Wie Gilbert + Tobin KI mit OpenAI steuert und skaliert

Gilbert + Tobin zählt zu den führenden Wirtschaftskanzleien Australiens und ist für seine Arbeit in den Bereichen Kapitalmärkte, Fusionen und Übernahmen, Streitbeilegung und Technologie bekannt. Die Arbeit der Kanzlei beruht auf Fachwissen, sorgfältigem Urteilsvermögen und dem sicheren Umgang mit sensiblen Informationen.

Als generative KI die Wissensarbeit zu verändern begann, erkannte Gilbert + Tobin eine Chance: nicht die Rechtsberatung selbst zu verändern, sondern die Qualität der unterstützenden betrieblichen Arbeit zu steigern. Die Kanzlei wollte allen operativen Teams leistungsfähigere Werkzeuge für Recherche, Texterstellung und Analyse bereitstellen und zugleich die Governance und berufliche Verantwortlichkeit wahren, die ihre Mandantschaft erwartet.

ChatGPT Enterprise wurde zunächst in operativen Teams eingeführt, in denen sich praktische Anwendungsfälle in einer kontrollierten Umgebung testen ließen. Anschließend weitete sich die Nutzung auf Marketing, Geschäftsentwicklung, Personalgewinnung, Finanzen, Technologie, Geschäftstransformation und Teile der juristischen Arbeit aus. Der Schwerpunkt lag dabei stets auf der Arbeitsweise der Kanzlei, nicht darauf, das professionelle Urteilsvermögen zu ersetzen, das den Kern ihrer Rechtsberatung bildet.

Mit Codex geht die Kanzlei noch einen Schritt weiter: von KI, die Menschen bei einzelnen Aufgaben unterstützt, hin zu KI, die definierte Schritte in größeren Workflows ausführt.

Die sichtbare Unterstützung der Führungsebene trug dazu bei, die Einführung von KI in der gesamten Kanzlei relevant und glaubwürdig zu machen. CEO Sam Nickless stellte den Mitarbeitenden ChatGPT anhand von Beispielen aus seiner eigenen Arbeit vor. Mit seiner Botschaft „KI ist kein Schummeln“ stellte er ChatGPT als ein weiteres Werkzeug dar, mit dem Mitarbeitende ihr Urteilsvermögen einsetzen können, und nicht als unzulässige Abkürzung. Weitere Mitglieder der Führungsebene wurden selbst zu aktiven Nutzenden und teilten Beispiele mit ihren Teams.

Gilbert + Tobin ergänzte diese Unterstützung der Führungsebene durch rollenspezifische Befähigung. Statt sich auf allgemeine Schulungen zu verlassen, nahm das Team für Geschäftstransformation an Besprechungen einzelner Teams teil und demonstrierte Workflows, die auf Marketing, Finanzen, Personalgewinnung, den operativen Betrieb und andere Funktionen zugeschnitten waren. Interne Videos, Präsentationen, Challenges und Berichte über Anwendungsfälle halfen den Mitarbeitenden, mit den neuen Funktionen von ChatGPT Schritt zu halten.

Die Kanzlei gab keine Nutzungsziele vor. Sie konzentrierte sich darauf, den Mitarbeitenden die Möglichkeiten der Technologie zu zeigen, während die Verantwortung für die Ergebnisse weiterhin bei den Menschen lag. Im Juni 2026 wurden 87 % der freigeschalteten Zugänge aktiv genutzt. Das war mehr als doppelt so viel wie die Nutzungsquote, die Gilbert + Tobin üblicherweise bei anderen Werkzeugen verzeichnet. Zu den aktiven Nutzenden gehörten Partnerinnen und Partner sowie Mitarbeitende außerhalb des Technologiebereichs.

Gilbert + Tobin verarbeitet vertrauliche Informationen über die Mandantschaft und das Unternehmen, darunter Informationen, für die unterschiedliche Anforderungen der Mandantschaft gelten. Die Einführung der KI wurde durch klare Vorgaben dazu unterstützt, welche Aufgaben zulässig sind, welche Daten Mitarbeitende eingeben dürfen und wie Modellergebnisse geprüft werden müssen. Die Kanzlei bewertete außerdem vertragliche Schutzmaßnahmen, rollenbasierte Zugriffsrechte, Anforderungen an die Datenverarbeitung und administrative Kontrollmechanismen.

Der Wechsel zu einer OpenAI-Umgebung mit australischer Datenresidenz gab Gilbert + Tobin mehr Sicherheit, den Zugang auszuweiten und zugleich interne Anforderungen sowie Erwartungen der Mandantschaft zu erfüllen.

