Workspace-Agenten
Verstehe, erstelle und nutze Agenten für wiederkehrende Aufgaben in ChatGPT.
Die meisten ChatGPT‑Benutzer:innen wissen bereits, wie sie KI für einmalige Aufgaben nutzen können – etwa zum Erstellen von Entwürfen, zum Zusammenfassen, zum Brainstorming oder zum Beantworten von Fragen. Die nächste Phase der KI-Nutzung ist breiter angelegt und stärker in die tägliche Arbeit eingebettet. Anstatt bei isolierten Einzelmomenten zu helfen, wird KI zunehmend eingesetzt, um wiederholbare Workflows zu unterstützen, die von gemeinsamen Systemen, standardisierten Übergaben, konsistenten Ergebnissen und praktischen Rahmenbedingungen wie Zeitmanagement, Genauigkeit und Prozessen abhängen.
Genau hier kommen Workspace-Agenten in ChatGPT ins Spiel. Sie sind für wiederholbare Workflows gedacht – also für Arbeit, die du sonst manuell erledigen würdest, bei der du die Schritte jedes Mal neu erklären und Informationen zwischen Tools hin- und herkopieren müsstest. Mehr über Workspace-Agenten erfährst du in unserem Blog-Beitrag.
Wenn du neu im Erstellen von Agenten bist, konzentrieren wir uns zunächst auf die Kernkonzepte, damit du beim Starten weißt, wie du deinen Workspace-Agenten für konsistente Ergebnisse einrichtest.
Im Allgemeinen ist ein Agent ein System, das eine Aufgabe mit drei Komponenten ausführt: einem Auslöser, einem Prozess, der spezialisierte Skills umfassen kann, und Tools oder Systeme, mit denen es sich verbinden kann.
Komponente | Beschreibung | Beispiele |
Auslöser | Was den Agenten startet | Ein Zeitplan („Jeden Werktag um 9:00 Uhr“) oder ein manueller Start („Jetzt ausführen“). |
Prozess und Skills | Die Schritte, die der Agent ausführt, um die Aufgabe so abzuschließen, wie du es erwartest. | Eingaben prüfen, auf fehlende Informationen prüfen, eine Ausgabe entwerfen und sie übergeben oder den nächsten Schritt einleiten. |
Tools und Systeme | Die genehmigten Tools und Integrationen, die der Agent verwenden kann, um Informationen zu sammeln und, falls zulässig, Maßnahmen zu ergreifen. | Slack, ein CRM, interne Dokumentation, ein Ticketsystem oder ein gemeinsames Dokument |
Agenten sind am nützlichsten, wenn die Arbeit folgende Eigenschaften aufweist:
- Wiederholbar: Dieselbe Aufgabe tritt regelmäßig auf
- Strukturiert: Es gibt ein klares Format für die Ausgabe (sodass du erkennen kannst, ob der Agent gute Arbeit leistet)
- Zeitbasiert oder ereignisgesteuert: Sie wird in einem festen Rhythmus ausgeführt oder durch ein Ereignis ausgelöst
- Tool-basiert: Sie erfordert das Lesen aus oder das Schreiben in Systeme, die dein Team verwendet
Für offenes Denken, Brainstorming oder exploratives Schreiben ist der normale Chat oft besser geeignet – insbesondere für einmalige Aufgaben.
Agenten unterscheiden sich außerdem von herkömmlichen API-Workflows, die du möglicherweise in der Vergangenheit erstellt hast. Traditionelle Workflows in anderen Tools sind oft deterministisch, das heißt, jeder Schritt ist explizit definiert, und das System folgt jedes Mal demselben Pfad, es sei denn, du änderst die Logik. Agenten sind eher probabilistisch. Sie arbeiten weiterhin innerhalb von Anweisungen, Tools und Schutzmechanismen, nutzen jedoch ein Modell, um den Kontext zu interpretieren, begrenzte Entscheidungen zu treffen und anzupassen, wie sie die Arbeit erledigen.
