Cách HSP GRUPPE xây dựng năng lực AI cho tư vấn thuế

Các số liệu sử dụng trong câu chuyện này đề cập đến không gian làm việc ChatGPT Enterprise dùng chung của HSP GRUPPE và Kanzleipakt, bao gồm 81 nhóm tổ chức. Bản thân HSP GRUPPE là một mạng lưới gồm các công ty tư vấn thuế, kiểm toán và luật độc lập về pháp lý.

Trong hơn hai thập kỷ, HSP GRUPPE⁠(mở trong cửa sổ mới) đã liên tục đầu tư vào việc số hóa và chuẩn hóa quy trình của các công ty chuyên môn. Từ rất lâu trước khi có AI tạo sinh, mạng lưới này đã chuẩn hóa quy trình, tích hợp quản lý chất lượng và nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục trong toàn hệ thống.

Khi ChatGPT xuất hiện, HSP nhận thấy đây không chỉ là một công cụ năng suất khác. HSP coi đây là cơ hội để hình dung lại cách công việc chuyên môn có thể phát triển.

Thay vì chỉ hỏi AI có thể giúp nhân viên viết email nhanh hơn hay tóm tắt tài liệu như thế nào, ban lãnh đạo đặt ra một câu hỏi rộng hơn: Điều gì sẽ xảy ra khi AI trở thành một phần trong mô hình vận hành của công ty dịch vụ chuyên môn?

Tầm nhìn đó đã thúc đẩy HSP tích hợp ChatGPT Enterprise vào hoạt động tư vấn thuế, nghiên cứu pháp lý, giao tiếp với khách hàng, phân tích tài chính và chia sẻ kiến thức trên toàn mạng lưới.

HSP tiếp cận AI như một cuộc chuyển đổi tổ chức, thay vì chỉ triển khai phần mềm.

Tổ chức triển khai ChatGPT Enterprise với trọng tâm lớn vào mức độ ứng dụng, quản trị và học hỏi liên tục. Các diễn đàn AI hằng tháng tạo không gian để nhân viên chia sẻ những trường hợp sử dụng thực tế và học hỏi lẫn nhau. Các tính năng bảo mật của ChatGPT Enterprise cung cấp nền tảng kỹ thuật quan trọng, còn việc sử dụng thông tin liên quan đến khách hàng phải tuân theo các yêu cầu nội bộ của HSP về bảo vệ dữ liệu, bảo mật và quản trị. Việc thẩm định chuyên môn và trách nhiệm cuối cùng luôn thuộc về chuyên gia thuế, pháp lý hoặc kế toán có liên quan.

Mục tiêu không chỉ đơn thuần là khuyến khích thử nghiệm. Mục tiêu là xây dựng một năng lực tổ chức có thể mở rộng.

Theo lời Carsten Schulz: “Mọi người thường hỏi tính năng AI yêu thích của tôi là gì. Tôi không bao giờ trả lời câu hỏi đó. Từng tính năng riêng lẻ không quan trọng. Khi hiểu được mọi thứ kết hợp với nhau như thế nào, AI sẽ mở ra cánh cửa đến một thế giới hoàn toàn mới.”

Trong toàn mạng lưới, các chuyên gia nhanh chóng tìm ra những cách mới để ứng dụng AI vào công việc hằng ngày, đồng thời tổ chức cũng bắt đầu chuẩn hóa các trường hợp sử dụng thành công thành những Agent tùy chỉnh. Một ví dụ là AI Giao tiếp với khách hàng, một Agent dùng chung hỗ trợ soạn thảo bản nháp đầu tiên, xây dựng cấu trúc, tăng tính rõ ràng và duy trì giọng điệu nhất quán, hướng đến khách hàng hơn. Việc thẩm định chuyên môn và trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về chuyên gia thuế, pháp lý hoặc kế toán có liên quan. Một ví dụ khác là Trợ lý hạch toán SKR03 & SKR04, hỗ trợ chuẩn bị và phân loại các câu hỏi hạch toán cụ thể. Quyết định chuyên môn cuối cùng vẫn thuộc về nhân viên. Những Agent dùng chung như vậy giúp giảm công việc lặp lại, đồng thời đưa các phương pháp hay nhất đến với mọi nhân viên, chứ không chỉ các chuyên gia AI.