ChatGPT unterstützt inzwischen mehrere Unternehmensfunktionen. Eine Aufgabe zur Personalrecherche und Datenextraktion verkürzte sich dadurch von etwa vier Stunden auf rund 20 Minuten. Ein separater Workflow zur Bearbeitung von Referenzen spart schätzungsweise 25 Minuten pro Bewerbung und unterstützt damit ein Team, das eine große Zahl von Bewerbungen bearbeitet.

Die Teams für Marketing und Geschäftsentwicklung nutzen ChatGPT, um frühere Angebotsunterlagen zusammenzufassen und Antworten auf neue Geschäftschancen zuzuschneiden. Die Kanzlei erstellt jährlich 400 bis 500 Angebote. ChatGPT hilft den Teams, Inhalte schneller vorzubereiten und zugleich deren Qualität und Übereinstimmung mit den Schreibstandards der Kanzlei zu verbessern. Die Teams nutzen außerdem Deep Research für Branchenberichte sowie für Strategien zu Sektoren, Mandantschaft und Geschäftsentwicklung.

Die Finanzteams nutzen ChatGPT für Tabellenkalkulationen und Datenanalysen. Die Technologieteams setzen ChatGPT für Dokumentation, Skripte, Schulungsmaterialien und interne Leitlinien ein. Anwältinnen und Anwälte nutzen ChatGPT für die operativen Aspekte ihrer Arbeit. Unsere juristischen Workflows werden dagegen durch zugelassene Plattformen wie die KI-gestützte Plattform Harvey unterstützt. Bei all diesen Anwendungsfällen bleiben Menschen dafür verantwortlich, die Aufgabe einzugrenzen, Modellergebnisse zu prüfen, professionelles Urteilsvermögen anzuwenden und das endgültige Arbeitsergebnis freizugeben.

Ein besonderer Anwendungsfall von ChatGPT ist ein benutzerdefinierter GPT, mit dem Führungskräfte Ideen auf den Prüfstand stellen können, bevor sie die Zeit des CEO beanspruchen. Er basiert auf freigegebenen Beispielen für Nickless’ Schreibstil, Prioritäten, beruflichen Hintergrund, Feedback und Geschäftskontext. So fungiert er als „digitaler Zwilling“ des CEO, ohne in seinem Namen Entscheidungen zu treffen oder für ihn zu sprechen.

Codex hat Gilbert + Tobin dabei unterstützt, definierte, mehrstufige operative Aufgaben unter menschlicher Aufsicht auszuführen. Codex erstellte beispielsweise Prüfberichte für 300 Rechtsträger und sparte dadurch im gesamten Workflow einen vollen Tag manueller Arbeit ein. Codex prüfte und benannte außerdem 1.100 Dateien für den Upload in ein anderes System um. Zuvor hätte diese Arbeit mehrere Tage gedauert.

Diese Beispiele zeigen, wie die Kanzlei Codex für unregelmäßig anfallende Aufgaben einsetzt, deren Automatisierung mit herkömmlichen, wiederholbaren Prozessen schwer zu rechtfertigen wäre. Das Team für Geschäftstransformation nutzte Codex außerdem, um Anforderungen und eine vorhandene Spezifikation in eine funktionsfähige Python-Anwendung zu überführen.

Gilbert + Tobin entwickelte mithilfe von Codex einen KI-gestützten Workflow für ausgewählte Prüfungen zu Interessenkonflikten, Geldwäschebekämpfung, politisch exponierten Personen und zur Kundenidentifizierung. Codex führt Recherche- und Verarbeitungsschritte aus und erstellt anschließend einen Bericht zur menschlichen Prüfung und Freigabe. Ausgewählte Prüfungen, die zuvor bis zu acht Stunden dauerten, lassen sich nun in wenigen Minuten abschließen.

Im Technologiebereich entwickelte ein Mitglied des DevOps-Teams mit Codex einen Überwachungs-„Wachturm“ für die AWS-Umgebung der Kanzlei. Er bündelt Betriebssignale, unterstützt Diagnose- und Behebungsmaßnahmen und eskaliert Probleme, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.

Gilbert + Tobin möchte den Zugang zu ChatGPT Work und Codex ausweiten, sobald die erforderlichen Kontrollmechanismen für eine breitere Nutzung eingerichtet sind. Langfristig strebt die Kanzlei eine vernetzte Arbeitsumgebung an, in der Mitarbeitende über ChatGPT auf freigegebenen Organisationskontext zugreifen, operative Aufgaben ausführen und fertige Ergebnisse liefern können, ohne manuell zwischen Systemen wechseln zu müssen.