Wareneinsatz ausrichten.

ChatGPT Work erstellt eine Tabelle mit empfohlenen Preisen für Bestellungen vor Ort und Lieferungen. Es ordnet die Preisänderungen sogar in eine übergreifende Preisstrategie ein. Diese soll die Kundenbindung stärken, Preisschocks minimieren und Zusatzangebote optimal positionieren.

Als Ted ChatGPT Work zum ersten Mal für die Preisgestaltung nutzte, führte er die Analyse zusätzlich manuell durch. „ChatGPT Work hat einen gründlicheren lokalen Vergleich durchgeführt und mir geholfen, Preiserhöhungen zu vermeiden, durch die manche Produkte nicht mehr wettbewerbsfähig gewesen wären“, sagte er. Ted ging sofort dazu über, die ersten Empfehlungen mit ChatGPT zu erarbeiten.

Ted nutzt ChatGPT Work auf zwei Arten, um die Personalkosten zu steuern: Er prüft die Entwicklung des Personaleinsatzes in seinen drei Restaurants und testet eine bessere Methode für die wöchentliche Dienstplanung.

Für die Analyse des Personaleinsatzes gewährte Ted ChatGPT Work Lesezugriff auf seine Umsatz- und Personaleinsatzdaten. Wenn er die Analyse startet, vergleicht ChatGPT Work die im Dienstplan vorgesehenen, die budgetierten und die tatsächlich geleisteten Stunden mit den prognostizierten und tatsächlichen Umsätzen. Dabei betrachtet es auch die vergangenen 12 Wochen, um Filialen zu berücksichtigen, die regelmäßig über oder unter ihren Umsatzprognosen liegen. Der Bericht weist auf Überstunden, länger als geplant dauernde Schichten und Lücken in der Personalbesetzung hin. Er zeigt außerdem, was die Restaurantleitung prüfen sollte.

Für den Test der Dienstplanung gab Ted ChatGPT Work eine Personalübersicht mit den Aufgaben, Schulungen, Verfügbarkeiten und der Vergütung jeder Person. Dazu kamen Angaben zum Personalbedarf der Filiale bei unterschiedlichen Umsatzniveaus. Er und die Restaurantleiterin verglichen den von ChatGPT Work vorgeschlagenen Dienstplan mit dem Plan, den sie selbst erstellt hätte. Dabei erkannten sie, dass Regeln für zusätzliches Personal zu Stoßzeiten fehlten, und präzisierten die Anweisungen für ChatGPT Work.

Inzwischen erstellt ChatGPT Work einen vollständigen Dienstplan für diesen Standort. Die Restaurantleiterin prüft ihn, passt ihn bei Bedarf an und trägt ihn in das Dienstplanungssystem des Restaurants ein. Ted schätzt, dass eine bessere Dienstplanung den Umsatzanteil der Kosten für Personal auf Stundenlohnbasis in allen drei Restaurants langfristig um ein bis zwei Prozentpunkte senken könnte. Dadurch könnten jährlich 50.000 bis 100.000 USD an zusätzlichem freiem Cashflow entstehen, der für höhere Löhne, Boni, Investitionen in den Betrieb oder höhere Gewinnausschüttungen genutzt werden kann.

Ted nutzt ChatGPT Work auch im Tagesgeschäft: für Personalrichtlinien, den Kassenabgleich sowie die Verwaltung von Material- und Reparaturanfragen. 

Als New Mexico Restaurants verpflichtete, eine schriftliche Verfahrensanweisung für Vorfälle mit Körperflüssigkeiten vorzuhalten, erstellte Ted mit ChatGPT in etwa 30 Sekunden einen Entwurf. Als Ted eine Social-Media-Richtlinie für sein Personalhandbuch benötigte, half ihm ChatGPT, rasch einen Entwurf zu verfassen. Ein externes Personalberatungsunternehmen prüfte diesen später und nahm keine Änderungen vor.

Ted nutzt ChatGPT Work für den monatlichen Kassenabgleich in seinen drei Restaurants. Er lädt die Bargeldtransaktionen und Bankunterlagen jeder Filiale hoch. ChatGPT Work gleicht die Transaktionen dann mit den zugehörigen Einzahlungen ab. Früher dauerte der monatliche Abgleich drei Stunden, heute sind es 5 bis 10 Minuten. Außerdem spart er bei jeder Lohnabrechnung vier Stunden manuelle Arbeit, indem er mit ChatGPT Work die Abrechnungsdaten zusammenfasst.

Damit der Restaurantbetrieb reibungslos läuft, hat Ted mit ChatGPT Work außerdem ein Webportal entwickelt, über das Beschäftigte Material oder Reparaturen anfordern können. Das Portal benachrichtigt ihn über eine eigens dafür eingerichtete E-Mail-Adresse und verfolgt den Status jeder Anfrage.

Teds Ansatz für den Einsatz von ChatGPT Work ist für alle praktikabel, die ein kleines Unternehmen führen. Er gibt ChatGPT dieselben Daten und Vorgaben, die er selbst für eine Entscheidung heranziehen würde, und vergleicht das Ergebnis mit seiner eigenen Vorgehensweise. Mit wachsendem Vertrauen in die Ergebnisse setzt er ChatGPT Work für weitere Aufgaben im Betrieb ein. Dabei prüft er die Ergebnisse immer, bevor er sie umsetzt.

Für Ted geht der Nutzen von ChatGPT Work über die eingesparten Stunden hinaus. Jetzt kann er Analysen durchführen, auf die er sonst vielleicht verzichten würde, und sich mehr Zeit für Gäste, Beschäftigte und das Wachstum seines Unternehmens nehmen.