Heimstaden verändert die Wohnungsverwaltung mit KI
Von neuen Ansätzen für die Vermietung bis zum KI-gestützten Immobilienbetrieb: Heimstaden nutzt OpenAI, um Wohnungen besser zu verwalten.
99 %
geringere Kosten für die Erstellung von Immobilienbildern
20.112
Immobilien mit Codex analysiert
50 %
der Beschäftigten nutzen ChatGPT binnen 2–3 Monaten
Vor hundert Jahren hieß die Verwaltung eines Wohngebäudes: Menschen finden, die dort einziehen, Mieten einziehen und die Immobilie in gutem Zustand halten. An diesen Grundlagen hat sich bis heute erstaunlich wenig geändert. Was sich verändert, ist das Wie dieser Arbeit.
Für das europäische Wohnimmobilienunternehmen Heimstaden(wird in einem neuen Fenster geöffnet) liegt darin eine Chance: Was wäre, wenn KI die Verwaltung Tausender Wohnungen grundlegend verändern könnte?
Im Juni 2025 beschloss die Führung von Heimstaden, den Einsatz von KI schneller voranzutreiben. Nach der Bewertung mehrerer Plattformen entschied sich das Unternehmen für OpenAI. Damit verfolgte es zwei Ziele: Beschäftigte stärken und die zentralen Geschäftsprozesse neu denken.
Angestrebt werden zunehmend selbstständig betriebene Gebäude, bei denen KI helfen kann, Bedarf frühzeitig zu erkennen, Arbeiten zu koordinieren und Entscheidungen über den gesamten Lebenszyklus der Immobilie hinweg zu unterstützen. „Der Zweck unserer Gebäude hat sich nicht verändert“, sagt Helge Krogsbøl, Co-CEO bei Heimstaden. „Wir geben Menschen ein Zuhause. Aber wie wir diese Gebäude betreiben, verändert sich laufend, weil wir Konventionen hinterfragen und neue Technologien einsetzen.“
„Wir sehen KI als eine der größten Chancen, diesen Wandel zu beschleunigen.“
Betrachten wir, was passiert, wenn eine Wohnung frei wird.
Um sie wieder auf den Markt zu bringen, müssen üblicherweise die erzielbare Miete eingeschätzt, Fotoaufnahmen organisiert, Inserate erstellt und auf die Marktnachfrage reagiert werden. Jeder Schritt erfordert Zeit, Abstimmung und Fachwissen. Zugleich müssen die richtigen Informationen vorliegen: Welche Immobilien gehören zum eigenen Bestand, was bietet die Konkurrenz, und was suchen die Menschen, die eine Wohnung mieten möchten?
KI unterstützt inzwischen alle wichtigen Schritte dieses Prozesses:
Preisgestaltung: Analysen und Empfehlungen auf Basis von Tools, die in ChatGPT Sites erstellt wurden
Werbung: Bildgestaltung und Wohnungsbeschreibungen mithilfe von KI
Inserate prüfen: Ein Agent prüft alle veröffentlichten Anzeigen anhand der Qualitätsstandards von Heimstaden
Feedback: KI liefert Marktfeedback, das Vermietungsteams hilft, gezielt nachzusteuern. Dadurch werden Preise zunehmend dynamisch angepasst
Die Beschäftigten bleiben für die Prüfung und Freigabe von Entscheidungen verantwortlich. Doch die Arbeit rund um diese Entscheidungen verändert sich.
In den Niederlanden sind die Kosten für die Erstellung eines Immobilienbilds mit virtueller Einrichtung von etwa 50 € auf unter 0,10 € gesunken. Das entspricht einer Senkung um mehr als 99 %. Heimstaden schätzt das jährliche Einsparpotenzial allein in diesem Markt auf 130.000 €.
Dabei geht es um mehr als günstigere Anzeigen. Durch den Einsatz von KI im gesamten Vermietungsprozess kann Heimstaden Wohnungen flexibler auf den Markt bringen und schneller auf Veränderungen reagieren.
„Unsere KI-Strategie beruht auf drei Säulen“, sagt Nikolaj Brammer, Chief Digital Officer bei Heimstaden. „Erstens stärken wir Beschäftigte durch Schulungen und den Zugang zu den richtigen Tools. Zweitens haben wir ein zentrales Transformationsteam und ein Netzwerk von engagierten Beschäftigten, die den Einsatz von KI fördern und größere KI-Initiativen vorantreiben. Drittens stärken wir die Grundlagen, indem wir unsere Immobilienverwaltungssysteme und Datenmodelle auf KI vorbereiten.“
In der Vermietung werden alle drei Säulen praktisch umgesetzt: Tools und Schulungen ermöglichen es Beschäftigten, Bilder mit virtueller Einrichtung und Inserate zu erstellen. Unser zentrales Team koordiniert Verbesserungen bei der Preisgestaltung, Werbung, Anzeigenprüfung und beim Marktfeedback. Zudem machen wir Immobiliendaten für die KI-Tools zugänglich, die die Preisgestaltung und das Erstellen von Inseraten unterstützen.
„Zunächst haben wir unsere wichtigsten Geschäftsprozesse in ihre einzelnen Schritte zerlegt und gefragt, wo KI einen Mehrwert schaffen könnte. Die Vermietung ist ein gutes Beispiel: Es geht nicht darum, eine einzelne Aufgabe zu automatisieren, sondern den gesamten Ablauf zu verbessern.“
Einige der bedeutendsten Veränderungen finden fernab klassischer Softwareentwicklungsteams statt.
