Tôi học được gì khi xây dựng bộ phận tài chính dựa trên AI

Tài chính đã trở thành một chức năng hoạt động theo thời gian thực. Với tôi, cơ hội này lớn hơn nhiều so với việc khóa sổ nhanh hơn hay cập nhật dự báo thường xuyên hơn. Đó là khả năng theo sát doanh nghiệp khi tình hình thay đổi, giúp lãnh đạo hành động sớm hơn và dành cho đội ngũ tài chính nhiều thời gian hơn để định hình những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Khi tôi gia nhập OpenAI hai năm trước, chỉ có một đội ngũ tài chính nhỏ hỗ trợ một công ty đang tăng trưởng với tốc độ phi thường. Chúng tôi cần xây dựng bộ phận này từ đầu và đưa AI trở thành nền tảng cho cách làm việc, ra quyết định và hỗ trợ doanh nghiệp.

Tôi cũng nhận thấy một điểm xuất phát quen thuộc. Việc khóa sổ và cập nhật dự báo vẫn bao gồm những công việc thủ công lặp lại: tìm kiếm thông tin, giải thích thay đổi và tổng hợp dữ liệu đầu vào cho quyết định. Chúng tôi có quyền tiếp cận những công cụ AI tiên tiến nhất thế giới nhưng vẫn đang học cách tái thiết kế bộ phận tài chính xoay quanh các công cụ đó.

Vì vậy, chúng tôi đặt ra hai tham vọng táo bạo: khóa sổ ngày 0 và dự báo tự động, được cập nhật liên tục.

Ý tưởng đằng sau việc khóa sổ ngày 0 là mang đến cho lãnh đạo một góc nhìn theo thời gian thực, đã đối soát và có thể truy xuất về tình hình tài chính của công ty. Dự báo liên tục được xây dựng trên nền tảng đó, cho thấy doanh nghiệp đang thay đổi ra sao, điều gì có thể xảy ra tiếp theo và những quyết định nào có thể làm thay đổi kết quả.

Chúng tôi vẫn đang nỗ lực hướng tới cả hai tham vọng. Công việc này đã thay đổi cách đội ngũ của chúng tôi vận hành. Nó đã giúp chúng tôi vượt qua giới hạn của bảng tính tĩnh, việc tìm kiếm thủ công hồ sơ hỗ trợ và các bản trình bày để chuyển sang những công cụ trực tiếp được xây dựng trên toàn bộ bối cảnh và dữ liệu của doanh nghiệp. Nó cũng trao cho các chuyên gia tài chính khả năng tự xây dựng những công cụ cần thiết cho công việc và phát huy chuyên môn sâu rộng hơn.

Với tôi, đó chính là tiềm năng thực sự của một bộ phận tài chính lấy AI làm nền tảng: một đội ngũ hiểu được tình hình ngay khi diễn ra, giúp lãnh đạo nhìn thấy những lựa chọn phía trước và cho doanh nghiệp thêm thời gian hành động khi kết quả vẫn còn có thể thay đổi.

Để đạt được điều đó, chỉ áp dụng công nghệ mới là chưa đủ. Điều đó đòi hỏi phải tái thiết kế công việc xoay quanh những quyết định quan trọng, tạo không gian cho mọi người thử nghiệm, quy định trách nhiệm rõ ràng trong từng quy trình và đo lường những công việc đáng tin cậy mà AI hoàn thành để xác định ROI rõ ràng.

Dưới đây là năm bài học thực tiễn từ kinh nghiệm của chúng tôi mà mọi CFO đều có thể áp dụng.

Bước đầu tiên là mở rộng quyền truy cập. Mọi người cần được tự do khám phá AI trong bối cảnh công việc của chính mình. Quyền truy cập tạo ra nhiều giá trị nhất khi đi kèm hoạt động thử nghiệm có cấu trúc xoay quanh các vấn đề thực tế.

Chúng tôi mời các kỹ sư bán hàng tham gia một cuộc thi sáng tạo về tài chính và đề nghị đội ngũ mang đến những công việc họ muốn chuyển đổi. Một trong những thành quả là IR-GPT, một GPT tùy chỉnh dựa trên các tài liệu đã được phê duyệt mà đội ngũ quan hệ nhà đầu tư sử dụng để trả lời câu hỏi thẩm định. Chúng tôi cũng bắt đầu xây dựng các GPT tùy chỉnh cho nhiều lĩnh vực, bao gồm thu mua và thuế.

