Wie HSP GRUPPE KI-Kompetenzen für Steuerberatung aufbaut

Die in dieser Story genannten Nutzungszahlen beziehen sich auf den gemeinsamen ChatGPT Enterprise Workspace von HSP GRUPPE und Kanzleipakt mit insgesamt 81 organisatorischen Gruppen. Die HSP GRUPPE ist ein Verbund rechtlich selbstständiger Steuerberatungs-, Wirtschaftsprüfungs- und Rechtsanwaltskanzleien.

Seit mehr als zwei Jahrzehnten investiert die HSP GRUPPE⁠(wird in einem neuen Fenster geöffnet) konsequent in die Digitalisierung und Standardisierung professioneller Kanzleiprozesse. Lange bevor generative KI Einzug hielt, hatte der Kanzleiverbund Prozesse standardisiert, Qualitätsmanagement etabliert und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung geschaffen.

Als ChatGPT verfügbar wurde, sah HSP darin weit mehr als ein weiteres Produktivitätstool.

Die eigentliche Chance lag darin, professionelle Wissensarbeit grundlegend neu zu denken.

Anstatt zu fragen, wie KI Mitarbeitenden dabei helfen könnte, E-Mails schneller zu schreiben oder Dokumente zusammenzufassen, stellte die Unternehmensführung eine grundlegendere Frage: Was passiert, wenn KI Teil des Betriebsmodells einer modernen Steuerberatungsorganisation wird?

Aus dieser Vision heraus integrierte HSP ChatGPT Enterprise in die tägliche Arbeit – von der steuerlichen Beratung über juristische Recherche und Mandantenkommunikation bis hin zu Datenanalyse und organisationsweitem Wissensaustausch im gesamten Kanzleiverbund.

Bei der Einführung von ChatGPT Enterprise legte der Kanzleiverbund großen Wert auf Akzeptanz, Governance und kontinuierliches Lernen. Monatliche KI-Foren boten den Mitarbeitenden Raum, praktische Anwendungsfälle auszutauschen und voneinander zu lernen. Die Sicherheitsfunktionen von ChatGPT Enterprise bilden dabei eine wichtige technische Grundlage. Der Umgang mit mandantenbezogenen Informationen erfolgt jedoch stets im Einklang mit den internen Datenschutz-, Verschwiegenheits- und Governance-Richtlinien. Die fachliche Prüfung und die abschließende Verantwortung verbleiben jederzeit bei den jeweiligen Steuerberaterinnen und Steuerberatern, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten sowie Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfern.

Das Ziel war dabei nicht nur, Mitarbeitende zum Experimentieren zu ermutigen.

Es ging darum, organisationsweite KI-Kompetenzen aufzubauen, die sich nachhaltig skalieren lassen.

Carsten Schulz bringt es so auf den Punkt: „Oft werde ich gefragt, was meine Lieblingsfunktion bei KI ist. Darauf antworte ich nie. Einzelne Funktionen sind nicht entscheidend. Erst wenn man versteht, wie alles zusammenspielt, öffnet KI die Tür zu einer völlig neuen Welt.“

Im gesamten Kanzleiverbund fanden die Fachkräfte schnell neue Wege, KI in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Gleichzeitig begann HSP, erfolgreiche Anwendungsfälle in gemeinsam nutzbare Agents zu überführen.

Ein Beispiel ist AI Client Communication – ein gemeinsam genutzter Agent, der bei der Erstellung erster Entwürfe unterstützt, Texte strukturiert, die Verständlichkeit verbessert und eine einheitlichere, mandantenorientierte Kommunikation fördert. Die fachliche Prüfung und die finale Verantwortung verbleiben dabei stets bei den jeweiligen Fachkräften.

Ein weiteres Beispiel ist die Buchungshilfe SKR03 & SKR04. Sie unterstützt bei der Vorbereitung und Einordnung konkreter Buchungsfragen. Die fachliche Entscheidung bleibt dabei jederzeit beim Menschen.

Diese gemeinsam entwickelten Agents reduzieren wiederkehrende Aufgaben und machen bewährte Arbeitsweisen für den gesamten Kanzleiverbund zugänglich – nicht nur für einzelne KI-Enthusiasten.