Eine hilfreiche Möglichkeit, einen Workspace-Agenten zu entwerfen, besteht darin, ihn in Teile zu zerlegen. Überlege, was du klären würdest, bevor du eine Aufgabe an eine Person übergibst: wofür sie verantwortlich ist, wann sie beginnen soll, wodurch sie innehalten oder aufhören sollte, welche Tools und Informationen sie verwenden kann, welchen Prozess sie befolgen soll und an welche Regeln sie sich halten muss.
Ein Agent benötigt möglicherweise Zugriff auf Apps. Erfahre mehr über Apps in ChatGPT.(wird in einem neuen Fenster geöffnet)
Siehe unten einige Beispiele für Aufschlüsselungen von Agenten:
Agent für Marketingkampagnen-Übersicht | Agent für Produktfeedback-Triage | Agent für Vertriebs-Pipeline-Übersicht | |
Ziel: Was ist das übergeordnete Ziel des Agenten? | Kampagnenleistung analysieren und Optimierungen empfehlen | Neues Produktfeedback zusammenfassen und es an die richtigen Verantwortlichen weiterleiten | Pipeline-Änderungen überwachen und Risiken und Chancen hervorheben |
Auslöser: Was setzt die Arbeit in Gang? | Jeden Montag um 10 Uhr | Formularübermittlung von Slack | Jeden Wochentag um 8 Uhr |
Prozess: Welche Schritte sollten befolgt werden? | KPIs abrufen, Trends identifizieren, eine Zusammenfassung erstellen, nächste Schritte vorschlagen, Verantwortlichkeiten zuweisen | Feedback prüfen, verwandte Punkte gruppieren, wichtigste Themen zusammenfassen, Verantwortliche für die Nachverfolgung vorschlagen | Pipeline überprüfen, Risiken hervorheben, nächste Schritte vorschlagen |
Tools: Auf welche Systeme oder Anwendungen benötigst du Zugriff? | Analyse-Tools und ein gemeinsames Zusammenfassungsdokument | Slack, Ticketsystem und ein Zusammenfassungsdokument | CRM, E-Mail oder Slack und ein Pipeline-Tracker |
Governance: Welche Kontrollen benötigst du? Wann sollte er aufhören und eskalieren? | Empfehlungen entwerfen; vor Budgetänderungen sind Genehmigungen erforderlich | Ticketentwürfe erstellen; hochpriorisierte Probleme eskalieren; Genehmigung vor der Einreichung erforderlich | Erkenntnisse und Empfehlungen entwerfen; Verantwortliche benachrichtigen; keine direkte Kontaktaufnahme ohne Genehmigung |
Die folgenden Beispiele können als Agent-Workflow-Muster betrachtet werden: gängige, wiederholbare Arbeitsmuster, die in verschiedenen Teams und Funktionen auftreten. Jeder von ihnen steht für einen grundlegenden Workflow-Typ, den ein Agent ausführen kann. Die konkreten Tools, Daten und Ausgaben können variieren, aber das zugrunde liegende Muster bleibt gleich.
