The Den tiết kiệm 10–15 giờ/tuần nhờ ChatGPT Công việc

The Den Family Social⁠(mở trong cửa sổ mới) là một câu lạc bộ giao lưu tại Denver, kết hợp dịch vụ đón tiếp, kết nối cộng đồng, làm việc và vui chơi để các bậc cha mẹ có một nơi được là chính mình, đồng thời con cái họ cũng được chào đón. Doanh nghiệp này ra đời từ chính trải nghiệm bước vào vai trò làm mẹ của nhà sáng lập Chandler Lipe và niềm tin của cô rằng các bậc cha mẹ xứng đáng có những không gian tinh tế, truyền cảm hứng, được thiết kế với sự quan tâm đến sức khỏe thể chất và tinh thần của họ.

Khi The Den bắt đầu xây dựng và chuẩn bị khai trương cơ sở thứ hai, Chandler đã tìm đến ChatGPT Công việc để hỗ trợ xử lý khối lượng công việc hành chính ngày càng tăng. Giờ đây, đội ngũ nhỏ của cô tiết kiệm được 10–15 giờ mỗi tuần và chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép, tài trợ chỉ trong vài giờ thay vì vài ngày. Nhờ đó, họ có thêm thời gian và nguồn lực để phát triển mà vẫn tập trung phục vụ các gia đình.

Để mở cơ sở thứ hai, đội ngũ The Den cần chuyển những kiến thức và hiểu biết thực tế từ cơ sở đầu tiên thành cách làm cụ thể. Thông qua các plugin Gmail, Slack và Google Drive, họ yêu cầu ChatGPT Công việc thu thập, phân tích thông tin từ khắp doanh nghiệp và đề xuất các bước tiếp theo.

Việc lập kế hoạch giờ đây có hệ thống hơn, dễ lặp lại và nhanh hơn, trong khi đội ngũ vẫn kiểm tra độ chính xác của kết quả từ ChatGPT Công việc và đưa ra quyết định cuối cùng.

Một ví dụ là hồ sơ xin giấy phép bán rượu cho cơ sở thứ hai của The Den. Khi bất ngờ có một lịch điều trần sớm hơn còn trống, The Den đã dùng ChatGPT Công việc để nhanh chóng tập hợp tài liệu, xác định những gì còn thiếu và chuyển đổi tệp sang các định dạng được yêu cầu.

The Den áp dụng cùng quy trình này để kịp nắm bắt các cơ hội tài trợ có thời hạn gấp. Việc làm hồ sơ xin tài trợ giờ chỉ mất hai giờ thay vì ba ngày, đồng nghĩa với nhiều cơ hội hơn để hỗ trợ The Den phát triển.

Các lãnh đạo của The Den cũng dùng ChatGPT để suy xét các câu hỏi và xây dựng đề xuất trước khi đưa vấn đề ra thảo luận với cả nhóm. Chandler ước tính cách làm này giúp cô tiết kiệm khoảng 7 giờ trao đổi để tìm hiểu vấn đề mỗi tuần, nhờ đó có thể tập trung vào việc ra quyết định.

Chẳng hạn, Brooke, Trưởng bộ phận Chương trình và Đối tác của The Den, muốn có một cách tiếp cận nhất quán hơn với các quan hệ đối tác khi doanh nghiệp phát triển. Cô cùng ChatGPT tìm hướng giải quyết, chia sẻ những gì mình biết về các quan hệ hợp tác hiệu quả, không hiệu quả và lý do đằng sau. Kết quả là một đề xuất về mô hình hợp tác để ban lãnh đạo xem xét.

The Den cũng áp dụng cách tiếp cận này vào phân tích tài chính và lập kế hoạch vận hành. Maia, Tổng quản lý, đã thu thập báo cáo tài chính từ kế toán cùng dữ liệu bán hàng và tồn kho từ các hệ thống bán hàng. Sau đó, cô dùng ChatGPT để sắp xếp thông tin thành một bức tranh tổng quan dễ nắm bắt về doanh nghiệp, giúp dự báo nhu cầu tồn kho và quyết định cách tổ chức việc mua hàng cũng như vận hành hệ thống ở cả hai cơ sở dễ dàng hơn.

Khi câu lạc bộ mở rộng, Chandler dành nhiều thời gian di chuyển giữa các cơ sở và các cuộc họp. Cô đang bắt đầu dùng ChatGPT Voice để biến thời gian di chuyển thành thời gian làm việc hiệu quả: trao đổi về nội dung email rồi nhờ ChatGPT soạn thảo, ghi lại những việc cần làm sau cuộc họp hoặc sắp xếp một ý tưởng khi nó còn mới mẻ. Sau đó, cô có thể xem lại và gửi đi khi sẵn sàng, thay vì trở về bàn làm việc với danh sách việc cần xử lý ngày một dài.

The Den cũng dự định khám phá Codex để xây dựng các hệ thống phù hợp hơn với nhu cầu riêng, bao gồm ứng dụng cho hội viên để ghi nhận có mặt và đăng ký lớp học, cải thiện kết nối giữa các hệ thống bán hàng, cùng thông báo Slack giúp kết nối đội ngũ ở các cơ sở.

Tất cả những việc này đều hướng về lý do Chandler thành lập The Den: mang đến cho các bậc cha mẹ một nơi được là chính mình, nơi con cái họ cũng được chào đón bên cạnh họ.