Heimstaden musste die Umweltrisiken seines gesamten Immobilienportfolios bewerten. Die Informationen waren vorhanden, aber auf öffentliche Quellen, Formate und Datensätze verteilt. Daraus eine nutzbare Bewertung zu erstellen, hätte viel manuelle Arbeit und erhebliche technische Ressourcen erfordert.
Julia Erlandsen, Environmental Sustainability Analyst bei Heimstaden, entwickelte mithilfe von Codex einen anderen Ansatz, obwohl sie keine Erfahrung in der Softwareentwicklung hatte.
Codex unterstützte die Suche, Bereinigung und Standardisierung von Daten, die Qualitätsprüfung sowie die Entwicklung wiederverwendbarer Verarbeitungspipelines. Julia behielt die Kontrolle über die Methodik und Validierung.
Das Ergebnis: 20.112 bewertete Immobilien und mehr als sechs Millionen Zeilen nutzbarer Daten. Der geschätzte Aufwand sank von fünf Personen, die ein Jahr lang daran gearbeitet hätten, auf zwei Personen über zwei Monate.
Heimstaden konnte zudem auf externe Beratung verzichten, die sonst zur Lösung des Problems nötig gewesen wäre.
Was als komplexes Analyseprojekt begann, wird zu einem wiederholbaren Verfahren, das Klimarisikobewertungen, Berichtspflichten und Entscheidungsfindung von Investor:innen unterstützt.
„Codex hat uns geholfen, eine Lösung zu entwickeln, für die wir früher umfangreiche technische Unterstützung gebraucht hätten. Jetzt liegt die Methodik in unserer Hand, und wir können sie selbst weiterentwickeln.“
Bei der Einführung von KI konzentriert sich Heimstaden auf Aufgaben, bei denen Beschäftigte Unterstützung benötigen. Nach der Einführung von ChatGPT Enterprise im September 2025 nutzte es innerhalb von zwei bis drei Monaten die Hälfte der Beschäftigten. Ein zentrales Team für die KI-Transformation pflegt eine Sammlung von Anwendungsfällen, damit Beschäftigte von Beispielen aus dem gesamten Unternehmen lernen können.
Die Beschäftigten nutzen freigegebene Tools unter Einhaltung der Regeln zur Datensicherheit. Sie bleiben dafür verantwortlich, KI-generierte Inhalte vor dem Versand zu prüfen und Entscheidungen freizugeben.
Auch Beschäftigte in der Hausbetreuung nutzen KI, darunter einige, die zunächst skeptisch waren. In Norwegen nutzte eine Person aus der Hausbetreuung ChatGPT, um eine vernachlässigte Wohnung zu beurteilen und einen Sanierungsplan mit klaren Prioritäten zu entwerfen. So wurden Beobachtungen zu einem strukturierten Plan, den die Person prüfen und verfeinern konnte.
„Im gesamten Unternehmen finden Menschen praktische Wege, KI im Arbeitsalltag einzusetzen. Unsere Aufgabe ist es, bewährte Ansätze breiter nutzbar zu machen. Dabei müssen Daten sicher bleiben, Verantwortlichkeiten klar sein und Menschen die Kontrolle behalten.“
Heimstaden bereitet bereits die nächste Phase vor: KI, die systemübergreifend arbeiten und mehrstufige Prozesse koordinieren kann.
Die Procurement Intelligence Platform des Unternehmens wird derzeit eingeführt. Sie kombiniert die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit OpenAI-Modellen, die über APIs angebunden sind. Die Plattform ist für den Einsatz in Outlook, SharePoint und Teams ausgelegt und unterstützt die Vertragsanalyse, die Vorbereitung von Verhandlungen und das Management des gesamten Vertragslebenszyklus. Die Verantwortung für kaufmännische Entscheidungen und Freigaben bleibt bei den Beschäftigten.
Langfristig verfolgt Heimstaden ein noch grundlegenderes Ziel.
Heimstaden entwickelt Amplio Estate mit, ein modernes Immobilienverwaltungssystem, das KI-gestützte Arbeitsabläufe über MCP unterstützen soll. Ziel ist es, Beschäftigten zu ermöglichen, mit KI wie ChatGPT Immobilieninformationen abzurufen und Aktionen in zentralen Geschäftssystemen auszuführen, unter angemessener menschlicher Aufsicht.
So beginnt Heimstaden, die Idee zunehmend selbstständig betriebener Gebäude in einen konkreten technologischen Fahrplan zu übersetzen.
Mehr als 99 % niedrigere Kosten für die Bilderstellung in den Niederlanden.
20.112 Immobilien mit Codex bewertet. Der geschätzte Aufwand sank von fünf Personen über ein Jahr auf zwei Personen über zwei Monate.
50 % der Beschäftigten nutzten ChatGPT innerhalb von 2–3 Monaten nach der Einführung.
Stelle Menschen in den Mittelpunkt: Die Engpässe liegen in der Nutzung und Vorstellungskraft, nicht in der Technik
Finde engagierte Vorreiter:innen: Den größten Nutzen bringen Beschäftigte, die Veränderungen vor Ort vorantreiben
Sorge für funktionierende Prozesse: KI repariert keinen fehlerhaften Prozess, kann einen guten aber in deutlich größerem Maßstab nutzbar machen.
Heimstadens Vision sind keine Gebäude ohne Menschen, sondern Immobilien, deren Betrieb zunehmend intelligente Systeme unterstützen. Diese Systeme werden Beschäftigten helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und Anliegen der Menschen, die dort wohnen, besser zu lösen.
Die Gebäude werden weitgehend das bleiben, was sie immer waren: ein Zuhause und ein Dach über dem Kopf. Doch die Art, wie sie betrieben werden, hat sich dauerhaft verändert.