Darauf aufbauend entwickeln die Fachkräfte ihre eigenen Arbeitsweisen kontinuierlich weiter. Managing Partner Frank Heibel nutzt ChatGPT als fachlichen Sparringspartner, um komplexe steuerliche Fragestellungen zu durchdenken und die Kommunikation mit Mandantinnen und Mandanten zu verbessern. „ChatGPT ist zu einem echten Sparringspartner geworden. Es verändert grundlegend, auf welchem Niveau man arbeiten kann“, sagt er.

Partnerin Magdalene Posnak konnte den Zeitaufwand für die Analyse mehrerer Immobilieninvestitionen von rund neun auf etwa zwei Stunden reduzieren und nutzt die gewonnene Zeit heute für die persönliche Beratung ihrer Mandantinnen und Mandanten. Geschäftsführer Marco Sell entwickelt KI-gestützte Dashboards, mit denen Mandanten finanzielle Szenarien gemeinsam mit ihrem Berater interaktiv durchspielen können. Rechtsanwalt und Steuerberater Jan-Henrik Leifelt wiederum nutzt ChatGPT, um sein fachliches Urteilsvermögen zu ergänzen – nicht, um es zu ersetzen.

Der gemeinsame Nenner ist dabei immer derselbe: Weniger Zeit für die Aufbereitung von Informationen. Mehr Zeit für fachliche Expertise und Beratung

HSP bereitet sich bereits auf die nächste Phase seiner KI-Reise mit ChatGPT Work vor.

Nur wenige Wochen nach dem Zugang begann die Organisation, die Plattform zunächst mit einer kleinen Gruppe aus Entwicklern und Administratoren zu pilotieren, bevor sie schrittweise im gesamten gemeinsamen Workspace ausgerollt wird. Ziel ist es, zu verstehen, wie agentische KI komplexe Workflows sicher automatisieren kann – bei einem ausgewogenen Verhältnis von Governance, Qualität und Kosten.

Für HSP liegt der wirtschaftliche Nutzen nicht im Abbau von Personal. Die Kanzleien im Netzwerk arbeiten bereits an ihrer Kapazitätsgrenze und verfügen über erhebliche Auftragsbestände. Die durch ChatGPT gewonnene Zeit kann daher direkt in zusätzliche Mandatsarbeit, kürzere Bearbeitungszeiten, mehr Beratungskapazität und einen besseren Mandantenservice investiert werden.

Für Carsten Schulz besteht die eigentliche Chance jedoch nicht darin, bestehende Aufgaben schneller zu erledigen. Es geht darum, den Workflow selbst neu zu gestalten.

Als Beispiel nennt er die Erstellung von Jahresabschlüssen. Heute stellen Steuerfachkräfte häufig erst Monate nach Abschluss der laufenden Buchhaltung fest, dass Informationen fehlen, wenn sie mit dem Jahresabschluss beginnen. HSP untersucht deshalb, wie ChatGPT Work die Buchhaltung kontinuierlich prüfen, fehlende Informationen während des Jahres erkennen und benötigte Unterlagen proaktiv bei Mandantinnen und Mandanten anfordern könnte – sodass ein Großteil der Vorbereitung bereits erledigt ist, bevor eine Fachkraft den Jahresabschluss überhaupt beginnt.

Dieser Wandel – von einer KI, die Menschen bei einzelnen Aufgaben unterstützt, hin zu einer KI, die komplette Arbeitsprozesse orchestriert – markiert die nächste Entwicklungsstufe der Transformation bei HSP.

