87%
已啟用 ChatGPT 使用者的活躍使用率，超過 Gilbert + Tobin 其他工具通常採用率的兩倍
20 分鐘
完成一項招募研究與資料擷取工作流程，原本約需四小時
5 分鐘
完成特定利益衝突、KYC、AML 及相關查核，原本需三至八小時
一天
為 300 個實體編製稽核報告時省下的人工工時
Gilbert + Tobin 是澳洲頂尖的商業律師事務所之一，以其在資本市場、併購、爭議處理及科技領域的業務聞名。事務所的業務仰賴專業知識、審慎判斷，以及對敏感資訊的安全處理。
生成式 AI 開始重塑知識工作時，Gilbert + Tobin 看見了機會：不是改變提供法律建議的方式，而是提升支援法律服務的營運工作標準。事務所著手為每個營運團隊提供更強大的研究、撰寫與分析工具，同時維持客戶所期待的治理與專業問責。
事務所首先在營運團隊導入 ChatGPT Enterprise，以便在受控環境中測試實際使用案例。之後，使用範圍擴展至行銷、業務開發、招募、財務、科技、業務轉型及部分法律實務領域。整個過程始終聚焦於事務所的營運方式，而非取代其法律服務核心的專業判斷。
透過 Codex，事務所更進一步，讓 AI 從協助個人處理單一任務，轉變為完成大型工作流程中的特定步驟。
領導階層公開支持，讓全所採用 AI 成為切合需求且獲得認可的做法。執行長 Sam Nickless 以自身工作中的實例，向員工介紹 ChatGPT。他提出「使用 AI 並不是作弊」，將 AI 定位為員工運用判斷力的另一項工具，而非不當的捷徑。其他高階主管也成為積極使用者，並與各自的團隊分享實例。
除了領導階層的支持，Gilbert + Tobin 也針對不同職務提供相應支援。業務轉型團隊並未依賴通用培訓，而是參與各團隊的會議，示範為行銷、財務、招募、營運及其他職能量身打造的工作流程。隨著 ChatGPT 不斷推出新功能，內部影片、成果展示、挑戰活動與使用案例分享協助員工跟上發展腳步。
事務所並未強制設定使用目標。重點是向員工展示這項技術的能力，同時確保人員仍須對結果負責。截至 2026 年 6 月，已啟用席次中有 87% 為活躍使用者，採用率超過 Gilbert + Tobin 其他工具通常水準的兩倍。活躍使用者包括合夥人及科技職能以外的員工。
「使用 AI 並不是作弊。它讓我們的人員能以另一種方式運用判斷力，改善事務所的營運方式。對以信任與問責為基礎的專業而言，這一切始於健全的治理。OpenAI 提供企業級基礎，讓我們能安心向前邁進。」
Gilbert + Tobin 處理機密的客戶與業務資訊，其中包括須符合不同客戶要求的資訊。事務所在導入 AI 時提供清楚指引，說明核准的任務、員工可輸入的內容，以及應如何審查輸出。事務所也評估了合約保障、角色型存取權限、資料處理要求及管理控管機制。
轉移至具備澳洲資料駐留的 OpenAI 環境後，Gilbert + Tobin 更有信心擴大存取範圍，同時符合內部要求與客戶期望。
「OpenAI 從企業角度出發設計平台，並建立像我們這類組織安心營運所需的控管機制。」
ChatGPT 現已支援多項業務職能。一項招募研究與資料擷取任務原本約需四小時，現在縮短至約 20 分鐘。另一項推薦人資料處理流程估計可為每位應徵者節省 25 分鐘，有助於支援處理大量招募工作的團隊。
行銷與業務開發團隊使用 ChatGPT 整合過往提案資料，並針對新的商機量身調整回覆。事務所每年製作 400 至 500 份提案，ChatGPT 可協助團隊更快準備內容，同時提升品質，使內容更符合事務所的寫作標準。團隊也運用深度研究支援產業報告，以及產業、客戶和業務開發策略。
財務團隊使用 ChatGPT 處理試算表與資料分析工作。科技團隊則將其應用於文件、指令碼、培訓教材及內部指南。使用 ChatGPT 的律師會將其用於工作中的營運事務；法律專用工作流程則透過經核准的平台支援，例如採用 AI 技術的 Harvey 平台。在所有這些使用案例中，人員仍須負責界定任務範圍、檢查輸出、運用專業判斷，並核准最終成果。
ChatGPT 的一項獨特使用案例，是透過自訂 GPT 協助高階主管檢驗構想，再決定是否占用執行長的時間。這套 GPT 以經核准的 Nickless 寫作內容、優先事項、專業背景、回饋及業務情境為基礎，扮演執行長的「數位分身」，但不會代替他做決策或發言。
「我們不必一有想法就直接找執行長，而是可以先用他的自訂 GPT 測試。這有助於我們檢驗構想、完善思路，並瞭解構想可能如何契合他的優先事項。」
Codex 已協助 Gilbert + Tobin 在人工審查下完成明確定義的多步驟營運工作。例如，它為 300 個實體編製稽核報告，讓整套工作流程省下一整天的人工工時。Codex 也檢查並重新命名 1,100 個檔案，以便上傳至另一個系統，取代過去需要數天才能完成的工作。
這些案例展現事務所如何將 Codex 用於不定期發生，或難以透過傳統、可重複流程合理實現自動化的任務。業務轉型團隊也曾使用 Codex，根據需求與既有規格建立可正常運作的 Python 應用程式。
「Codex 能讓 AI 從協助者變成執行者。它會執行營運工作流程中的各個步驟，而我們的人員仍負責審查並核准結果。」
Gilbert + Tobin 使用 Codex 協助建立 AI 工作流程，用於特定的利益衝突、反洗錢、政治公眾人物及認識客戶查核。它會完成研究與處理步驟，再產出報告供人員審查及簽核。過去最久需要八小時的特定查核，如今幾分鐘內即可完成。
在科技職能方面，一名 DevOps 團隊成員使用 Codex，為事務所的 AWS 環境建立監控「瞭望塔」。它會彙整營運訊號、支援診斷與修復措施，並將需要人員關注的問題上報。
在建立更廣泛使用所需的控管機制後，Gilbert + Tobin 計劃擴大 ChatGPT 工作與 Codex 的存取範圍。事務所的長期願景是打造互聯互通的工作環境，讓員工透過 ChatGPT 存取經核准的組織情境資訊、執行營運任務並交付完整成果，不必再手動往返於不同系統。