Workflow | So funktioniert es | Beispielhafte Anwendungsfälle |
Briefing Informationen aus mehreren Quellen zusammentragen, verdichten und zu entscheidungsvorbereitenden Informationen aufbereiten. | 1) Eingaben erfassen 2) Vergleichen und wichtige Signale extrahieren 3) Für die Zielgruppe zusammenfassen 4) Als Dokument, Memo oder Briefing teilen | Vertrieb: Ein Kundenbriefing aus CRM, Anrufen, Slack und Nachrichten erstellen. Marketing: Zusammenfassungen zu Kampagnen oder Wettbewerbern aus Analysen, Social Media und Dokumenten erstellen. Exec: Tägliche Branchenberichte mit Empfehlungen erstellen. |
Triage und Weiterleitung Eingehende Elemente verarbeiten und sicherstellen, dass sie den richtigen nächsten Schritt erreichen | 1) Eingehende Elemente überprüfen 2) Kategorisieren und priorisieren 3) Weiterleiten oder Artefakt für die nächsten Schritte erstellen 4) Verantwortliche und Antragsteller:innen benachrichtigen | Support: Feedback in Bugs, Funktionsanforderungen oder Nachverfolgungen umwandlen. IT/Ops: Interne Anfragen in Slack bearbeiten und nach Dringlichkeit weiterleiten. Recruiting: Eingehende Bewerber prüfen und in den richtigen Prozess überführen. |
Analyse und Empfehlung Daten oder Belege interpretieren, einen Standpunkt entwickeln und daraus ein erstes Ergebnis ableiten. | 1) Quelldaten abrufen 2) Muster, Lücken und Zielkonflikte analysieren 3) Empfehlung ableiten 4) Memo, eine Präsentation, eine Tabellenkalkulation oder eine E-Mail entwerfen. | Finanzen: Budget und Istwerte abgleichen und eine Mitteilung für die Führungskraft verfassen. Produkt/Forschung: Nutzerfeedback analysieren und Prioritäten vorschlagen. Beschaffung: Angebote von Anbietern vergleichen, eine Entscheidungsmatrix erstellen und eine Bestell-E-Mail entwerfen. |
Content-Erstellung Inhalte erstellen oder aktualisieren und dann für eine bestimmte Zielgruppe oder einen bestimmten Kanal anpassen. | 1) Ersten Entwurf aus Notizen oder Ausgangsmaterial erstellen 2) In Bezug auf Tonfall und die Genauigkeit bearbeiten 3) Auf Zielgruppen und Kanäle abstimmen 4) Veröffentlichen oder senden | Marketing: Briefing in Kampagnenmaterialien umwandeln und leite zur Rückmeldung weiterleiten. Manager:innen: Notizen in einen Onboarding-Plan oder ein Schulungsmodul umwandeln. Vertrieb: Folow-up--E-Mails, QBR-Zusammenfassungen oder Stakeholder-Berichte verfassen. |
Planung und Koordination Ziele in geplante Aufgaben und Systemaktualisierungen umwandeln | 1) Plan auf Basis von Einschränkungen erstellen 2) Abhängigkeiten und Verfügbarkeit prüfen 3) Aktion ausführen oder Aktion vorbereiten 4) Systeme aktualisieren und Personen benachrichtigen | PM/Stabschef: Arbeit blocken, Meetings planen und Tracker aktualisieren. Veranstaltungen: Offsites, Anmeldungen oder Reisepläne koordinieren. Admin: Formulare, Erinnerungen, Bestellungen, Buchungen und Nachverfolgungen verwalten. |
Du kannst zunächst Agenten verwenden, die deine Organisation bereits entwickelt hat. Beginne damit, zu verstehen, was der Agent gut kann – welche Aufgaben er unterstützt, auf welchen Tools er basiert und welche Art von Ausgabe er liefert.
Beginne mit einigen risikoarmen Anfragen, um zu sehen, wie er sich verhält. Probiere zunächst einfache Eingaben aus und sieh dir dann die Ergebnisse an, um zu verstehen, wie er an die Aufgabe herangeht.
Denke daran, dass selbst ein gut entwickelter Agent nach wie vor von menschlichem Urteilsvermögen profitiert. Oft bist du die Person, die den größeren Kontext kennt, die weiß, worum es bei der Aufgabe geht, und wie eine gute Antwort aussehen sollte.
Sobald du die Grundlagen verstanden und einen starken Anwendungsfall identifiziert hast, kannst du mit dem Erstellen deines eigenen Workspace-Agenten beginnen. Möglicherweise hast du sogar schon Skills in ChatGPT erstellt. Workspace-Agenten können Skills in ihren Anweisungen verwenden.
Hinweis: In ChatGPT Enterprise wird der Zugriff auf die Erstellung von Agenten von deinen Workspace-Administrator:innen gesteuert.
- Beginne in einfacher Sprache: Beschreibe im Chat des Agent Builder die Aufgabe, die der Agent erfüllen soll, wie ein erfolgreiches Ergebnis aussieht und welche Einschränkungen er einhalten muss. Der Builder kann dies in einen klaren Workflow mit definierten Schritten übersetzen, den du im Chat weiter verfeinern oder direkt im Workflow und in den Anweisungen bearbeiten kannst.