Cuộc thi đã biến AI từ một năng lực trừu tượng thành công cụ thực tiễn. Chỉ trong một ngày, mọi người có thể xác định một nhiệm vụ lặp lại, xây dựng giải pháp, thử nghiệm cùng đồng nghiệp và cải tiến giải pháp đó. Các trường hợp sử dụng xuất phát từ những người gần gũi nhất với công việc, còn chuyên gia kỹ thuật giúp họ tiến nhanh hơn.

Với các CFO, bài học rất đơn giản: cần kết hợp thử nghiệm từ dưới lên với chiến lược từ trên xuống. Hãy trao cho mọi người AI an toàn và đủ năng lực, rồi để những người gần gũi nhất với công việc tìm ra cách hoàn thành tốt hơn. Đồng thời, hãy tập trung sự chú ý và nguồn lực của lãnh đạo vào những thay đổi có ý nghĩa lớn nhất đối với doanh nghiệp. Cơ hội thực sự xuất hiện khi hai yếu tố gặp nhau: những ý tưởng thực tiễn từ tuyến đầu được áp dụng vào các ưu tiên lớn nhất.

Đội ngũ tài chính dành rất nhiều công sức để tổng hợp dữ liệu đầu vào cho một quyết định. Việc rà soát dự báo có thể đòi hỏi mọi người phải tìm dữ liệu mới nhất, đối soát bảng tính, giải thích chênh lệch, tạo biểu đồ, chuẩn bị tài liệu rồi chuyển những tài liệu đó thành trang trình chiếu. Cuối cùng, bản phân tích cũng đến tay người ra quyết định, nhưng đội ngũ đã phải dành phần lớn thời gian để tổng hợp thông tin.

AI thay đổi đơn vị công việc. Lãnh đạo tài chính có thể tái thiết kế toàn bộ hành trình từ dữ liệu nguồn đến quyết định.

Hãy xem xét quy trình khóa sổ. Mọi CFO đều hiểu quy trình hằng tháng: số liệu thực tế nằm trong một hệ thống, đơn đặt hàng ở một hệ thống khác, khoản dồn tích trong bảng tính, còn lời giải thích chênh lệch bị vùi trong một chuỗi tin nhắn.

Chúng tôi đang hướng tới một mô hình vận hành khác. Tham vọng của việc khóa sổ ngày 0 là kết nối kế hoạch chi tiêu đã phê duyệt, số liệu thực tế trên sổ cái, đơn đặt hàng, khoản dồn tích và chi tiết giao dịch trong một chế độ xem được đối soát liên tục. Mỗi khoản chênh lệch đều có thể được truy nguyên về hoạt động nền tảng. AI có thể chuẩn bị lời giải thích ban đầu và đánh dấu những trường hợp ngoại lệ cần chú ý. Bộ phận tài chính xác thực các con số, vận dụng khả năng phán đoán và chịu trách nhiệm phê duyệt cuối cùng.

Quy trình khóa sổ không biến mất. Điều bắt đầu biến mất là cảnh tất bật tái dựng bức tranh kinh doanh sau khi kỳ kế toán kết thúc.

Nền tảng đã đối soát đó có thể hỗ trợ một dự báo được cập nhật liên tục. Đội ngũ của chúng tôi đang xây dựng các quy trình kết hợp mô hình thống kê, nội dung trao đổi với bộ phận bán hàng, bằng chứng ở cấp tài khoản, dữ liệu vận hành và nhận định tài chính.

Chúng tôi đang vượt qua những giới hạn của bảng tính để chuyển sang các công cụ tương tác hơn, đưa dự báo thống kê, bằng chứng hỗ trợ và các kịch bản vào một chế độ xem trực tiếp duy nhất. Lãnh đạo có thể thấy điều gì đã thay đổi, tại sao lại thay đổi và những quyết định nào có thể làm thay đổi kết quả. Khi một cam kết mới của khách hàng chưa được đưa vào đường cơ sở, hệ thống có thể hiển thị bằng chứng hỗ trợ và cho biết việc điều chỉnh sẽ ảnh hưởng thế nào đến quý hoặc năm. Bộ phận tài chính có thể kiểm tra các giả định, so sánh kịch bản và quyết định có cập nhật dự báo đã được phê duyệt hay không.

Chế độ xem đó cũng có thể giúp lãnh đạo đưa ra quyết định phân bổ vốn tốt hơn. Đội ngũ tài chính có thể thấy khoản chi tiếp thị nào đang sinh lời, nơi nào hiệu quả đang giảm dần và việc tái phân bổ đồng vốn tiếp theo có thể mang lại điều gì.

