Chuyển các hợp đồng thành dữ liệu có thể tìm kiếm tại OpenAI

Nội dung này thuộc loạt bài giới thiệu cách OpenAI xây dựng các giải pháp của riêng mình dựa trên công nghệ của chúng tôi.

Mỗi thỏa thuận với doanh nghiệp đều đi kèm với một hợp đồng đã ký. Từng hợp đồng đều có ngày bắt đầu, điều khoản thanh toán, điều khoản gia hạn.

Ban đầu, quản lý quy trình này khá dễ dàng: đọc từng dòng, nhập lại vào bảng tính, và cứ thế. Nhưng khi số lượng tăng gấp đôi, rồi lại gấp đôi nữa, cách làm thủ công này không còn hiệu quả.

“Trong vòng chưa đầy sáu tháng, đội nhóm đã chuyển từ xem xét hàng trăm hợp đồng mỗi tháng lên hơn một nghìn hợp đồng. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ tuyển một nhân viên mới. Rõ ràng là quy trình này không có khả năng mở rộng,” ông Wei An Lee, Kỹ sư AI, cho biết.

Thay vì bố trí thêm người giải quyết vấn đề này, nhóm tài chính và kỹ thuật chúng tôi đã xây dựng một tác nhân dữ liệu hợp đồng. Nguyên tắc thiết kế rất đơn giản: loại bỏ công việc lặp đi lặp lại khi rà soát hợp đồng, duy trì quyền kiểm soát chặt chẽ của chuyên gia.

Tác nhân này hoạt động theo ba bước:

• Tiếp nhận dữ liệu: Các tệp PDF, bản chụp quét, thậm chí cả ảnh chụp điện thoại đã được chỉnh sửa bằng tay. Hàng tá các tệp rời rạc, không đồng nhất, giờ đây đã được tập hợp vào một chuỗi duy nhất.
• Suy luận lời nhắc: Hệ thống này sử dụng lời nhắc tăng cường khả năng truy xuất để phân tích hợp đồng thành các dữ liệu có cấu trúc. Không nhồi nhét hàng ngàn trang thông tin vào bối cảnh, mà hệ thống chỉ trích xuất thông tin liên quan, suy luận theo đó, và đưa ra kết quả.
• Xem xét: Các chuyên gia tài chính xem xét kết quả đầu ra có cấu trúc, hoàn tất phần chú thích và tham chiếu cho mọi thuật ngữ phi tiêu chuẩn. Tác nhân này làm nổi bật những trường hợp bất thường, sau đó con người sẽ tham gia quy trình xem xét.

Kết quả đầu ra là một bộ dữ liệu có thể sử dụng ngay trong quy trình nghiệp vụ tài chính. Những việc trước đây mất hàng giờ, nay hoàn thành chỉ sau một đêm, được chú thích và sẵn sàng phê duyệt. Các chuyên gia vẫn tham gia quy trình, nhưng vai trò của họ chuyển từ nhập liệu thủ công sang đưa ra phán đoán.

Thiết kế này đảm bảo độ tin cậy: chuyên gia được cung cấp dữ liệu có cấu trúc, suy luận ở quy mô lớn, nhưng kinh nghiệm của họ mới là yếu tố quyết định kết quả.

Kết quả:

• Thời gian xử lý nhanh hơn. Giảm một nửa số lượng đánh giá, hoàn thành chỉ sau một đêm.
• Công suất cao hơn. Xử lý hàng ngàn hợp đồng mà không cần tăng thêm nhân sự.
• Bối cảnh thông minh hơn. Các thuật ngữ phi tiêu chuẩn được gắn cờ, kèm theo suy luận và tham chiếu.
• Kết quả có thể truy vấn. Xuất đầu ra dưới dạng bảng trong kho dữ liệu, giúp phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.

Mỗi chu kỳ phản hồi của con người đều giúp cải thiện tác nhân này, khiến mỗi lần đánh giá trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Ông Wei An cho biết: “Cách duy nhất chúng tôi có thể mở rộng quy mô song song với OpenAI là phương pháp này. Nếu không làm thế, bạn sẽ phải tăng trưởng đội nhóm đều đặn tương ứng với khối lượng hợp đồng. Giải pháp này cho phép chúng tôi duy trì đội nhóm tinh gọn trong khi vẫn xử lý được giai đoạn tăng trưởng nóng.”

Kiến trúc này hiện đã hỗ trợ cả hoạt động mua sắm, tuân thủ, và khóa sổ cuối tháng. Nguyên tắc tương tự được áp dụng: tự động hóa công việc lặp đi lặp lại, để con người phụ trách đưa ra đánh giá, quyết định. 

Các kỹ sư mô tả phần việc này là “đã làm xong công việc thủ công”, chứ không ra quyết định thay. Bộ phận tài chính vẫn là người kể câu chuyện về những con số; tác nhân này giúp họ không tốn thời gian vào những việc tỉ mỉ, nhàm chán.

Từ việc chỉ giải quyết các hợp đồng, giờ đây công cụ này đã trở thành cách làm việc mới trong lĩnh vực tài chính. Phân tích dữ liệu chạy qua đêm. Chuyên gia tập trung vào phân tích và chiến lược. Các nhà lãnh đạo mở rộng quy mô doanh nghiệp một cách tự tin khi tăng trưởng, không nhất thiết phải tăng đội ngũ tương ứng.

Tác nhân dữ liệu hợp đồng này là một kế hoạch chi tiết về cách AI có thể chuyển đổi có trách nhiệm các công việc rủi ro cao và cần quản lý. Điều đó cho thấy những gì có thể trở thành hiện thực khi các chuyên gia hợp tác với những hệ thống thông minh: đòn bẩy lớn hơn, tự tin hơn, và dành nhiều thời gian hơn cho những điều quan trọng nhất.