ร้านแฟรนไชส์ใช้ ChatGPT Work ตรวจสอบยอดเงินสดได้เร็วขึ้น 94%

Ted Taylor ก้าวเข้าสู่ธุรกิจร้านอาหารหลังจากทำงานในอุตสาหกรรมเซมิคอนดักเตอร์มา 25 ปี ปัจจุบันเขาเป็นผู้ประกอบการแฟรนไชส์อิสระที่บริหารร้านอาหาร Schlotzsky’s และ Cinnabon ซึ่งตั้งอยู่ร่วมกัน 3 แห่งทั่วรัฐนิวเม็กซิโก

การบริหารร้านอาหารบริการด่วนต้องดูแลทั้งประสบการณ์ของลูกค้า และงานเบื้องหลังอีกมากมายที่ลูกค้าไม่เคยเห็น เช่น การตั้งราคาเมนู การจัดตารางพนักงาน การบำรุงรักษาอุปกรณ์ และนโยบายต่างๆ Ted ใช้เทคโนโลยีของ OpenAI เพื่อจัดการงานเหล่านี้ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

Tedใช้ ChatGPT ช่วยเร่งงานที่กินเวลาอย่างการค้นคว้าและการร่างเอกสาร และใช้ ChatGPT Work รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก ทั้งราคา ยอดขาย การคาดการณ์ ตารางการทำงาน และกำลังคน พร้อมให้คำแนะนำว่าร้านอาหารแต่ละแห่งควรให้ความสำคัญกับเรื่องใดเป็นพิเศษ ส่งผลให้เขาลดเวลาในการปรับราคาเมนูลงได้ 95% และลดเวลาการประมวลผลเงินเดือนลงได้ 4 ชั่วโมง

การปรับราคาเมนูเป็นงานประจำปีที่ต้องวิเคราะห์ปัจจัยซับซ้อน ทั้งต้นทุนตามสูตรอาหาร ความนิยมของแต่ละเมนู ราคาของคู่แข่งในพื้นที่ ขนาดเสิร์ฟ และโครงสร้างรายได้กับต้นทุนที่ต่างกันระหว่างออร์เดอร์หน้าร้านและเดลิเวอรี Ted ใช้ ChatGPT Work นำปัจจัยเหล่านี้มาวิเคราะห์ร่วมกันและรับคำแนะนำด้านราคาได้ใน 1-2 ชั่วโมง แทนที่จะใช้เวลา 5 วัน

Ted เริ่มจากใช้ ChatGPT Work ค้นคว้าและกำหนดเป้าหมายกับกลยุทธ์การตั้งราคา โดยอิงแนวโน้มราคา ขนาดเสิร์ฟ และคุณภาพอาหารเมื่อเทียบกับคู่แข่งในพื้นที่ จากนั้นเขาให้รายการเมนูที่จัดหมวดหมู่แล้วแก่ ChatGPT Work พร้อมราคาหน้าร้านและราคาเดลิเวอรีในปัจจุบัน เขาระบุว่าต้องการให้ราคาแต่ละชุดเพิ่มขึ้นโดยรวมเท่าไร และเมนูใดควรขึ้นราคามากหรือน้อยกว่าเมนูอื่น โดยอิงผลวิเคราะห์ก่อนหน้าจาก ChatGPT เป็นหลัก

เขาสามารถเพิ่มรายละเอียดในการวิเคราะห์ได้ด้วยการใส่ประวัติยอดขายรายเมนู และราคาจากซัพพลายเออร์ ChatGPT Work สามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้ประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนราคาต่อยอดขาย และปรับราคาแต่ละเมนูให้เหมาะสมกับเป้าหมายด้านต้นทุนสินค้า

ChatGPT Work ส่งสเปรดชีตกลับมาพร้อมราคาหน้าร้านและราคาเดลิเวอรีที่แนะนำ นอกจากนี้ยังเชื่อมโยงการเปลี่ยนราคาเข้ากับกลยุทธ์ราคาโดยรวมที่ออกแบบมาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีที่สุด เช่น การรักษาลูกค้า การลดผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงราคาอย่างฉับพลัน และการวางตำแหน่งรายการเสริมให้เหมาะสมที่สุด

ครั้งแรกที่ Ted ใช้ ChatGPT Work ช่วยตั้งราคา เขาลองวิเคราะห์ด้วยตัวเองควบคู่ไปด้วย “ChatGPT Work เปรียบเทียบราคากับคู่แข่งในพื้นที่ได้ลึกกว่า และช่วยให้ผมหลีกเลี่ยงการขึ้นราคาสินค้าบางรายการจนเสียความสามารถในการแข่งขัน” เขากล่าว Ted จึงเปลี่ยนมาใช้ ChatGPT เพื่อจัดทำข้อเสนอแนะเบื้องต้นทันที

Ted ใช้ ChatGPT Work ช่วยบริหารต้นทุนแรงงานในสองด้าน ได้แก่ การตรวจสอบแนวโน้มต้นทุนแรงงานของร้านอาหารทั้งสามแห่ง และการทดลองหาแนวทางที่ดีกว่าในการจัดตารางงานประจำสัปดาห์

สำหรับการวิเคราะห์แรงงาน Ted ให้สิทธิ์ ChatGPT Work เข้าถึงข้อมูลยอดขายและแรงงานแบบอ่านอย่างเดียว เมื่อเขาสั่งวิเคราะห์ ระบบจะเปรียบเทียบชั่วโมงทำงานตามตารางที่วางไว้ ชั่วโมงทำงานตามงบประมาณ และชั่วโมงทำงานจริง กับยอดขายที่คาดการณ์ไว้และยอดขายจริง นอกจากนี้ ยังวิเคราะห์ข้อมูลย้อนหลัง 12 สัปดาห์ เพื่อคำนึงถึงความแตกต่างของแต่ละสาขา โดยเฉพาะสาขาที่มียอดขายจริงสูงหรือต่ำกว่าที่คาดการณ์ไว้เป็นประจำ รายงานที่ได้จะระบุกรณีที่มีการทำงานล่วงเวลา กะทำงานที่ใช้เวลานานกว่ากำหนด และช่วงเวลาที่มีพนักงานไม่เพียงพอ พร้อมชี้ให้เห็นประเด็นที่ผู้จัดการควรตรวจสอบเพิ่มเติม

