Plex Coffee 透過 ChatGPT 提供快速且個人化的服務

Plex Coffee 以三大承諾為核心：價格實惠、使用便利，以及溫馨的社群氛圍。共同創辦人 Philipp Cheng 與 Max Kamp 從科技產業汲取靈感，並以精實新創的思維經營這些咖啡館。Cheng 指出：「從招募到供應鏈，只要能自動化的流程，我們全部都自動化了。」

隨著 Plex 從一家咖啡館拓展到四家，創辦人開始面臨傳統自動化無法解決的新挑戰。ChatGPT Business 自然成為解決之道。

早期員工由創辦人親自培訓，但隨著越來越多咖啡師與門市經理加入，要維持那套重視現場互動、用心對待每位顧客的文化，變得越來越困難。

「當初 Max 和我創業時，都是親自在櫃檯後面服務顧客，每一位新進咖啡師，都是我們親自教他們如何與顧客互動、如何製作各種飲品，以及如何處理店內問題。」Cheng 回憶道，「但隨著規模擴大，要讓新進員工也承繼這套文化，變得越來越困難。」

隨著 Plex 持續擴展，兩個問題開始浮現：知識分享零散，以及培訓品質不一致。兼職員工輪班頻繁，讓 WhatsApp 群組中的日常問題大量增加，例如某些物品放在哪裡，或某個流程的具體做法。Cheng 解釋：「我們在知識分享上越來越吃力，結果就是 WhatsApp 訊息不斷湧入，門市經理很難保有專心工作的時間。」

培訓也越來越難標準化。隨著員工人數增加，門市經理能投入指導新進員工文化與顧客體驗的時間越來越少。Cheng 曾嘗試發放一本 25 頁的手冊，但「沒有人真的有在用」。

Plex 一開始將知識集中整理在 Notion，但很快就遇到瓶頸。Cheng 表示：「關鍵字搜尋效果有限，因為每個人描述需求時，用的詞都不同。」

團隊啟用 Notion 連接器，讓 ChatGPT 能參照 Notion 文件與 Wiki 的內容回答問題，員工只要用自然語言提問，就能找到所需資訊。

Cheng 指出：「這讓我們在某些議題上的 WhatsApp 訊息減少了 50% 以上，因為大家都知道該去哪裡找資料。」員工在店內使用 iPad 與 ChatGPT 對話。省下的注意力得以投入 Plex 最重視的事：社群經營與活動，門市經理現在也有時間親自打理。

有了 ChatGPT Business，Cheng 能用全新的方式運用那本 25 頁的手冊：「我把手冊上傳到自訂 GPT，並在新人入職信中分享。」這個 GPT 負責傳授公司核心價值，同時涵蓋像 Plex 咖啡豆來源這類具體細節。

Cheng 表示：「不再只是單向灌輸資訊，而是透過對話讓內容更有吸引力。」這樣更容易記住知識，門市經理也不必再花大量時間逐一指導新進員工：「培訓時間已從數週縮短至數天。」

當入職培訓與知識分享步上軌道後，Plex Coffee 開始探索 ChatGPT Business 的其他應用方式。

• 拓點研究：隨著 Plex 持續成長，Cheng 使用 ChatGPT Business 評估新據點：「我會利用深度研究工具，依據客流量的長期變化來估算營收潛力。」
• 瞭解需求變化：若某一天或某一週的表現特別低迷或特別亮眼，「ChatGPT 通常能給出很合理的解釋，例如有多少學生離開，或當週有哪些活動在進行。能即時且更深入掌握需求模式，價值非常高。」Cheng 表示。
• 自動化補貨訂單：向供應商下單相當耗時，因為每家供應商都有各自的系統與流程。為了解決這個問題，Cheng 透露 Plex 正在「嘗試透過智慧體直接向供應商下單」。對於跨城市經營的連鎖品牌來說，這有助於減少重複的行政作業，並確保庫存充足。

• 培訓時間從數週縮短至數天
• WhatsApp 上關於營運問題的訊息減少超過 50%
• 門市經理重新找回可專心投入社群經營的時間
• 各據點培訓更快速也更一致
• 更清楚掌握需求模式與拓點規劃

對 Cheng 而言，導入 AI 讓 Plex Coffee 更具韌性，適應力也更強。

Plex Coffee 計畫拓展至 10 間咖啡館，同時維持精簡營運，並將 ChatGPT Business 視為擴張過程中不可或缺的夥伴。不只是效率提升，AI 也為餐飲服務有人情味的一面創造了更多空間，讓咖啡師能花更多時間陪伴顧客、傳遞輕鬆愉快的氛圍，即使規模擴大，也能維持個人化的咖啡館體驗。