Sau đó, các chuyên gia tiếp tục phát triển công việc của mình trên những nền tảng này. Thành viên hợp danh điều hành Frank Heibel sử dụng ChatGPT như một đối tác phản biện kỹ thuật để xử lý các vấn đề thuế phức tạp và trau chuốt nội dung giao tiếp với khách hàng. “ChatGPT đã trở thành một đối tác phản biện thực sự. Nó thay đổi hoàn toàn tầm mức công việc mà bạn có thể thực hiện,” ông nói.

Thành viên hợp danh Magdalene Posnak đã rút ngắn thời gian đánh giá nhiều khoản đầu tư bất động sản từ chín giờ xuống còn khoảng hai giờ, nhờ đó có thể dành thêm thời gian tư vấn cho khách hàng. Giám đốc điều hành Marco Sell sử dụng các bảng thông tin được AI hỗ trợ để cùng khách hàng xem xét những kịch bản tài chính trong cuộc họp, còn luật sư kiêm cố vấn thuế Jan-Henrik Leifelt dùng ChatGPT để củng cố, chứ không thay thế, khả năng phán đoán chuyên môn của mình.

Điểm chung rất đơn giản: giảm thời gian chuẩn bị thông tin và tăng thời gian vận dụng chuyên môn.

HSP đang chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo trong hành trình AI với ChatGPT Công việc.

Chỉ vài tuần sau khi được cấp quyền truy cập, tổ chức đã bắt đầu thử nghiệm nền tảng với một nhóm nhỏ gồm các nhà phát triển và quản trị viên trước khi mở rộng ra toàn bộ không gian làm việc. Mục tiêu là tìm hiểu cách AI tác nhân có thể tự động hóa an toàn các quy trình làm việc phức tạp, đồng thời cân bằng giữa quản trị, chất lượng và chi phí trước khi triển khai rộng rãi.

Với HSP, lợi ích kinh tế không nằm ở việc cắt giảm nhân sự. Các công ty trong mạng lưới đã hoạt động hết công suất và đang xử lý khối lượng lớn công việc tồn đọng. Vì vậy, thời gian tiết kiệm được nhờ ChatGPT có thể chuyển sang phục vụ thêm khách hàng, rút ngắn thời gian xử lý, tăng năng lực tư vấn và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Theo Schulz, cơ hội không chỉ nằm ở việc giúp mọi người hoàn thành các nhiệm vụ hiện có nhanh hơn. Mà là thiết kế lại chính quy trình làm việc.

Ông lấy công tác kế toán cuối năm làm ví dụ. Hiện nay, kế toán viên thường chỉ phát hiện thông tin còn thiếu khi bắt đầu lập báo cáo tài chính năm, nhiều tháng sau khi công việc ghi sổ đã hoàn tất. HSP đang tìm hiểu cách ChatGPT Công việc có thể liên tục rà soát sổ sách, xác định thông tin còn thiếu trong suốt cả năm và chủ động yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu, để phần lớn công tác chuẩn bị đã hoàn tất trước khi kế toán viên mở hồ sơ.

Sự chuyển đổi từ AI hỗ trợ con người sang AI điều phối công việc xuyên suốt toàn bộ quy trình chính là giai đoạn tiếp theo trong hành trình chuyển đổi của HSP.