Đích đến là dự báo tự động. Chế độ xem được cập nhật liên tục, khả năng phân tích kịch bản nhanh hơn và quyền sở hữu rõ ràng của bộ phận tài chính là cách chúng tôi đạt tới đích đó.

Bài học rộng hơn là hãy bắt đầu từ một quyết định có tác động lớn rồi lần ngược lại. Lập sơ đồ dữ liệu, công cụ, khâu phê duyệt và bàn giao cần thiết để hỗ trợ quyết định đó. Sau đó, xác định những phần mà AI có thể phân tích, điều phối hoặc hoàn thành. Cách làm này cải thiện tốc độ và chất lượng của toàn bộ chu kỳ ra quyết định.

Sự chuyển đổi lớn hơn nằm ở chỗ các chuyên gia tài chính giờ đây có thể tự xây dựng những công cụ cần thiết cho công việc.

Nghiên cứu gần đây của OpenAI cho thấy 40% hoạt động sử dụng AI chuyên biệt của các chuyên gia tài chính liên quan đến công việc ngoài lĩnh vực tài chính truyền thống và 22% liên quan đến các nhiệm vụ kỹ thuật.

Mọi thành viên trong đội ngũ của tôi đều đang xây dựng bảng điều khiển và công cụ AI tùy chỉnh bằng ChatGPT Công việc và Codex. Công việc đang chuyển từ các mô hình Excel và bản trình chiếu PowerPoint tĩnh sang những bảng điều khiển trực tiếp dựa trên toàn bộ bối cảnh và dữ liệu của doanh nghiệp. Những công cụ này có thể tiếp tục triển khai một phép phân tích, trả lời câu hỏi tiếp nối và tự cập nhật khi thông tin nền tảng thay đổi.

Một đồng nghiệp hỗ trợ mảng quảng cáo của chúng tôi chưa từng viết mã. Anh ấy dùng Codex để xây dựng một công cụ chuyển dự báo quảng cáo hằng tháng thành kế hoạch theo tuần và theo ngày. Công cụ tính đến ngày trong tuần và ngày lễ, so sánh các dự báo, đồng thời bảo đảm mọi con số đều gắn với mô hình đã được phê duyệt. Lãnh đạo tiếp thị có thể nhanh chóng thấy điều gì đã thay đổi, nên đầu tư vào đâu và khoản chi bổ sung có thể mang lại lợi nhuận thế nào.

Những người hiểu rõ vấn đề giờ đây có thể định hình giải pháp. Việc xây dựng các công cụ này cũng thôi thúc họ xem xét lại cách làm việc thông thường. Chuyên gia tài chính có thể xây dựng hạ tầng ra quyết định mà doanh nghiệp cần, thử nghiệm cùng đồng nghiệp và cải tiến khi công việc phát triển.

Đội ngũ tài chính không hề trở nên kém chuyên môn hóa hơn. Họ đang có thêm khả năng để phát huy chuyên môn sâu rộng hơn.

IR-GPT đã dạy chúng tôi một bài học quan trọng về kiểm soát. Các câu hỏi thẩm định của nhà đầu tư có thể đòi hỏi chuyên viên phân tích phải tìm kiếm trong tài liệu trước đây, soạn câu trả lời, kiểm tra tính nhất quán và điều phối khâu rà soát. Với một GPT tùy chỉnh dựa trên các nguồn đã được phê duyệt, công việc trước đây mất hàng giờ và đôi khi kéo dài qua đêm nay có thể tạo ra bản thảo đầu tiên chất lượng cao chỉ trong vài giây.

Vai trò của con người vẫn là trọng tâm. Đội ngũ quan hệ nhà đầu tư của chúng tôi đọc bản thảo, bổ sung nhận định và bối cảnh, đồng thời kiểm tra để bảo đảm câu trả lời nhất quán giữa các nhà đầu tư. AI đẩy nhanh công việc. Con người chịu trách nhiệm về kết quả.

Đó là mô hình phù hợp cho lĩnh vực tài chính. CFO nên phối hợp với đội ngũ CNTT và quản trị để xác định hệ thống AI có thể truy cập dữ liệu nào, thực hiện hành động nào, khi nào cần phê duyệt và khi nào cần chuyển vấn đề lên cấp cao hơn. Mọi đầu ra đều phải liên kết với một nguồn đáng tin cậy. Mọi dự báo đều phải đi kèm lời giải thích rõ ràng. Mọi thay đổi đối với đường cơ sở đã được phê duyệt đều phải có sự cho phép của bộ phận tài chính.

