Polimill baut Japans öffentliche KI-Infrastruktur der Zukunft

Polimill begann mit Surfvote, einer Plattform, auf der Bürgerinnen und Bürger Meinungen zu Politik und Gesellschaft austauschen können. Bei der Zusammenarbeit mit Kommunalverwaltungen erkannte das Unternehmen ein strukturelles Problem: Die Teams waren vom Tagesgeschäft ausgelastet und hatten kaum Zeit, die Stimmen der Bevölkerung in die Politik einfließen zu lassen.

Um die gesellschaftliche Teilhabe auszuweiten, musste Polimill zunächst die Verwaltungsarbeit selbst effizienter gestalten. Das Unternehmen begann mit der Entwicklung einer Plattform für generative KI in Verwaltungsabläufen und veröffentlichte QommonsAI im Oktober 2024. Heute bietet QommonsAI spezialisierte KI für Bereiche wie die Beantwortung parlamentarischer Anfragen, öffentliche Dienstleistungen, Sozialfürsorge und die juristische Recherche. Inzwischen nutzen rund 1.050 Kommunen und etwa 550.000 Beschäftigte im öffentlichen Dienst in ganz Japan die Plattform. QommonsAI basiert auf Technologie von OpenAI und entwickelt sich über ein Produktivitätswerkzeug für Beschäftigte hinaus zu dem, was Polimill als öffentliches Betriebssystem für die Kommunalverwaltung in Japan versteht.

Eines der größten Hindernisse für den Einsatz generativer KI in Behörden waren fragmentierte Daten. Jede Kommune hat eigene Arbeitsabläufe und Dokumentformate, und frühere Unterlagen sind verstreut. Um etwa Antworten auf parlamentarische Anfragen vorzubereiten, müssen mitunter Protokolle aus mehreren Jahren manuell geprüft werden, damit die Antwort mit der Politik der Präfektur übereinstimmt. Selbst das leistungsfähigste KI-Modell kann keine praktisch nutzbaren Erkenntnisse liefern, wenn die zugrunde liegenden Daten nicht strukturiert sind.

Polimill sammelte und standardisierte Sitzungsprotokolle aus ganz Japan. Anschließend ergänzte das Unternehmen mithilfe von KI Metadaten und schuf eine hochpräzise Suchgrundlage, die kommunen- und zeitraumübergreifend funktioniert.

Das Unternehmen weitete diese Struktur von parlamentarischen Gremien auf Sozialfürsorge, Rechtsvorschriften und weitere Verwaltungsbereiche aus. QommonsAI führt Fachdaten und KI auf einer Plattform zusammen und macht sie über eine einheitliche Oberfläche durchsuchbar. So werden verteilte Verwaltungsinformationen zu Wissen, das sich im Arbeitsalltag nutzen lässt. Diese Struktur bildet die Grundlage für Polimills Vision von QommonsAI als gemeinsamer Plattform für Behörden.

Die GPT‑Modelle von OpenAI bilden den Kern von QommonsAI. Im öffentlichen Sektor sind Informationsmanagement und die Vorbereitung auf Prüfungen unverzichtbar. QommonsAI bietet betriebliche Kontrollen, mit denen Administrierende den Nutzungsverlauf von Funktionen prüfen und gemäß den Richtlinien ihrer Organisation festlegen können, welche Modelle verfügbar sind.

Zugleich nennt Masahiro Wakabayashi, CAIO von Polimill, die breiten Fähigkeiten und die Bekanntheit der GPT‑Modelle als Hauptgründe für ihre Einführung. Die große Bekanntheit von ChatGPT ist wichtig, wenn Beschäftigte im öffentlichen Dienst nach der Einführung ein neues Werkzeug nutzen sollen. Auch wenn ihnen Fachbegriffe oder die Namen anderer Modelle nicht vertraut sind, senkt das Wissen, dass das System auf der weitverbreiteten Technologie von ChatGPT basiert, die anfängliche Einstiegshürde.

Laut Polimill werden GPT‑Modelle für die tägliche Arbeit in der allgemeinen Gesprächsfunktion von QommonsAI am häufigsten ausgewählt. Vom Lesen von Dateien bis zur Unterstützung täglicher Dialoge: Da GPT in einem einzigen Modell zuverlässig auf vielfältige Arbeitsanfragen reagieren kann, etabliert sich QommonsAI in der Praxis.

Die Technologie von OpenAI hat auch den Entwicklungsprozess von Polimill verändert. Das Unternehmen führte Codex im gesamten Arbeitsablauf ein: von der Definition der Anforderungen über die Prüfung auf Konsistenz mit vorhandenem GitHub-Code bis hin zu Implementierung und Tests. Technische Fachkräfte können sich darauf konzentrieren, KI-generierte Pläne zu prüfen und übergeordnete Entscheidungen zu treffen, während die KI einen größeren Teil der Implementierung selbstständig übernimmt.

Dank der Geschwindigkeit beim KI-gestützten Programmieren und der fortlaufenden Arbeit im Hintergrund stieg das Entwicklungstempo auf das 3- bis 5-Fache. Wakabayashi zufolge hat sich der Validierungszyklus aus Prototypenentwicklung, Präsentation vor kommunalen Teams und Einholen von Feedback drastisch beschleunigt.