- Tools und Konnektoren auswählen: Wähle die genehmigten Apps aus, die der Agent zum Abschließen des Workflows verwenden kann. Du kannst auch die Systeme beschreiben, auf die der Agent zugreifen muss, und der Builder führt dich durch das Hinzufügen und Authentifizieren dieser Systeme.
- Wähle einen Auslöser: Lege fest, wann der Agent ausgeführt werden soll. Ein Agent-Auslöser ist das Ereignis, das den Agenten startet. Bei Workspace-Agenten kann er von Menschen ausgelöst werden (jemand bittet ihn, etwas zu tun) oder zeitplanbasiert ausgelöst werden (er wird zu einer festgelegten Zeit ausgeführt). Du kannst den Chat des Agent Builder verwenden, um deinen Auslöser in einfacher Sprache einzurichten.
- Schutzmechanismen hinzufügen: Lege Grenzen, erforderliche Genehmigungen und alle Kontrollpunkte mit menschlicher Beteiligung für sensible Aktionen fest. Du kannst diese direkt im Chat des Agent Builder eingeben, und der Agent Builder passt die Anweisungen an.
Das Erstellen von Agenten funktioniert am besten als ein iterativer Prozess. In ChatGPT ist der Builder Teil dieses Kreislaufs. Nutze während des Testens deines Agenten das Gespräch, um zu verstehen, was passiert ist, Probleme zu erkennen und die Anweisungen Schritt für Schritt zu verfeinern.
Beginne mit einigen realistischen Beispielen, darunter sowohl einfache Anfragen als auch unklarere mit fehlendem Kontext oder Mehrdeutigkeiten. Dies hilft dir dabei, nachzuvollziehen, wie sich der Agent verhält und wo er möglicherweise klarere Anweisungen oder Schutzmechanismen benötigt.
Während du deinen Agent testest, ist davon auszugehen, dass die erste Version nicht perfekt sein wird. Wenn sich etwas nicht richtig anfühlt, gibt es zwei effektive Möglichkeiten, es zu verbessern.
- Aktualisiere die Anweisungen direkt: Nimm kleine, gezielte Änderungen im Editor vor, z. B. einen Schritt zu präzisieren, das Ausgabeformat anzupassen oder eine Einschränkung hinzuzufügen.
- Formuliere es in natürlicher Sprache: Wenn das Problem weniger klar ist, nutze das Builder-Gespräch, um es zu klären. Du kannst darauf hinweisen, was übersehen wurde, offene Fragen stellen oder ihn seine Schlussfolgerungen erläutern lassen, um Lücken in den Anweisungen aufzudecken.
Nachdem du Änderungen vorgenommen hast, führe erneut einen Test durch, um sicherzustellen, dass die Aktualisierung funktioniert hat.
Workspace-Agenten sind für gemeinsame, wiederholbare Arbeit konzipiert. Das Teilen eines Agenten gibt deinem Team eine einheitliche Möglichkeit, eine Aufgabe zu erledigen, anstatt den Prozess jedes Mal neu zu erfinden.
Wenn du einen Agenten teilst, gib klar an, wofür er gedacht ist. Nimm in die Beschreibung auf, welche Aufgabe er übernimmt, wann er verwendet werden sollte, welche Eingaben erforderlich sind und welche Art von Ausgabe zu erwarten ist. Geteilte Agenten funktionieren am besten, wenn sie an einen bestimmten, wiederkehrenden Workflow gebunden sind, den dein Team bereits versteht. Ein oder zwei Beispiel-Prompts einzufügen, kann anderen zudem einen klaren Ausgangspunkt bieten und die Einführung erleichtern.
Denke daran, dass Workspace-Administrator:innen den Zugriff auf Konnektoren und Funktionen über rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) verwalten. Daher benötigen Teammitglieder möglicherweise die entsprechenden Berechtigungen, damit der Agent mit Systemen wie Slack, Gmail oder anderen Tools arbeiten kann.