Cơn sốt “tokenmaxxing” ngắn ngủi đã đến rồi đi. Giờ đây, việc thiết lập giới hạn sử dụng, kiểm soát ngân sách, quyền truy cập theo vai trò, quy tắc định tuyến mô hình và ngưỡng phê duyệt đã trở nên đơn giản. CFO có thể quản lý việc sử dụng AI với cùng mức độ kỷ luật áp dụng cho mọi khoản chi phí biến đổi, đồng thời vẫn tạo không gian để các đội ngũ xây dựng và thử nghiệm.

Trách nhiệm rõ ràng tạo dựng sự tin tưởng cần thiết để hành động nhanh hơn. Khi việc tổng hợp, đối soát và chuẩn bị được đẩy nhanh, các chuyên gia tài chính có thêm thời gian để chất vấn giả định, tư vấn cho doanh nghiệp và vận dụng khả năng phán đoán.

Các CFO cần một bảng điểm đánh giá AI dựa trên hiệu quả vận hành. Mua thêm giấy phép người dùng hay sử dụng thêm token không cho bạn biết được nhiều điều. Điều quan trọng là công việc có được hoàn thành tốt hay không và chi phí thực sự là bao nhiêu.

Với mỗi quy trình công việc, hãy đặt ra bốn câu hỏi:

• AI có hoàn thành công việc thực sự quan trọng không?
• Chi phí là bao nhiêu, kể cả thời gian của nhân viên, khâu rà soát và làm lại?
• Kết quả có đủ tốt để sử dụng không?
• AI có giúp chúng ta hành động nhanh hơn hoặc đưa ra quyết định tốt hơn không?

Với đội ngũ tài chính, công việc hữu ích có thể là cập nhật dự báo, giải thích chênh lệch, hoàn thành yêu cầu kiểm toán hoặc trả lời câu hỏi của hội đồng quản trị. Đối với quy trình khóa sổ, bảng điểm có thể gồm thời gian hoàn thành chu kỳ, tỷ lệ giao dịch được tự động đối soát, số trường hợp ngoại lệ cần rà soát và thời gian cần thiết để giải thích một khoản chênh lệch. Đối với hoạt động dự báo, bảng điểm có thể gồm độ chính xác, tần suất cập nhật, thời gian cần thiết để xây dựng kịch bản mới và chất lượng của những quyết định được dự báo hỗ trợ.

Mô hình rẻ nhất không phải lúc nào cũng tiết kiệm nhất. Nếu một mô hình tốt hơn đưa ra câu trả lời đáng tin cậy sau ít lần thử và ít công sức rà soát hơn, tổng chi phí có thể thấp hơn.

Tài chính nằm ở giao điểm của chiến lược, vốn, dữ liệu, rủi ro và hiệu quả hoạt động. Vị trí đó mang lại cho CFO góc nhìn độc đáo về cách công ty vận hành cùng thẩm quyền mạnh mẽ để dẫn dắt quá trình chuyển đổi AI.

Một bộ phận tài chính lấy AI làm nền tảng được định hình bởi chu kỳ nhanh hơn, biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn, quyết định tốt hơn và nhiều thời gian hơn cho việc vận dụng khả năng phán đoán. Hành trình bắt đầu từ một quy trình công việc có ý nghĩa rồi mở rộng dựa trên bằng chứng: cung cấp công cụ, giúp mọi người tái thiết kế công việc, xác định rõ trách nhiệm và đo lường kết quả.

Khóa sổ ngày 0 và dự báo liên tục thể hiện một tham vọng lớn hơn: xây dựng đội ngũ tài chính hiểu được tình hình ngay khi diễn ra, cho lãnh đạo thấy điều gì có thể xảy ra tiếp theo và giúp công ty sớm đưa ra quyết định tốt hơn.

Kết quả là một đội ngũ tài chính có năng lực lớn hơn và một CFO có cái nhìn rõ ràng hơn về doanh nghiệp. Điều này cũng tạo ra một mô hình hoạt động để toàn công ty chuyển hóa độ thông minh thành giá trị bền vững. Như tôi vẫn thường nói, bạn không thể trở thành điều mình chưa từng nhìn thấy. Nếu muốn đội ngũ tài chính đón nhận những tiềm năng mà AI mang lại, chúng ta phải cho họ thấy điều đó trông như thế nào—và với tư cách CFO, chúng ta phải bắt đầu từ chính mình.

Đội ngũ tài chính của tôi đã chia sẻ cách chúng tôi áp dụng điều này trong thực tế; bạn có thể xem bản ghi tại đây⁠(mở trong cửa sổ mới).