Die praktische Unterstützung von OpenAI hat diese Arbeit weiter beschleunigt. Die Zusammenarbeit umfasst den Austausch bewährter Verfahren aus fortschrittlichen internationalen Beispielen, auf Polimill zugeschnittene Informationen und Unterstützung bei der Gestaltung des Entwicklungsprozesses. Dazu gehört auch die Frage, welche Schritte die KI übernehmen sollte und wo Menschen prüfen und Verantwortung tragen müssen.

Mit der Weiterentwicklung von Modellen und Fähigkeiten verändern sich auch die Verfahren der KI-gestützten Entwicklung laufend. Für einzelne Unternehmen ist es schwierig, fortschrittliche internationale Beispiele zu verfolgen und in die eigene Entwicklungsorganisation zu integrieren. Wakabayashi hält die Möglichkeit, kontinuierlich von OpenAI zu lernen und diese Erkenntnisse bei Polimill umzusetzen, für ebenso wertvoll wie die Leistung der API selbst.

Mit der Technologie von OpenAI als Kern hat Polimill QommonsAI kontinuierlich zu einer Plattform für die Kommunalverwaltung ausgebaut. Zu den wichtigsten Ergebnissen bei Einführung und Nutzung zählen:

• Rund 1.050 Kommunen und etwa 550.000 Beschäftigte im öffentlichen Dienst in ganz Japan nutzen QommonsAI.
• Polimill entwickelte eine Infrastruktur, die in ganz Japan verteilte Sitzungsprotokolle und Verwaltungsinformationen zusammenführt und organisationsübergreifend durchsuchbar macht.
• Codex und die praktische Unterstützung von OpenAI beschleunigten die Validierungs- und Implementierungszyklen und steigerten das Entwicklungstempo um das 3- bis 5-Fache.
• Dank des fortschrittlichen Reasonings der GPT‑Modelle konnten weniger erfahrene Beschäftigte mithilfe von KI und gesammelten Verwaltungsinformationen Entwürfe für politische Vorschläge erstellen, deren Qualität nahezu an die Vorschläge langjährig erfahrener Verwaltungsfachleute heranreichte.

Der Nutzen von QommonsAI geht über eine schnellere Informationssuche hinaus. Bei Polimills Validierung erstellten weniger erfahrene Beschäftigte mithilfe von KI und gesammelten Verwaltungsinformationen Entwürfe für politische Vorschläge. Diese wurden fast so gut bewertet wie die Vorschläge erfahrener Verwaltungsfachleute.

Die Vorschläge der erfahrenen Verwaltungsfachleute erhielten jedoch weiterhin die besten Bewertungen. Polimill führt den Unterschied auf implizites Wissen zurück: praktische Urteilskraft, die nicht in Handbüchern festgehalten ist, etwa zu den nötigen Verfahren, um einen politischen Vorschlag umzusetzen, oder zu möglichen Bedenken der Bevölkerung.

Polimill will dokumentieren, wie langjährig erfahrene Verwaltungsfachleute die KI zu Recherchen anleiten und wie sie Modellergebnisse überarbeiten. So soll bisher nicht dokumentierte Urteilskraft zu Wissen der Organisation werden. Ziel ist nicht, qualifizierte Beschäftigte durch KI zu ersetzen, sondern ihre Fähigkeiten zu stärken und ihr Know-how an die nächste Generation weiterzugeben. QommonsAI kann die Grundlage für den Wissenstransfer bilden, den Polimill für Behörden anstrebt.

Für den Herbst 2026 plant Polimill die vollständige Einführung von Qommons ONE, einem Store, in dem externe Unternehmen Anwendungen für Kommunen anbieten können. Im Mittelpunkt wird ein Super-Agent stehen, der mehrere spezialisierte KI-Systeme und Apps aus der Privatwirtschaft zusammenführt. Nutzende werden ein Ziel angeben können. Das System ruft dann die erforderliche KI oder die nötigen Apps auf, um praktisch nutzbare Ergebnisse zu erstellen, von Recherchen bis zu Präsentationen.

Um diese Vision zu verwirklichen, betrachtet Polimill die breiten Ein- und Ausgabefähigkeiten der GPT‑Modelle sowie das gesammelte Know-how von OpenAI zur Entwicklung von Agenten als wichtige Grundlagen. OpenAI unterstützt die Entwicklung außerdem durch technische Validierung und individuelle Beispiele. Da sich Modelle und Entwicklungsmethoden laufend weiterentwickeln, sieht Wakabayashi großen Wert in der engen Zusammenarbeit mit OpenAI, um neueste Erkenntnisse bei Polimill einzubringen.

Indem Polimill diese Erkenntnisse schnell in die Entwicklung einfließen lässt, kann das Unternehmen Qommons ONE kontinuierlich weiterentwickeln. Das Ziel reicht über eine effizientere Verwaltung hinaus. Die durch KI gewonnene Zeit kann Beschäftigten im öffentlichen Dienst ermöglichen, der Bevölkerung genauer zuzuhören und sie zu unterstützen. Dieses öffentliche Betriebssystem ist die Zukunft der Verwaltung, auf die Polimill hinarbeitet.

Polimills Arbeit an einer öffentlichen Infrastruktur der nächsten Generation, die Behörden, Unternehmen und Bevölkerung durch KI verbindet, hat gerade erst begonnen.