• Đạt tỷ lệ sử dụng tích cực hằng tuần là 84%, với 755 người dùng tích cực hằng tuần và 913 người dùng duy nhất trong sáu tháng (từ ngày 1 tháng 2 đến ngày 14 tháng 7 năm 2026).
• Trong giai đoạn đánh giá từ ngày 1 tháng 2 đến ngày 14 tháng 7 năm 2026, người dùng đã trao đổi hơn 500.000 tin nhắn với ChatGPT.
• 98,6% nhân viên tham gia khảo sát cho biết năng suất tăng lên, trong khi 84,6% ghi nhận chất lượng công việc được cải thiện.
• 95,9% người trả lời cho biết tiết kiệm thời gian mỗi tuần; 63,5% tiết kiệm ít nhất hai giờ mỗi tuần và 25,7% tiết kiệm ít nhất năm giờ. HSP đã nhận thấy một chỉ báo sớm về vận hành trong kế hoạch năng lực hằng năm: các chuyên gia lên kế hoạch đảm nhận khối lượng công việc lớn hơn đáng kể so với những năm trước vì nhân viên nhận ra năng lực bổ sung được tạo ra nhờ công việc có AI hỗ trợ. Tổ chức dự kiến đánh giá đầy đủ tác động tài chính vào cuối năm nay.
• 79,7% cho biết dịch vụ khách hàng được cải thiện và 78,1% ghi nhận mức độ hài lòng với công việc cao hơn.
• Một kịch bản nội bộ thận trọng có chủ đích ước tính năng lực bổ sung hằng năm vào khoảng 40.000 giờ. Khoảng 28.000 giờ có thể dành cho công việc chuyên môn tạo ra giá trị, thường có thể tính phí, còn khoảng 12.000 giờ có thể dành cho công tác hành chính, dịch vụ khách hàng và hỗ trợ. Dựa trên mức phí theo giờ thận trọng, HSP ước tính tiềm năng doanh thu lý thuyết hằng năm vào khoảng 3,8 triệu euro. Đây là kịch bản về năng lực, không phải doanh thu đã đạt được hay được bảo đảm.

• Hãy coi AI là năng lực của tổ chức, không phải công cụ cá nhân. Mở rộng các thử nghiệm thành công thành những quy trình có thể lặp lại để mọi người đều được hưởng lợi.
• Đầu tư vào nền tảng vận hành trước tiên. Quy trình, cơ chế quản trị và hệ thống chất lượng vững chắc giúp đẩy nhanh việc ứng dụng AI.
• Xây dựng văn hóa học hỏi liên tục. Các diễn đàn AI thường kỳ giúp những ý tưởng thành công nhanh chóng lan tỏa trong toàn tổ chức.
• Thiết kế lại quy trình làm việc, không chỉ từng nhiệm vụ. Giá trị lớn nhất đến từ việc hình dung lại quy trình đầu cuối, thay vì tự động hóa các hoạt động riêng lẻ.
• Xây dựng AI xoay quanh khả năng phán đoán chuyên môn. Giá trị lớn nhất xuất hiện khi AI nâng cao chuyên môn thay vì thay thế con người.

• Bắt đầu từ các vấn đề kinh doanh, không phải tính năng AI.
• Tổ chức các diễn đàn thường kỳ để nhân viên chia sẻ những trường hợp sử dụng thành công giữa các nhóm.
• Kết hợp chuyên gia AI với chuyên gia lĩnh vực để chuyển những thử nghiệm thành công thành quy trình có thể mở rộng.
• Thử nghiệm năng lực mới với các nhóm nhỏ trước khi mở rộng ra toàn tổ chức.
• Đo lường mức độ ứng dụng và tác động kinh doanh, không chỉ việc triển khai, để hiểu AI đang tạo ra giá trị thực ở đâu.

HSP tin rằng những thành quả AI lớn nhất vẫn còn ở phía trước.

Cùng với Kanzleipakt, HSP GRUPPE dự định thành lập một nhóm chung phụ trách AI lấy DATEV làm trọng tâm, quy trình công ty và phát triển, nhằm đánh giá các thử nghiệm phi tập trung thành công rồi chuyển chúng thành những quy trình tham chiếu được lập thành tài liệu và có thể mở rộng. Khi ChatGPT Công việc và các năng lực tác nhân trưởng thành hơn, HSP dự định tiến từ hỗ trợ từng chuyên gia sang tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc để chủ động hỗ trợ cả nhân viên lẫn khách hàng.

Theo Schulz, cơ hội dài hạn không chỉ giới hạn ở bản thân HSP. Ông tin rằng AI có thể củng cố, chứ không làm suy giảm, vai trò của các chuyên gia đáng tin cậy bằng cách giúp họ dành nhiều thời gian hơn cho việc vận dụng khả năng phán đoán, giải quyết vấn đề phức tạp và xây dựng quan hệ với khách hàng.