• 84 % wöchentliche aktive Nutzung mit 755 wöchentlich aktiven Nutzerinnen und Nutzern sowie 913 unterschiedlichen aktiven Konten im Auswertungszeitraum vom 1. Februar bis 14. Juli 2026.
• Im Auswertungszeitraum vom 1. Februar bis 14. Juli 2026 wurden mehr als 500.000 Nachrichten mit ChatGPT ausgetauscht.
• 98,6 % der befragten Mitarbeitenden berichteten von einer höheren Produktivität, 84,6 % von einer verbesserten Arbeitsqualität.
• 95,9 % der Befragten berichteten von einer wöchentlichen Zeitersparnis. 63,5 % sparen mindestens zwei Stunden pro Woche, 25,7 % sogar mindestens fünf Stunden. HSP beobachtet bereits einen ersten operativen Frühindikator in der jährlichen Auftrags- und Kapazitätsplanung: Mitarbeitende planen deutlich mehr Aufträge ein als in den Vorjahren, weil sie zusätzliche Kapazitäten durch KI-gestützte Arbeit erkennen. Die vollständige wirtschaftliche Wirkung wird sich im weiteren Verlauf des Jahres zeigen.
• 79,7 % berichteten von einem besseren Mandantenservice, 78,1 % von einer höheren Arbeitszufriedenheit.
• Eine bewusst konservative interne Szenariorechnung geht von rund 40.000 Stunden zusätzlicher Arbeitskapazität pro Jahr aus. Davon entfallen rund 28.000 Stunden auf produktive, in der Regel abrechenbare Facharbeit sowie rund 12.000 Stunden auf Administration, Mandantenservice und Support. Auf Basis konservativ angesetzter Stundensätze ergibt sich daraus ein theoretisches jährliches Umsatzpotenzial von rund 3,8 Millionen Euro. Dabei handelt es sich um ein Kapazitäts- und Potenzialszenario – nicht um bereits realisierten oder garantierten Mehrumsatz.

• KI als organisationsweite Kompetenz verstehen – nicht als individuelles Werkzeug. Erfolgreiche Experimente sollten in wiederholbare Workflows überführt werden, von denen die gesamte Organisation profitiert.
• Zuerst in die operativen Grundlagen investieren. Starke Prozesse, Governance und Qualitätssysteme schaffen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche KI-Einführung.
• Eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren. Regelmäßige KI-Foren halfen dabei, erfolgreiche Ideen schnell im gesamten Kanzleiverbund zu verbreiten.
• Workflows neu gestalten – nicht nur einzelne Aufgaben automatisieren. Der größte Mehrwert entsteht, wenn End-to-End-Prozesse grundlegend neu gedacht werden.
• KI um professionelles Urteilsvermögen herum aufbauen. Der größte Nutzen entsteht dann, wenn KI Fachwissen ergänzt und erweitert – nicht ersetzt.

• Mit geschäftlichen Herausforderungen beginnen – nicht mit KI-Funktionen.
• Regelmäßige Formate schaffen, in denen Mitarbeitende erfolgreiche Anwendungsfälle teamübergreifend teilen können.
• KI-Spezialistinnen und -Spezialisten mit Fachexpertinnen und -experten zusammenbringen, um erfolgreiche Experimente in skalierbare Workflows zu überführen.
• Neue Funktionen zunächst mit kleinen Gruppen pilotieren, bevor sie organisationsweit ausgerollt werden.
• Nicht nur die Bereitstellung messen, sondern auch Nutzung und geschäftlichen Mehrwert, um den tatsächlichen Nutzen von KI sichtbar zu machen.

HSP ist überzeugt, dass die größten Fortschritte mit KI noch bevorstehen.

Gemeinsam mit Kanzleipakt plant die HSP GRUPPE den Aufbau eines gemeinsamen, DATEV-zentrierten KI-, Kanzleiprozess- und Entwicklungsteams. Ziel ist es, erfolgreiche dezentrale Experimente fachlich und technisch zu bewerten und daraus dokumentierte, skalierbare Referenzprozesse für den gesamten Kanzleiverbund zu entwickeln. Mit der Weiterentwicklung von ChatGPT Work und agentischen Fähigkeiten will HSP den nächsten Schritt gehen: weg von der Unterstützung einzelner Fachkräfte und hin zur Automatisierung vollständiger Workflows, die Mitarbeitende und Mandantinnen und Mandanten gleichermaßen proaktiv unterstützen.

Für Carsten Schulz reicht die langfristige Chance weit über die HSP GRUPPE hinaus. Er ist überzeugt, dass KI die Rolle vertrauenswürdiger Fachkräfte stärken – nicht schwächen – wird, indem sie ihnen mehr Zeit für fundierte Entscheidungen, die Lösung komplexer Fragestellungen und den Aufbau langfristiger Mandantenbeziehungen verschafft.