ในการทดลองจัดตารางงาน Ted ให้รายชื่อพนักงานแก่ ChatGPT Work พร้อมข้อมูลหน้าที่ การฝึกอบรม เวลาที่สะดวกทำงาน และค่าจ้างของแต่ละคน รวมถึงจำนวนพนักงานที่ร้านต้องการในแต่ละระดับยอดขาย Ted และผู้จัดการนำตารางงานที่ ChatGPT Work สร้างขึ้นมาเปรียบเทียบกับตารางที่ผู้จัดการจะจัดเอง พบว่ายังขาดเกณฑ์ว่าควรเพิ่มพนักงานเมื่อใดในช่วงที่ลูกค้าแน่น จึงปรับคำสั่งสำหรับ ChatGPT Work ให้ชัดเจนขึ้น

ตอนนี้ ChatGPT Work จัดตารางงานทั้งหมดให้ร้านสาขานั้นได้แล้ว ผู้จัดการจะตรวจทาน ปรับแก้หากจำเป็น แล้วนำตารางไปใส่ในระบบจัดตารางงานของร้าน Ted ประเมินว่าในระยะยาว การจัดตารางงานที่ดีขึ้นอาจลดสัดส่วนต้นทุนแรงงานรายชั่วโมงต่อยอดขายของทั้ง 3 ร้านได้ 1-2 จุดเปอร์เซ็นต์ ซึ่งอาจเพิ่มกระแสเงินสดอิสระได้ปีละ 50,000-100,000 ดอลลาร์ เพื่อนำไปขึ้นค่าจ้าง จ่ายโบนัส ลงทุนในธุรกิจ หรือเพิ่มส่วนแบ่งกำไร

นอกจากนี้ Ted ยังใช้ ChatGPT Work ในการดำเนินงานประจำวัน ตั้งแต่การพัฒนานโยบายด้านบุคลากร การตรวจสอบและเทียบยอดเงินสด ไปจนถึงการดูแลคำขอจัดหาสิ่งของและการแจ้งซ่อม 

เมื่อรัฐนิวเม็กซิโกเริ่มกำหนดให้ร้านอาหารต้องมีขั้นตอนรับมือเหตุปนเปื้อนสารคัดหลั่งจากร่างกายเป็นลายลักษณ์อักษร Ted ใช้ ChatGPT ร่างเอกสารได้ในเวลาประมาณ 30 วินาที เมื่อ Ted ต้องการนโยบายการใช้โซเชียลมีเดียสำหรับคู่มือพนักงาน ChatGPT ก็ช่วยร่างแนวทางได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งภายหลังบริษัทที่ปรึกษาด้านบุคลากรภายนอกได้ตรวจทานและไม่ต้องแก้ไขอะไรเลย

Ted ใช้ ChatGPT Work ตรวจสอบยอดเงินสดประจำเดือนของร้านทั้ง 3 แห่ง เขาอัปโหลดข้อมูลธุรกรรมเงินสดและรายการเดินบัญชีธนาคารของแต่ละร้าน แล้ว ChatGPT Work จะเปรียบเทียบธุรกรรมเหล่านั้นกับรายการฝากเงินที่เกี่ยวข้อง การตรวจสอบยอดเงินสดประจำเดือนเคยใช้เวลา 3 ชั่วโมง ตอนนี้เหลือเพียง 5-10 นาที นอกจากนี้ Ted ยังลดเวลาทำงานด้วยตนเองลงได้ 4 ชั่วโมงในแต่ละรอบการจ่ายเงินเดือน โดยใช้ ChatGPT Work ช่วยสรุปข้อมูลที่ต้องใช้ในการประมวลผลเงินเดือน

เพื่อช่วยให้ร้านดำเนินงานได้อย่างราบรื่น Ted ยังใช้ ChatGPT Work สร้างเว็บพอร์ทัลให้พนักงานส่งคำขอวัสดุอุปกรณ์หรือแจ้งซ่อมได้ พอร์ทัลนี้แจ้งเตือนเขาผ่านอีเมลที่ตั้งไว้โดยเฉพาะ และติดตามสถานะของคำขอแต่ละรายการ

แนวทางการใช้ ChatGPT Work ของ Ted เป็นวิธีที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทุกคนสามารถนำไปใช้ได้จริง เขาให้ข้อมูลและหลักเกณฑ์เดียวกับที่ตัวเองจะใช้ตัดสินใจแก่ ChatGPT แล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์กับวิธีที่เขาจะทำงานนั้นด้วยตัวเอง เมื่อมั่นใจในผลลัพธ์มากขึ้น เขาก็ขยายการใช้งานไปยังงานด้านอื่นๆ ของธุรกิจ โดยตรวจทานผลลัพธ์ทุกครั้งก่อนนำไปใช้จริง

สำหรับ Ted แล้ว ChatGPT Work มีประโยชน์มากกว่าการช่วยลดเวลาทำงาน เพราะทำให้เขาสามารถวิเคราะห์ข้อมูลในเรื่องที่ก่อนหน้านี้อาจต้องข้ามไป และมีเวลามากขึ้นในการดูแลลูกค้าและพนักงาน ตลอดจนขยายธุรกิจให้เติบโต